スタッフの採用や教育、評価などを行う人事は、企業に欠かせない組織と言えます。この記事では、人事がどのような部署に所属するのか、またどのような仕事内容なのかについてご紹介しましょう。人事を目指す人に求められるスキルも合わせて取り上げていきます。
人事の所属先は企業によって違う！主な担当部署のパターンとは？
どういった部署に人事が所属しているかは、その企業によっても違います。人事の仕事は、総務や労務の仕事とも一部重なりますので、部署の形態や役割分担は千差万別です。一般的には、次のようなパターンが多いようです。
- 総務部、労務部とともに人事部が独立して置かれている
- 人事部で人事と労務を行う
- 人事部は人事を主に行い、労務は総務部で行う
- 総務部で人事や労務を行い、給与、賞与の計算については経理部が行う
比較的大きな企業の場合は、総務部と労務部、人事部がそれぞれ独立したセクションになっていることがあります。また、労務部が置かれていない企業の場合は、人事部で労務の仕事を行うといったパターンが少なくありません。人事と総務が分かれているときには、人事を人事部で、労務を総務部が引き受けるケースも見られます。人事部が設けられていない企業では、総務が人事や労務の仕事をし、給与計算などの賃金に関する事務は、経理部が担当するといったパターンも見られます。
人事の仕事内容と担当の対象者は？労務との仕事の違いを比較
人事と労務とでは、仕事内容や業務の対象になる人に少し違いがあります。労働者が安心して働けるような組織づくりを行うのが、労務。一方、人事は従業員の採用や教育、評価などを担当します。
労務は採用した人に関する事務を行う
労務では、従業員の給与計算や社会保険の手続き、福利厚生に関する事務などを行います。このような事務は、従業員が実際に職場で働き始めてから発生しますので、労務の仕事はあくまでも採用した人が対象です。
人事はこれから採用する人、採用した人に関する事務を行う
人事の仕事になるのが、従業員の採用活動や従業員教育、人事評価などです。従業員教育や人事評価などは、従業員を採用してから行う仕事ですが、採用活動はこれから採用する人が対象になります。人事の場合は、これから採用する人、採用した人の両方の事務を担当しますので、労務よりも仕事の対象になる人が増えるのが特徴です。
人事の主な仕事内容1.社員の募集や試験の実施を行う「採用活動」
人事の大きな仕事として挙げられるのが、新卒者や既卒者、中途採用者の採用活動です。このような採用活動では、以下のような仕事が発生します。
- 社員の募集
- 採用試験や面接の実施
- 採用、不採用の判断
例えば、企業の人事部ではその年に採用する人の人数や採用したい人材像などを決めた上で、しかるべき媒体に求人を出していきます。希望する人材が集まるように、求人の内容や会社紹介の内容を考えるのも仕事の1つです。また、応募者の採用試験や書類選考、面接などを一通り担当します。応募者の採用、不採用を決定し、本人に結果を通知するところまで行うのが人事の仕事です。従業員に欠員が出たときや従業員の増員を行うときには、その都度中途採用の求人を出し、選考を行っていきます。
人事の主な仕事内容2.新入社員の所属や人事異動を決める「配属先の決定」
従業員の配属先の決定も、人事の主要な仕事です。新たに採用した新入社員はもちろんですが、勤務中の従業員の人事異動なども人事が担当します。
新入社員の配属先を決める
人事では、各部署のバランスなどを考えた上で新入社員の配属先を決めます。組織の将来に役立つようなプランを練り、新入社員を適材適所に配置していくわけです。例えば、英語が堪能な新入社員を、英語を使った業務が多く発生する部署に配置する、などは1つのパターンです。新入社員の能力を促すことも仕事の1つになりますので、今後の成長が見込めるような部署を選んで配属先を決めるケースが多いです。
従業員の人事異動を担当する
既に働いている従業員の異動も、人事では担当します。本人の希望や各部署の意向を把握し、ニーズに合わせて従業員の配属先を決めていくのも人事の仕事です。
人事の主な仕事内容3.社員の評価を処遇に反映させる「人事評価制度」
人事では、従業員の人事評価も担当しています。このような評価の際に人事が行うのが、次のような制度づくりです。
- 目標管理制度
- 評価制度
- 報酬制度
