PDCAサイクルとは?上手に回すと仕事効率化するテクニック

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最近ビジネスシーンでよく使われるようになった言葉「PDCAサイクル」。PDCAと聞いて、あなたは何を思い浮かべますか?

「どういう意味?」という方もいれば、「言葉は聞いたことがあるけど、実際にどう活用するかはわからない……」という方もいると思います。ここでは、知っていると仕事に役立つPDCAサイクルを、その活用テクニックについて紹介していきます。

 

「PDCAサイクル」の意味とは?

PDCAとは、「Plan・Do・Check・Action」の頭文字をとったビジネス用語で、生産・品質などの管理を円滑に進めるための業務管理手法を指します(参照:デジタル大辞泉)。

PDCAの4つの言葉について、詳しく見ていきましょう。

 

Plan:計画を立てて仕事をする

まず一つ目のplanは、仕事における最終目標を設定し、その達成のために何をするべきか計画を立てることを指しています。

漠然とした目標を立てるのではなく、仕事の内容を細かく設定し、達成できる目標を決めることが大切です。

 

Do:計画を遂行する

Planで立てた計画をもとに、それを遂行するのが「Do」です。計画したことを念頭に、その目標に向かって仕事を進めていきます。時間を決めたり、期間を決めたりして、しっかり計画通りに収まるように仕事のやり方を考えましょう。

 

Check:遂行内容を検証する

Plan(目標)に則ってDo(遂行)した仕事が、果たして達成できたかを確認するのがCheckです。

目標値に対して、数字として達成できたか否か。定めた期間内に仕事が終了したか否か。多方面から、自分の仕事の評価をあくまで客観的に行います。

 

Action:評価の内容を鑑みて改善する

Checkをしてから見えた結果を基にして改善していきます。達成できなかったのなら、どうして達成できなかったのか、無理な目標だったのか、時間が足りなかったのか。達成できたとしたら、このあとも同じように続けていくか、さらに良くする目標(Plan)があるかを考えます。

 

PDCAサイクルを回すテクニック

テクニックを押さえてPDCAサイクルをしっかり回すと、仕事も効率化し、さらに内容もよりよくなっていきます。

 

Planを分かりやすく、明確に定めよう

目標がしっかり定まっていないと、そのあとのDCAがうまく回ることは絶対にありません。Planを定めるとき、明らかに達成できなそうな目標や、不明瞭な目的は設定しないようにしてください。

自分が「どうして」「なんのために」このタスクに取り掛かるのか、「いつまでに」やらなくてはならないといけないのかを明確にすることによって、その後の結果にも繋がっていくのです。

 

サイクルの進捗状況をまとめておこう

PDCAサイクルというのは、一度回したら終わりではありません。次のサイクル、さらに次のサイクルと回していくことによって、仕事の効率化が図れるのです。

ここで大切なのは、ひとつひとつのサイクルの進捗状況や結果をしっかりデータとしてまとめておくことです。

データを状況・成果を随時可視化することによって、次のサイクルを回すときに参考になったり、目標にもなります。

 

PDCAサイクルで仕事効率化を!

普段、何気なくやっている仕事ですが、PDCAサイクルを意識したテクニックを身につけるだけで、仕事の目的ややり方が変わってくるはず。「日々の仕事がうまく回らない」と悩んでいる方は、ぜひPDCAサイクルを実行してみてはいかがでしょうか。

 






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