就職活動や転職活動で必須になる履歴書ですが、パソコンと手書き、どちらで作成したほうがいいのでしょうか。今回は、パソコンで書くときのポイントやパソコンで作成するメリット、デメリットについて詳しく解説していきます。
パソコンで履歴書を書くメリット
メリット1：手書きよりも文字が読みやすくなる
手書きよりも読みやすい
パソコンで履歴書を書くメリットとして一番に挙げられるのは、文字が読みやすいということでしょう。パソコンで書いた場合には、手書きと違って文字がブレたりすることなく一定ですし、読みにくいということがありません。
行間や字間も均一になりますので、自己PRや志望動機などの長めの文章も読みやすくなるというのがメリットでしょう。
字が下手でも問題なし
自分の字に自信がないという人は少なくありません。丁寧にゆっくり書いたとしても読みにくくなってしまうと悩んでいる人も多いでしょう。
そのようなときに、パソコンで書けば字の上手い下手は関係なくなります。自分は字が下手だから、と気兼ねすることなくスラスラと書いていけますから結果的に時間の短縮にもつながるでしょう。
メリット2：作成時間が長くなりにくい
手書きよりも早く書ける
手書きで履歴書を書く場合には、できるだけ字が綺麗に見えるように一文字ずつゆっくりと時間をかけて書く人が多くなっています。
また、読みやすさを考えて字間や行間にも気を遣うので、それだけ履歴書一枚を書くのに時間がかかってしまいます。
その点パソコンなら、字を綺麗に書くということを意識しなくていいので、手書きよりも早く書くことができるのです。
タイピングに自信がある人や書く内容が決まっていると早くできあがる
パソコン操作やタイピングスピードに自信があるという人は、それだけスムーズに履歴書を書いていけますから、時間がかからずに早く仕上げることができるでしょう。
また、すでに書く内容がしっかりと定まっているという場合には、それを入力していけばいいだけですから早くできあがるのです。
ある程度、内容を決めてから履歴書を書き始めるようにするとよりスムーズに作ることができます。
メリット3：他の企業で転用することが可能
パソコンで履歴書を一度作っておくと、他の企業に応募するという場合でもその履歴書を転用することが可能だというメリットもあります。
手書きだとあとから一部分だけを書き直すということはできません。ですので、他の企業に応募するという場合にはまた一から履歴書を書く必要があるでしょう。
しかしパソコンで履歴書を書いておけば、一部だけを書き直すということができるのです。氏名や住所、学歴といった変更する必要がない部分はそのままにして、自己PRや志望動機の欄といった書き換える必要のある部分だけを書き直すということがパソコンで書いていた場合には可能になります。
このように、一度パソコンで履歴書を作っておけば、必要な部分だけを書き換えて転用することができるので、時間の短縮にもつながります。
メリット4：間違いをすぐに訂正できる
間違いの訂正が容易にできるということもパソコンならではのメリットです。
手書きで履歴書を書く場合に誤字脱字をしてしまったら、基本的にはもう一度履歴書を一から書き直すしかありません。修正テープなどで修正するのはマナー的によくありませんので、間違えてしまったら一枚丸ごと書き直すようになるでしょう。何度も間違えてしまえばその分手間もかかりますし、履歴書の紙も無駄になってしまいます。
その点、パソコンで履歴書を書いていた場合には、誤字脱字があったとしてもすぐに修正することが可能です。間違いに気がついたらデータですので、すぐに修正することができますから、手間がかかりません。
印刷していたとしても、間違い部分だけを修正してまた印刷し直せばいいだけなので、丸ごと書き直すような必要はなく作業時間も短くすることができます。
メリット5：パソコンスキルの証明になる
パソコンスキルを示せる
パソコンで履歴書を書けば、パソコンを使えるということのアピールになります。仕事内容にもよりますが、パソコンを使う職種というのは多くなっていますから、ある程度パソコンスキルがあるということを証明できるのは、アピールになるでしょう。