目標管理制度は、従業員それぞれに目標を決めてもらい、そのシーズンの達成率をチェックするのが特徴になっています。MBO制度とも呼ばれるこの制度は、アメリカのドラッカーが提唱しました。人事では、従業員がモチベーションをアップできるようにこのような制度を導入して、評価のシステムを作っていきます。また、従業員が実績に見合った評価を受けられるようにする評価制度も作ります。上司や同僚、部下からの評価を加味するといった方法で、社員の業務遂行能力などを客観的に把握できるような方法を考えていくわけです。また、個人の評価を給与や賞与、昇給といった報酬にどのように反映させるかを決める報酬制度づくりも、人事の業務です。人事では、組み立てた人事評価制度に基づいて従業員の評価を行っていきます。
人事の主な仕事内容4.社員教育や研修の手配を行う「教育・研修」
さまざまな社内研修を担当するのも、人事の仕事の特徴です。例えば以下のような研修を行っています。
- 新入社員研修
- 管理職研修
- マナー研修
- スキルアップ研修
新入社員研修は、入社後に採用した社員に対して行われる研修です。組織の概要や仕事内容などについて、新入社員に一通り覚えてもらうのがこのような研修の目的です。組織のリーダーに求められる知識やスキルが主な内容になっている管理職研修は、課長や部長などの管理職を対象にして行われます。マナー研修やスキルアップ研修も、勤務中の従業員を対象にした研修になっています。このような研修の日程を組み、各部署に通知をするのは人事の仕事です。外部委託の形で研修を行うときには、各サービスとコンタクトを取り、講師の手配を行います。ちなみに、研修会場の設営や片付けなども人事が担当することが多いです。
人事の主な仕事内容5.人事に関する計画や構成を行う「人事企画」
組織の人事企画のプランを練るのも、人事の仕事の1つです。この仕事で発生するのが、例えば次のような業務です。
- 採用計画の立案
- 部門構成の計画
- 人材配置の計画
このような業務は、組織の目指すところを常に考慮しながら行う必要があります。業績や経営目標を意識して、採用する人材のタイプや部門の構成、人材の配置の仕方などを考えていくわけです。例えば、どの部署にどういった人材を配置すれば成果が出せるか、などは人事企画でも1つのテーマになってきます。このような仕事は企業の経営にもダイレクトに影響を与えるため、責任は重大です。戦略的なプランを考えていくことが求められますので、組織の経営についても熟知していることが必要になります。業務に携わる人事担当者の企画立案力が、仕事を行う上でも少なからず問われてくるでしょう。
人事の主な仕事内容6.法改正や時代に合わせた改正を行う「制度や環境の整備」
法律の改正などがあった場合には、随時人事でも対応する必要があります。時代とともに企業を取り巻く社会情勢も変わりますので、その都度必要な整備を行っていくのも人事の大切な仕事と言えるでしょう。
法改正に合わせて社内の制度や環境を変える必要がある
労働に関する法律が改正されたときには、ときに社内の制度や環境も見直す必要がでてきます。例えば、2013年の改正労働契約法の施行などは、人事の仕事にも大きな影響を与える可能性があります。この法律によって、非正規社員でも同じ組織で5年以上働けば無期雇用の希望を出せることになりました。このような法律が施行されると、場合によっては社内の制度も変える必要があるかもしれません。
時代に沿った制度改革、環境整備も人事の仕事
例えば、時代の移り変わりとともにニーズが高まっているのが、産前産後休暇や育児休暇が取得しやすい環境づくりです。働く女性が増えていることもあり、人事ではこのような環境づくりもときに行います。
人事部が人事と労務の仕事を行うときのパターンとは？労務の主な仕事内容をチェック
人事部と労務部が独立していないときには、人事が労務の仕事を行うこともあります。労務の仕事として挙げられるのが、例えば以下のような業務です。
- 労働条件、就業規則の管理
- 勤怠の管理
- 給与や賞与の計算など
労働条件の見直しや就業規則の管理などは、通常は労務の仕事になります。出勤や欠勤、時間外労働などの勤怠管理も、労務のセクションで行う業務の1つです。経理部などが独立していないときには、従業員の給与や賞与の計算も労務が行うことになるでしょう。人事と労務が分かれていない場合、人事の担当者がこのような労務の仕事をすべて引き受けるケースも少なくありません。経理部や総務部と一部業務を分担するといった方法を取る組織もあり、割り振りの仕方は実のところさまざまです。
