それでOK?メールだからこそビジネスマナーを心得ておこう

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インターネットが発達した現代社会ではビジネスシーンでメールを使う機会は少なくありませんが、上司や取引相手に送るメールは友人などに送るメールとは異なり、立場やマナーをわきまえていなければいけません。ビジネスメールで失敗しないためにメールのマナーを確認しておきましょう!

ビジネスシーンでメールを使うタイミング

仕事の場では、メール以外にも電話や直接訪問といった連絡手段がほかにもあります。そのためビジネスシーンでメールを使う時には、本当にメールで伝えて良いことなのかを考えなければなりません。まず、急ぎの用事は電話ですることが大切です。メールの利点として、いつでも読むことができることがありますが、緊急に確認してほしいことや返事がほしい要件の場合はそれが仇となってしまうため、電話を使うほうが好ましいです。また、どうしてもメールで送る必要がある場合はメールを送った直後に、その旨を伝える電話をかけましょう。

メールを使うべきタイミングとしては相手のスケジュールを把握できておらず、電話が繋がりにくい時・急ぎの用事ではない時が挙げられます。電話は会議中などはとることができませんし、相手の時間を拘束してしまうためそれを避けたい場合にはメールを活用しましょう。

メールの書き方のマナー1. TO、CC、BCCの使い方

メールには宛先にTO、CC、BCCの3種類があります。それぞれ使い方が異なり、間違うと失礼に当たることもありますので注意してください。まず、TOは担当者など、用件について直接やりとりをする相手を入力します。次にCC・BCCですが、これはTOの相手以外の上司やチームメンバーなど情報を共有しておいてほしい人物を入力します。これらは複数名のアドレスを入力しても大丈夫です。どちらもTO以外に状況報告をするためにしようするCCとBCCですが、メールアドレスの表示に違いがあります。CCを使って送信すると、CC に入っている人のメールアドレスが全員に見える状態で送られることになりますが、BCCを使って送信すればBCCに入っているメンバーのメールアドレスや名前は受信者に表示されません。特にCCを使用する場合には情報漏えいに注意してください。送信者である自分は、受信する各関係者を知っていても、受信者同士は面識が全くない場合もあるためです。

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