事務や経理などでは有利になる場合も
事務や経理など、パソコン作業が主になるような職種に応募する場合には、書類選考で有利になるケースもあります。
パソコンを使って作業するような職種であれば、一定程度のパソコンスキルがあった方がいいと考える採用担当者も多いです。パソコンで履歴書を作成できるということは基本的な操作はできるのだろうと思ってもらえる可能性も高いので、有利に働く場合もあります。
また、IT系企業やベンチャー企業、外資系企業などもパソコンで書いた履歴書が好印象になるケースが多いとされていますので、参考にしてみてください。
メリット6：スピーディーに提出できる
書類の提出がスピーディーにできるというのも、パソコンで書くメリットでしょう。
手書きの場合には、基本的には郵送で送るというのが提出の方法としてスタンダードでしょう。郵送で送る場合には、最短でも一日程度の時間はかかっていまいますし、遠方だったり送る時間が遅かったりすると、応募先企業に届くまでに2～3日程度かかってしまうというケースもあります。
パソコンで履歴書を書いた場合には、webやメールで添付して送ることが可能ですから、履歴書が完成したらすぐに送ることができるのです。
ただし、webやメールでの履歴書受付をしていない企業もありますのでその点だけは注意しましょう。自分の応募先企業が、webやメールでの提出に対応しているかどうかしっかりと確認してから送るようにしてください。
パソコンで履歴書を書くデメリット
デメリット1：パソコンスキルがなければ作れない
パソコンで履歴書を書くデメリットのひとつめは、パソコンのスキルがなければ作ることができない、ということです。
高度な技術は必要ありませんが、ワードやエクセルといったソフトを使えるということが必要になります。履歴書のテンプレートなどは無料で配布しているサイトもありますので、探せば何とかなるでしょうが、ある程度のパソコンスキルがなければどのように入力したらいいのか、テンプレートはどう使えばいいのかわからないという場合もあるでしょう。
使い方がわからなければ、テンプレートがあっても意味がありません。
また、タイピングが遅いという場合だと、手書きと同程度かまたはそれよりも時間がかかってしまうというケースもあります。一定程度のタイピング能力がなければ、スムーズに作成することができないのです。
パソコンスキルがある程度なければ素早く作ることはできず、結果的に手書きの方が早かったという事態になることも考えられます。
デメリット2：手書きよりも個性を出しにくい
個性を出しにくいというのもデメリットのひとつでしょう。
手書きだと筆圧や文字などから個性を出すことができます。丁寧で綺麗な字なら几帳面な人なのかなといったことや、力強い字なら熱意が溢れているなというようなことを感じ取ってもらいやすくなっているのです。履歴書の字体から人柄や熱意などをはかる企業も少なくはありません。
しかし、パソコンで書いた場合には、パソコンの字体になりますから自分の字で個性を表現することはできません。ですので、採用担当者に自分の個性を伝えにくくなっているのです。
普通の字体では個性を出せないからといって、ユニークな字体にするのはやめてください。一般的な字体ではないかわった字体を使うと読みにくいだけではなく、常識がない、ふざけているといった印象を抱かれてしまうこともあるので注意が必要でしょう。
デメリット3：評価されない可能性もある
正当に評価されないことも
企業の中には、手書きの履歴書を重視しているという社風がある場合もあります。
そのような企業では、パソコンで書いた履歴書は正当に評価してもらいないというケースもあるのです。
内容ではなく、パソコンで書いてあることで評価が下がるという場合もあるので、応募先の企業が履歴書についてどのような考えなのかをしっかりと調べる必要もあるでしょう。
熱意がないと思われる