達成感や充実感を実感するときは？人事で得られる仕事のやりがい
組織によっては人事の仕事内容の幅もかなり広くなりますが、人事はいろいろな面で達成感や充実感が得られる職種でもあります。次のようなやりがいを感じられることも多く、女性、男性を問わず人気が高い職種の1つです。
従業員の目標を陰ながらサポートできる
目標管理制度などを導入している場合は、各従業員の目標を把握して成果を得られるようにサポートをすることができます。配属先を工夫するなどの方法を取れば、その従業員が最大の成果を出せるように陰ながら手助けをすることができます。
従業員が活き活きと働く姿を目の当たりにできる
自分がサポートをした従業員が活き活きと働いている姿が見られることは、人事担当者にとっても1つのやりがいになります。従業員の変化が、自分の仕事への1つのフィードバックになりますので、やりがいを実感できるシーンも増えてきます。
労働関連法令や社会保障法令に詳しくなる
人事の仕事の中では、労働関連や社会保障関連の法律に携わることが多くなります。このような法律の知識は、自身が仕事をする上でも少なからず役立ってきます。仕事を通じてスキルアップができる点も、人事の仕事のやりがいになるでしょう。
人事の仕事で大切なこととは？人事が求められるスキルや行動
実のところ、人事担当者にはいろいろなスキルが求められてきます。個人情報を取り扱うシーンが増えるため、行動面でも意識しておくべきことが増えてくるでしょう。人事の仕事をする上で大切になることをまとめてみました。
- 秘密保持の意識とスキル
- コミュニケーション能力
- 正確性
- 慎重さ
- パソコンのスキル
マイナンバーなどを取り扱う場合、担当者は個人情報が流出しないように常に気を配る必要があります。データの取り扱い方についても、正しい知識を身につけて秘密保持のスキルを高めておきたいところです。また、さまざまな相手と交渉する必要がある人事担当者には、コミュニケーション能力も必要です。円滑に意思疎通ができるように、言葉遣いや話の切り出し方なども工夫することが求められてきます。事務処理を行う上では、正確さや慎重さももちろん必要になるでしょう。データの入力や文書作成をするに当たっては、ある程度のパソコンスキルも必須になります。
人事の仕事を通して高められる！先々の転職にも役立つ大切なスキル
人事の仕事を経験すると、以後の転職に役立つようなスキルも身につけることが可能です。さまざまな仕事が発生する人事は、スキルアップにも一役買ってくれるかもしれません。
いろいろな媒体から必要な情報を得る情報収集能力
人事担当者は、法律の改正や社会情勢などに常にアンテナを張っていることが求められます。採用活動をするに当たっては、競合他社の採用スケジュールや応募者の傾向なども把握しておく必要があるでしょう。このような業務で磨いた情報収集能力は、転職する際にも役立ってきます。
組織の行く末を考えてプランを練る戦略思考能力
採用活動や人事異動では、組織の経営目標などを元に戦略を練ることになります。目標を達成するための戦略的な思考力を養える点も、人事の仕事で身につけられるスキルと言えるでしょう。
客観的に物事を考える冷静な判断力
採用や人事異動に携わる人事担当者は、ときに冷静な判断が必要です。一時的な感情に左右されずに組織や従業員にとってベストな選択をしていくことが求められますので、冷静な判断力を磨ける可能性があります。
未経験者の求人募集はある？未経験者が人事の仕事に就く方法
人事の仕事の場合、未経験でも応募できる求人は一般的に少ないです。この職種では経験が物を言うため、未経験者を募集する企業は限られてくるのが現実です。ただ、人事は仕事の幅が広いことから、少し探し方を変えれば求人に応募するチャンスは得られます。
アシスタントは未経験でも応募が可能な場合がある
企業によっては、人事担当者をサポートするアシスタントを募集しています。人事担当者について補佐的な業務を行うのが、このような人事アシスタントです。アシスタントの場合は、とくに経験の有無は問われないことが多く、未経験者でも応募ができるケースがあります。未経験者の場合は、この手のアシスタントの仕事から徐々にステップアップしていくのも1つの方法です。
人事の業務を兼任する総務の求人も狙い目
企業の総務部が行っている業務には、人事の仕事が含まれていることがあります。人事担当者を総務の求人という形で募集する企業も見られますので、人事の仕事をしたいときには総務の求人も当たってみる価値があるでしょう。事前に、人事の業務が含まれるかどうかを確認しておくと確かです。
