これで仕事が30分速くなる!? 仕事が速い人のメールテクニック4つ

メールの処理って、意外と時間がかかりますよね。でも、いつでもどこでも受信・送信できるものだし、誰がどうやっても変わらないと思っていませんか? ところが仕事が速い人はメールの処理も上手いのです。

これまでに10,000通を超えるビジネスメールを添削し、 自身も1日に400通以上のメールをスピード処理する平野友朗氏によれば、仕事が速い人が書くメールには“共通点”があるそうです。「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理時間(の削減)」という5つのポイントを意識したメールテクニックを使えば、30分の時短を確実に可能し、定時

に帰るのも夢じゃないとのこと。早速、平野氏著作『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』から一例をみていきましょう。

1、「お手すきのときに」と書かない

『忙しい人には「手があいた時間」などない。だから、どんなときも必ず〝期限〟を切る。

仕事を相手のペースに委ねてはいけない』

相手に謙遜するあまり、「お手すきのときに」は使ってしまいがち。しかし、その言葉を使ってしまうことで、相手の返信をただただ待たなければなくなってしまい、時間が無駄になってしまうということですね。自分のペースで速く仕事をあげるには、相手にも自分にも無理のない期限を切ることは大切です。

2、金曜夕方に大事なメールを送らない

『通常、翌週に仕事を持ち越さないよう、金曜中にメールを送っておく人は多い。

だから、月曜の受信トレイは混雑気味。重要なメールはその中で埋もれてしまう』

確かに、今週中になんとかやっつけてしまおうと、重要なメールでも金曜日の夕方や夜にバンバン送ってしまいますよね。いつ送っても、メールならいつでも見られるのだし、相手に迷惑がかからないと油断してしまう。自分がそう思うのだから、ほかの人もそう思うのは当然のこと。重要なメールが埋もれてしまって、来週から進めるはずだった仕事が進められないなんてなったら、本末転倒です。

3、重要度無視! 届いた順に返信

『どのメールを優先するか、誰のメールを後回しにするか…。

そんなことを検討するのは時間のムダ。仕事が速い人ほど「来た順」に淡々と返信していく。』

「この案件は急ぎ、これは後回し」とメールをサッと見て判断することで円滑に仕事ができると思いきや、その時間が無駄だったのですね! これは今すぐ使えるテクニック。早速実践していきましょう。

4、クレームに返信するときは件名を変える

『怒っている人がメールを書くときは大抵、件名も感情的(「御社の対応は最悪だ!」etc)。

そのまま返信すれば、自分の付けた件名を見て怒りの感情が再燃してしまう』

クレームが長引けば、その分、ほかの仕事の時間が削られてしまうというもの。なるべく早く怒りをおさめてもらうためには、件名を変えるくらいの手間は惜しんでいられませんね。

ほかにも『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』には、仕事が速くなるメールテクニックがもりだくさん。詳しくは本書でどうぞ!

 

■商品概要

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』

著者:平野友朗

定価:税別1,350円

発行:文響社