「総務」ってどんな仕事? 総務部の具体的な仕事内容とは!

総務

「総務」と聞いて、あなたは何を思い浮かべますか? 「総務」が事務方なことは分かっても、実際に何をやっているのかは案外分かりにくくありませんか。
総務部は、数ある部署の中でも、社内における目的や意義が見えにくい職種かもしれませんね。ここでは、総務のミッション、具体的な業務内容などを紹介します!

総務の使命は社員を一つにまとめること!

総務部は、実は唯一、経営陣も含めた社内のすべての部署と関係を持つ、社内で唯一の存在です。社内全体を見渡し、社員全員を経営陣の目指す目標に向かわせることが、総務部の使命です。

多岐にわたる総務の仕事内容!

総務は何でも屋とも呼ばれる部署。その名の通り、非常に広範囲な業務に携わります。
ここに挙げる仕事内容はあくまで一例ですが、文書や印章、固定資産・備品、消耗品などの管理、保安・防災業務、情報セキュリティの整備などの事務的管理から、受付業務、官公庁との渉外、地域との渉外、社会貢献活動のような外部活動、社内外の慶弔業務、社葬の実施、秘書業務、会社行事、イベント業務のような社内活動に至るまで本当にさまざま!

総務の役割分類でとらえると?

社内のサービススタッフとしては、庶務業務、文書作成・管理、福利厚生など、企業活動を円滑に進めるための業務を行うのが総務の役割。経営層の参謀役としては、経営層の意思決定や、その他の経営的な業務に必要な情報の提供やアドバイスを行うなど、多方面から総務の仕事を見ることができるのです。

総務業務をスムーズに進めるために必要なこと

現場社員の目線に立つこと!

忙しい現場社員は、ルールや仕組みを認知することが遅れてしまったり、理解していないこともあります。しっかりと社員に理解を深めるため、不明点の問い合わせなどにはしっかり対応することが大切。自分たちは分かっているからと言って、「どうして分かっていないのか」という態度で接すると、総務部門に対してネガティブな誤解を生むことになりかねません。

会社において、活性化と鎮静化の両方を担う

仕事内容の紹介で少し触れましたが、社内イベントなどを行うのも総務部の仕事の一つ。そのように社内を活性化させつつも、あまり枠から外れないようにコンプライアンスを徹底、チェックするのも総務の大切な仕事です。その場の状況を冷静に判断し、促進と制御の役割を臨機応変に使い分けることが求められます。

まとめ

総務での仕事内容は確かに「縁の下の力持ち」の代表のような仕事。それを有意義なものにするためには、「受け身」をやめ、自ら働きかけることが何より大切です。
さまざまな部署と関わり合えるような総務、たくさんの仕事を任せてもらえる総務の仕事は実はやりがいがあります!
そんな総務に、あなたもなってみませんか?

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