パソコンで書かれた履歴書だと熱意がないと思われてしまうデメリットもあります。
履歴書を手書きするのは時間がかかって労力がいる行為です。熱意があるからこそ手書きでしっかり書いてきたと高評価する企業も少なくはありません。
パソコンでの履歴書の場合には、そのような労力を惜しんでパソコンで作ったのでは、あまり入社意欲が高くないのではと思われてしまうこともあるので注意してください。
パソコン作成の履歴書と手書きの履歴書ならどちらのほうがいいの？迷ったときに選ぶべきなのは？
迷ったら手書き
パソコンと手書き、どちらで書くべきなのか迷ったら、とりあえず手書きで書くようにしたほうが無難です。
基本的に、日本企業は手書きでの履歴書がスタンダードですから、迷ったのなら手書きで書くべきでしょう。特に、老舗企業や家族経営の企業などは、手書きの履歴書を重視しているケースが多くなっています。履歴書は手書きで書くもの、という認識が根付いている傾向が強いからです。
そのような企業は、パソコンで書いた履歴書はあまりいい印象を持たれませんので、手書きにしておく方がいいでしょう。手書きでの履歴書と指定されている場合もありますから、そのようなときには必ず手書きで書くようにしてください。
一部企業ではパソコンのほうが高評価な場合も
基本的には手書きの方が無難ですが、一部の企業ではパソコンで書いた履歴書が高評価な場合もあります。
IT企業やベンチャー企業、外資系企業などの自由な社風が強い企業はパソコンでの履歴書が好まれる傾向にあります。
比較的新しい会社などもこの傾向がありますから、履歴書を書き始める前に、インターネットなどで応募先企業の社風などを調べておくといいでしょう。
履歴書をパソコンで作成するための８つのポイント
ポイント1：履歴書のフォーマットを用意する
履歴書をパソコンで作成するためにはまず、履歴書のフォーマットを用意しましょう。
パソコンスキルがあって全部自分で作りたいというのなら、履歴書のフォーマットを自分で作ってもいいのですが、それだと時間も手間もかかってしまいますし、上手く作れなかった場合のリスクが高くなっています。ですので、インターネットなどからフォーマットを入手するのが一番簡単で安心です。
インターネット上には無料でフォーマットを公開しているサイトがたくさんありますので、自分の好みのフォーマットを探してみてください。フォーマットによっては履歴書のサイズや学歴、職歴欄、自己PRや志望動機の欄などの大きさが違う場合がありますので、見比べてみるといいでしょう。
最適なものを見つけたら、ダウンロードしておいてください。ワードやエクセルといった形式にわかれているでしょうから、企業から指定があるのなら指定されている形式で、指定がないのなら使いやすい方を選んで大丈夫です。
ポイント2：文字サイズとフォントを揃える
パソコンで履歴書を書く場合には、読みやすくするために文字サイズとフォントを揃えることが重要になります。
バラバラのフォントを使っている、文字サイズがいきなり変わっているということだと読みにくいですし、パソコンに不慣れなのかなという印象を与えてしまう可能性もあるので、文字サイズとフォントは履歴書内で統一するようにしましょう。
文字サイズは10.5～11ptが最適です。これ以上小さかったり大きかったりすると読みにくくなってしまうので、この程度の文字サイズがいいでしょう。
フォントは明朝体かMSPゴシックのどちらかを使うのが一般的です。このフォントは、パソコンでは一番メジャーなフォントですし企業でも使われているケースが多いので、どちらかのフォントにすると無難でしょう。
企業から、パソコンで履歴書を書く際の文字サイズやフォントの指定があるのならそちらに従うようにしましょう。
ポイント3：読みやすさを意識して書く
これは手書き、パソコンどちらで書く場合にも言えることなのですが、読みやすい履歴書になるように意識して書くということが重要になります。
