やり直し!をなくす資料作成の3つのステップ【人材育成・コーチング講師/郡山茜さん】

郡山茜

仕事では、さまざま「文書」があります。

  • 報告書
  • 伺い書
  • 提案書
  • 企画書

資料をつくるとなると、とたんに気が重くなる・・・。何から書けばいいの?パソコンの前でウンウン悩む・・・という方へ、シンプルに手早く資料をつくる3つのステップをまとめました。

資料づくりのステップ3

いきなりパソコンで資料をする前に!資料づくりは最初の設定が大事です。いい資料をつくるステップをご紹介します。

ステップ1

資料の「目的・狙い」を明確にします。

つくろうとしている資料は、誰向けに、何のために、何を伝えるための資料かを明確にします。

ステップ2

「目標」の設定します。

  1. 資料の読み手は誰?(お客様/上司/スタッフなど)
  2. 読まれる、見られる状況は?(会議で提出/他社と比較されるなど)
  3. 作成期限(いつまでに必要?)
  4. 使える資源は?(使えるデータや、過去に提出した資料など)

ステップ3

  1. 文章の作成(文章の大きな流れをつくります)
  2. 図などの作成(図で表現するものがあれば、下書きします)
  3. レイアウトの作成(文章や図など全体のレイアウトを下書きます)

 

コツは、いきなりパソコンでつくり出さないこと!

ステップ1~3を考えずに資料をつくり始めると、あれこれ手を加えたり、必要なことを書き忘れたりして、いい資料がつくりにくくなります。また、やり直しになってしまうこともあります。

ステップ1~3までは、紙に書き出すなど、手で書いてからパソコンでつくることが、いい資料をつくるコツです。

 

資料は、何のためにつくるのかというと、読み手に言いたいことを伝えるためです。いくら時間をかけてキレイに作成しても、相手に伝わらなくては意味がなくなってしまいます。

ステップ1~3だけでも、「大変そうだな~~」と感じた方。最初につくる資料は、大変かもしれません。しかし、1つ作るとあとはだんだん資料づくりがラクになっていきます。

まずは、手書きでノートなどに、ステップ1~3を書いてみてください。あなたの伝えたいことが、しっかりと伝わる資料にになりますように!

郡山茜
プロフィール

郡山茜

人材育成・コーチング講師。

2004年大学卒業後、大阪の医療機器販売会社に就職。コーチングスクール運営会社を経て、2016年、法人向け研修やコーチング事業を行う「コーチングオフィス Step Design」(http://tsutaekata.com/)を立ち上げ、女性をメインに、職場での人間関係やキャリアの悩みなどについて相談を受け付けている。




郡山茜