メールの書き方のマナー2.1通に付き要件は1つ
多くの人がやってしまいがちな失敗ですが、1通のメールに複数の要件を詰め込むことはやめましょう。複数の案件について1通にまとめてしまうと、受信した方が全ての案件に対しての返事をし忘れてしまうことがあります。そうすると仕事の上でも支障がでてしまいますし、結局メールを送り直すことになってしまうことが多いため初めから分けておくことが賢明です。同じ相手に案件ごとに複数メールを送った場合は、文末に別件について他にもメールを送信した旨を伝える一言をメールの文末に添えておくと親切です。
また、重要なメールである場合は件名に【重要】などの文字を入れて目立たせることも可能です。日程変更や金銭にかかわることなど、特に重要な要件を伝えるときに使用してください。しかし、いつも使用していると信頼度が下がってしまいますので本当に重要な内容かどうかしっかりと吟味する必要があります。
メールの書き方のマナー3.要点を押さえて短い文章にまとめる
長々と文面が続いていると本当に大事な要件は何なのか、相手に伝わりづらくなってしまします。メールを書く際にはスクロールしなくても全文を読むことができるくらい簡潔に短くまとめることを意識しましょう。まず、重要なことは最初に書いてしまいます。依頼をする際なども相手の機嫌をうかがう言葉を書き連ねてしまいがちですが、礼儀を損なわない程度に単刀直入に書くことが大切です。次に、内容を書く際に重要なことは「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」という5Wを意識した文章の組み立てです。これを意識した文章をなるべく初めの方に書き、要点を伝えましょう。自分の意見などを伝えたい場合はそれらの要件を伝えた後、最後に書くのが基本です。さらに、複数の文章を書く必要がある場合は、改行を用いて短い段落に分けて書きます。目安としては2~3文ごと。リストや質問事項などは箇条書きを使って見やすくすることもできます。ただし、簡潔にと言っても挨拶もなしに要件を書きつけるといった失礼な文面はよくありません。挨拶やお礼、「よろしくお願いいたします」の一言は忘れないようにしましょう。
使用頻度が多いメール！マナーを知っておこう
今回紹介したようなマナーを守ったつもりで書いていても、思い付きで書いている文章は誤字や誤変換、わかりづらい表現などが混じってしまいがちです。すべて書き終わって送信する前に1度初めから目を通し、そのメールで相手に失礼なく要件を伝えることができるかどうか考えて推敲してから送るように心がけましょう。ビジネスシーンでの使用頻度も高いメールでのやりとりは、ビジネスマナーを知らないと自分が恥をかくばかりでなく仕事にも支障をきたしてしまいます。良い人間関係を保ち、円滑に業務を行うことができるようにメールでのマナーを今一度確認してみてください。
