返信する際に気を付けるべきポイント
返信する際に気を付けるべきポイントが2点あります。
- なるべく早く返信すること
- 返信メールに盛り込む内容
1つ目のなるべく早く返信することに気を付けなければいけないのはなぜかというと、実は退職者が挨拶メールを送信するタイミングは圧倒的に最終日が多いです。もし退職者が最終日に退社するまでの間にメールが確認できなかった場合、せっかく返信をしても読まれずに終わってしまいます。その為、なるべく早く返信する必要が出てきます。
2つ目に、返信メールに盛り込む内容が一番気になるところだと思いますが、以下のことを記述すると良いでしょう。
- 今までお世話になったことに対する感謝
- 退職になり残念であるという気持ち
- 今後の活躍を祈る
今までお世話になったことに対する感謝の気持ちを表す際には、仕事面でお世話になったことを書きます。特に女性であれば、その他に退職者との思い出を書いておくと、より気持ちが伝わりやすいのではないでしょうか。今後の活躍を祈るという気持ちでメールをしめるのが良いですが、退職理由によっては書く内容が異なります。退職にも定年退職や結婚・出産などのめでたい退職など、いろいろな理由があると思います。理由がはっきりわかる場合には、その内容を盛り込んでもよいでしょう。ただし理由がわからない、もしくは円満退職ではない場合は記述に気を遣いましょう。はっきりしている場合も、身体や精神に深く関わるような記述は避けるほうが無難です。
社内の人から挨拶メールがあった場合の文面
もう少し具体的に文面を考えてみましょう。社内の人から退職の挨拶メールがあった場合です。まずは忙しいところにメールで挨拶をしてもらったということに感謝の気持ちを表しましょう。社内で退職になる場合、多くは定年退職、結婚・出産、転職での退職が多いと思います。理由がはっきりわからないという場合もあります。特に結婚・出産については、デリケートな話題も多いため、女性としては気を遣うべきです。親しい仲でない限りは、お体に気を付けて、と一言入れる程度で良いです。逆に親しい場合は他人行儀になってしまいがちなので、電話や直接口頭で挨拶をした際にフォローするのがよいでしょう。
転職や理由がはっきりわからないという場合も無理に何があったのかを聞き出すことはいけません。特に転職は円満に退職になる場合とならない場合があります。理由がはっきりしない場合はなるべく細かいことには触れず、挨拶のみで済ますほうがベターです。理由がはっきりしない分、今まで一緒に働いてきた思い出などを記入することで、返信メールが淡泊にならないのでおすすめです。
定年退職の場合は理由がはっきりわかることから、退職が残念だという旨を伝えられるようにしましょう。
とても残念です、もっとご一緒したかった、まだまだ一緒に働きたかった、などを伝えると残念な気持ちが伝わってきます。