履歴書はいわば第一印象を決めるためのものです。その大事な履歴書が、ごちゃごちゃしていたり文字が詰まりすぎていたり、ということだと内容が良くても台無しですから、見やすさ読みやすさをしっかりと意識するようにしましょう。
適度に改行・行間を加える
文章はある程度余白がなければ、詰まった印象になり読みにくくなってしまいます。ですので、ぎゅうぎゅうに詰め込んで書くのではなく適度に改行をしたり、行間をあけたりするようにするといいでしょう。
詰め込み過ぎずに、見やすく余裕ある履歴書を書くように心がけてください。
箇条書きも効果的
長い文章になると読みにくくなりますから、箇条書きも取り入れるようにすると効果的です。
箇条書きを取り入れることで、すっきりとした印象の履歴書になりますし内容も分かりやすくなりますので、適切に箇条書きをするようにしましょう。
ポイント4：ファイルは企業別に保存する
企業別にファイルを分ける
パソコンで履歴書を作ったら、ファイルは企業別に保存するようにしてください。
他の企業に提出するために履歴書のデータを書き換えて上書き保存するというのはやめておいた方がいいでしょう。上書き保存はせずに、きちんと企業別に名前を付けて保存することが重要です。
こうすることで、どの企業にどんなことを書いたのかということを気軽に確かめることができます。書類審査を通ったら面接を受けることになりますが、面接では履歴書の内容をもとに質問されることもありますから、きちんとその企業へ送った履歴書にどんなことを書いたのか確認できるようにしておくことが重要なのです。
フォルダ分けしておく
応募先の企業ごとにフォルダを分けるようにしておくのも忘れずにおこないましょう。
同じフォルダに入れておくと、間違えて他の企業に履歴書を送ってしまうというようなミスにつながる場合もあります。そのようなミスを防ぐために、それぞれの企業ごとにフォルダを作って分けておくようにしましょう。
ポイント5：印刷時には専門の用紙を使う
履歴書が完成したら、webやメールで履歴書を提出する、または印刷して郵送や手持ちで履歴書を提出する、このどちらかになるでしょう。
webやメールでの提出に対応していない企業の場合には、印刷をする必要があるのですが、この時に印刷する紙にも注意が必要です。
履歴書を印刷する場合には、履歴書専門の印刷用紙を使うようにしてください。プリンターで印刷したことがある方ならわかるでしょうが、一般的なコピー用紙はペラペラです。そのような紙を使ってしまうと、紙を用意する時間もなかったのかなと思われたり、熱意がないなと思われたりという危険性もあります。
ですので、履歴書専門の印刷用紙かもしくは上質紙を使うようにしてください。専門の用紙や上質紙はインターネットでも売っていますし、文房具店や家電量販店などで売っている場合もありますので、探してみてください。
ポイント6：適切なサイズで印刷する
履歴書を印刷する場合には、サイズにも注意する必要があるでしょう。履歴書のサイズには4つのパターンがあります。
- A3(1枚)
- A4(片面印刷で合計2枚)
- B4(1枚)
- B5(片面印刷で合計2枚)
これらの4つになりますので、企業から指定があるのならそのサイズで、指定がないのなら自分の好みで選ぶといいでしょう。
A3(1枚)
A3の用紙は、縦297mm、横420ｍｍになります。上記の4つの中では一番大きい用紙がこのA3用紙になりますので、情報量が多くてたくさん書くことがあるという場合にはこの用紙がいいでしょう。
A4(片面印刷で合計2枚)
A4の用紙は、縦297ｍｍ、横210mmでA3用紙を縦に半分にした大きさです。片面ずつに印刷して合計で2枚用意する必要があります。合わせた大きさはA3の用紙と同じですので、1枚印刷か2枚に分けて印刷するか好きな方を選ぶといいでしょう。
B4(1枚)
B4の用紙は、縦257ｍｍ、横364ｍｍになります。A3よりも少し小さい紙ですのであまり情報量がないという場合にはこちらの紙を選ぶといいでしょう。
B5(片面印刷で合計2枚)