未経験者が即戦力のある人材として判断されるには？おすすめ資格6選
人事担当者の採用では、資格の有無がとくに重視されるということはありません。ただ、仕事にプラスになるような資格を持っていれば、採用担当者に良い印象を与えられます。即戦力として活躍してくれる人材と評価されますので、採用になる可能性も高くなるでしょう。
- パソコン関係の資格
- 事務処理に関わる資格
- 語学関係の資格
- コミュニケーション能力が高いと判断される資格
例えば、このような資格は人事の仕事に応募する際にもプラスになることが多いです。多くの企業では、パソコンを使って事務処理を行っていますので、パソコンを自在に操れるようなスキルがあれば評価も高くなります。外資系企業はもちろん、日本の企業でも採用の際の参考にしているのが英語などの語学力です。コミュニケーション能力をアピールできる資格も、取得しておけば無駄になることはないでしょう。
人事におすすめの資格1.MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
マイクロソフトオフィスのスキルが問われる
MOSは、多くの組織が導入しているマイクロソフトオフィスのスキルや知識を問う試験です。この試験では、ワードやエクセル、パワーポイントなどのスキルが問われます。
レベルによって難易度が分かれる
MOSのスペシャリストレベルは、ワードやエクセルといったソフトの基本的な操作方法がチェックされます。セルの書式設定やグラフの作成など、主に日常的な事務作業で必要とされるスキルが問われるのがこのレベルです。中級レベルのパソコンスキルがあれば合格の可能性がでてきますので、難易度は中程度です。一方、エキスパートレベルはピボットテーブルやデータの取り込みなどのスキルが必要になりますので、難易度も上がります。いずれのレベルも、80パーセントから90パーセント以上の正答で合格になります。
事務処理をスムーズにするMOS
MOSの資格を持っていれば、人事評価に伴う事務処理やデータの分析、採用の際の資料作成などがスムーズにできる可能性があります。
人事におすすめの資格2.ビジネス向けのパソコン知識や実技が身に着く日商PC検定
ワード、エクセル、パワーポイントのスキルが身につく
日商PC検定も、マイクロソフトオフィスのワードやエクセル、パワーポイントのスキルを問う検定試験です。こちらの試験は、日本商工会議所が主催しており、文書作成やデータの活用、プレゼン資料の作成といった実務的なスキルをチェックするのが特徴になっています。
レベルごとに求められるスキルや難易度が異なる
日商PC検定は、Basicから1級までレベルがあります。3級以上になると、企業実務で必要になるネットワークについての知識も問われるようになり、1級に近づくにつれて難易度が徐々に上がっていくのが特徴です。ちなみに1級の合格率は30パーセント前後となっていますので、難易度もやや高めと言えます。
文書やデータの正しい取り扱いができるようになる
単なる文書やデータの作成に留まらず、保存や管理、活用方法などを一通り学べるのがこの検定です。個人の評価データの管理や個人情報の運用などに活かせる可能性が高く、人事の仕事にもプラスになります。
人事におすすめの資格3.書類保存のスペシャリストになれる文書情報管理士
電子化した書類の取り扱い方をマスターする
文書情報管理士は、スキャナなどで取り込んだ電子データやマイクロフィルムの扱い方や保管、管理の仕方などについて問われる資格試験です。増えている電子化された書類にも対応できるような内容になっており、関連する法律や文書の規格なども問われます。この文書情報管理士の資格は、膨大なデータを取り扱う自治体や国からも注目されています。
2級は比較的取得しやすい
こちらの資格は、2級から1級、上級と1段階ずつステップアップしていけるようなシステムになっています。2級の試験はテキストの内容から出題されるため、しっかりと対策を行っていれば合格することはさほど難しくありません。ただ、この資格は更新制になっているため、5年ごとに更新の手続きが必要になります。
大量のデータを効率良く保存できるようになる
文書情報管理士の資格を取得すると、人事関係の書類のファイリングも効率良くこなせる可能性がでてきます。必要に応じてデータに取り込み、電子化して保存をすれば、オフィスの整理整頓も楽にできるようになるでしょう。
