女性のしっかりお仕事の代表格! 未経験でも秘書になれる?

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「秘書」――テレビドラマなどでも超花型の事務職ですよね。てきぱき仕事をこなす美人秘書さん、憧れる人も多いのではないでしょうか? 「あんな仕事に就いてみたい」「一度経験してみたい……」という反面、「秘書はどんな仕事なんだろう」「未経験でも出来るのか」「大変そうだし不安……」という方もいると思います。今回は、どんな人が秘書に向いているのか、未経験でも出来るのかなど、秘書にまつわる疑問に答えていこうと思います!

ビジネスマナーだけじゃない?秘書に必要なスキル

PCを操作する情報処理能力や、企業によっては語学力、きちんとしたマナーや言葉遣いが身に付いていること、接遇力などは必要なスキルですが、実はほかにもいくつかのスキルが必要とされています。ここでは代表的な2つを紹介します。

記憶力

秘書はいくつもの仕事を同時にこなしたり、上司のスケジュールを正確に把握しておかなければなりません。上司は毎日大勢の人と会い、名刺をいただきます。その名刺は秘書がきちんと管理しておき、その後に「いつ、どのような要件で会った」などがすぐわかるようにしておかなくてはなりません。
それ以外にも記憶力が必要な理由がもうひとつ。上司から「○○はいまどうなってる?」と聞かれたとき、即座に答えられる必要があるからです。そこで慌ててしまっては、やはり秘書の名折れでしょう。

情報収集力

上司に変わり、さまざまな情報を集めることも秘書の仕事です。
「これを調べておいて」と言われることもあれば、自分で上司に必要だと思われることを先回りして考え、いざという時にすぐ提供できるように、情報を集めておく必要もあります。
インターネットはよく使うツールですが、実は新聞や書籍・雑誌などからの情報を求められることもあるのです。つねに役立つ情報を仕入れておくアンテナが大切になるでしょう。
ようとする積極性が求められます。

実は体力が必要?!秘書のお仕事内容とは?

様々な業種で必要とされている「秘書」

「秘書」と一口に言えども、実はたくさんの「秘書」がいるのをご存知でしょうか? 会社の社長や役員秘書だけではなく、病院の医局秘書や弁護士事務所の秘書もいます。

実際の秘書の仕事とは?

基本的な仕事は、庶務のすべてを管理し、処理すること。上司が本業に集中できるよう裏で支える専属の補佐です。
具体的には、スケジュールの調整や役員宛てにくるメールや手紙をチェックしてその管理を行ったり、役員にかかってきた電話を取次ぐことだけではなく、会議や商談などに必要な文書を作成したり、慶弔関連、お中元、お歳暮の手配などの交際業務に関わることなど、実にたくさんの仕事をこなしているのです。
業種によっては専門的な用語を使ったり、もちろん別のお仕事もありますが、どの会社の秘書でも、基本的なお仕事は同じ。何より大切なのは、「秘書を必要としている相手がスムーズに仕事に集中できること」なのです。
語学の資格などはあるに越したことはありませんが、しっかりした事務スキルさえ身につけておけば、未経験からでもなることが可能です!

まとめ

秘書として必須のスキルを高めることも、もちろん必要。ですが、「これじゃなくてはいけない!」という決まった仕事のやり方はありません。テキパキと仕事ができる秘書になることは大切ですが、絶対に忘れてはならないのは、未経験であっても、上司や周囲の人から信頼される人間であり続けることで、秘書としてよりよく経験を積むことができるのです!






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