B5はもっともなじみ深いサイズの用紙でしょう。ノートや漫画雑誌などの多くはB5サイズです。縦257ｍｍ、横182ｍｍでB4を縦に半分にした大きさです。片面ずつに印刷して合計2枚用意する必要があります。
基本的には見開きで1枚になるA3かB4が一般的ですが、プリンターがA4までしか印刷しかできないなどの事情がある場合には、A4かB5で2枚印刷しても大丈夫です。
ポイント7：写真は貼り付けるか画像データの添付
履歴書には写真を貼り付けるのが一般的ですがパソコンで作った場合には、郵送または持ち込み、webやメールでの提出といった提出方法によって写真の添付方法も違います。
郵送や持ち込みの場合
パソコンで作った履歴書を印刷して、郵送や持ち込みで提出するという場合には、印刷した履歴書に直接写真を貼り付けてください。パソコン上で画像データを差し込んで印刷するのではなく、必ず履歴書に直接写真を貼るようにしましょう。
webやメールでの提出の場合
webやメールで履歴書を提出するという場合には、写真データを履歴書に添付するようにしましょう。
高画質な写真を使おう
郵送や持ち込み、webやメールに限らず高画質で見栄えのいいものを使うようにしてください。写真館で撮影してもらった写真やデータなどを使うようにするのが適切です。
ポイント8：応募時はパスワードでロックをかける
webで提出する場合にはパスワードでロックを
web上で履歴書を提出する場合には、パスワードでロックをかける必要があります。個人情報の管理を徹底する時代だからこそ、送信する側もパスワードを設定して管理を徹底するようにしましょう。
パスワードを設定する方法は、ワードやエクセルでそれぞれやり方が違います。インターネット上に設定の方法が載っていますので、調べてパスワードでロックをかけましょう。
ロックをかけないと情報管理が甘いと思われる可能性も
履歴書にパスワードを設定してロックをかけないと、情報管理が甘い人だと思われてしまって印象が下がってしまうという場合もあります。情報管理に気を遣っている会社が多いですから、個人にもそれを求めている企業も多くなっているのです。
ですから、しっかりとロックをかけることでプラスの印象を与えられるようになるので、面倒くさがらずにしきちんとパスワードでロックをかけるようにしましょう。
ポイント9：ミスがないかしっかり確認する
パソコンで履歴書を作成するのには、簡単なパソコンスキルとタイピングの技術があれば簡単に作ることができます。
しかし、手書きよりも気軽に作ることができるため、誤字脱字などのミスに気付きにくいということもあります。手書きの場合には、一文字一文字気を付けて書く人が多い為、記入ミスや誤字脱字に気付きやすくなっているのですが、パソコンだとタイピング中に気付かぬうちに間違えてしまっているというケースも多いのです。
記入ミスなどがあると、印象は悪くなってしまいますから、パソコンで履歴書を書いた場合には念入りなチェックが必要になるでしょう。web上で提出するという場合でも一度印刷して誤字脱字がないか、記入ミスはないかということを確認しておくなどすると安心です。
応募書類はとても重要なものですから、念入りに確認してミスがないようにしてから提出しましょう。
パソコンで履歴書を作成するなら！ポイントを押さえて正しく書こう！
このように、パソコンで履歴書を作成することは、メリットもデメリットもあります。
パソコンでなら、手軽に読みやすい履歴書を作ることができますが、企業によっては手書きの履歴書を重視しているという場合もあるので、その点だけは注意しましょう。
パソコンで履歴書を書くという場合には、紹介してきたポイントをしっかりと押さえて、採用担当者が読みやすく見やすい履歴書を作ることが重要です。
履歴書は第一印象を決める大切なものだからこそ、しっかりと書き方を押さえて作成する必要があるでしょう。フォントや文字サイズを揃える、読みやすさを意識する、web上で応募する場合にはパスワードをかけるなど、しっかりとポイントを踏まえて作成するようにして、採用担当者に効果的にアピールできるような履歴書に仕上げてください。