人事におすすめの資格4.文書作成のコツを学べるビジネス文書検定
ビジネスシーンに相応しい文書作成を目指す
ビジネス文書検定は、表現、表記、実務の3つの技能が問われる試験です。仕事の場で用いる文書の表現や表記などを一通り習得できる内容になっていますので、社内文書や社外文書の書き方、文書の取り扱い方などが会得できます。社会人に求められる文書作成のコツをマスターできるのが、こちらの検定です。
2級以上は難易度がアップ
3級から1級まで3つの級があるのが、ビジネス文書検定です。3級は比較的難易度が低く、合格率も80パーセントを超えていますが、2級からは難易度が上がります。1級のレベルになると、ビジネス文書を人に教えられるぐらいの知識が求められてきます。
他部署や外部への連絡文書や個人宛ての文書がスムーズに書けるようになる
ビジネス文書検定を取得しておけば、文書での連絡はもちろんですが、Eメールのやり取りもグンとやりやすくなるでしょう。社内、社外とのコミュニケーションもスムーズになる可能性があり、いろいろな人とのやり取りが発生する人事の仕事にも大いに活用できます。
人事におすすめの資格5.英語能力をアピールできるTOEIC
総合的な英語力をチェックする資格試験
新卒の学生の就職活動でも1つの採用基準になっているのが、TOEICです。TOEICでは、リスニング力や英文法、長文読解力などが問われ、試験の内容にもバリエーションがあります。英会話力やライティングのスキルを問う試験も登場しており、総合的な英語力をアピールできる資格です。
スコアの得点でレベルが決まる
TOEICは、総合得点でレベルが決まるシステムです。ちなみに、英検2級に該当するのは500点前後です。設問はすべて英語で書かれているため、問題を解く上でもある程度の英語力は必要になってきます。問題量が多く、制限時間内にすべての設問を解くのが難しい場合もあります。
人事評価の際に役立つことも
企業の人事評価では、このTOEICのスコアが1つの参考にされています。自身である程度のスコアを獲得していれば、従業員のスコアを見たときにも正確に英語力をイメージできるでしょう。留学経験者やネイティブを採用するときにも、英語力があればコミュニケーションが取りやすくなります。
人事におすすめの資格6.ビジネスマナーや知識が身につく秘書技能検定
接遇マナーやビジネスマナーをマスターできる
秘書検定は、上司をサポートする秘書のスキルを問う検定試験です。ビジネスマナーや接遇のマナーは、秘書検定で問われるスキルの1つ。上司の業務をスムーズにするための気配りやコミュニケーション能力も問われるため、社会人としての資質や常識をチェックするときにも利用されています。シチュエーション別の対応の仕方など、ビジネスシーンで役立つ職務知識もマスターできる内容です。
テキストの内容を把握していれば合格も可能
この秘書検定には3級から1級までありますが、試験問題は基本的にテキストの内容から出題されます。したがって、しっかりとテキストを読み込んでいれば、初めて受験する場合でも合格は可能です。ただ、合格率は1番下の3級でも60パーセント前後となっていますので、難しい問題も出題される可能性があります。準1級以上は面接試験があるため、難易度も高くなっています。
ビジネスマナーや知識は人事の仕事でも大活躍
人と関わることが多い人事の仕事では、秘書検定の勉強で身につけたビジネスマナーや知識がいろいろなシーンで役立ってきます。感じの良い対応ができれば、社内の従業員や他の部署とのやり取りもつつがなく行えるようになるでしょう。
人事は企業に欠かせない仕事内容を担う！見合うスキルや資格を身に着けよう
ここでは、人事の仕事内容や求められているスキルについてご紹介しました。人事は、企業で大切な役割を担っているからこそ、それに見合うスキルや資格が必要になってきます。これから転職を考えるときには、人事の仕事で必要とされているスキルや資格を身につけて採用試験に挑むのが良い方法になります。仕事内容の幅が広いだけに、人事は仕事を通じて得られるメリットも大きくなります。キャリアを磨けば、その後もいろいろな方向に転換することができるでしょう。ご紹介した資格は、人事以外の仕事でももちろん役立ちます。未経験でもしかるべきスキルや資格があれば、アピール力も各段にアップします。万全の準備をして、ぜひ魅力が多い人事の仕事にトライしてみてください。
