いよいよ新年度が近づいてきました。この春から就職する人、転勤する人、転職する人、と新たな職場となる人も多いはず。
新しい職場でそつなくこなしたいのが電話の受け方。電話を受けることが初めての新社会人は必須、今までなんとなくでこなしてきた人も再確認のためにチェックしておきましょう。
電話に出るとき
会社によって多少ルールの差が出るかと思いますが、ここでは基本的なマナーをお教えします。
まずは電話に出るとき。電話が鳴ったらすぐ取るのではなく、1コールは待ちましょう。あまりすぐ出られると、相手もびっくりしてしまいます。2コール目くらいに取って、「はい、○○会社でございます」と社名を名乗ります。3コール以上待たせてしてしまったときは、「お待たせいたしました」を前につけると良いでしょう。
相手の名前を確認する
電話を取ったら確実に相手の名前を確認しましょう。相手が名乗ったら「□□会社の●●さまでいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」と間違えがないように復唱します。
よく聞こえなかったときも落ち着いて。「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか」で対応すればOK。それでも聞き取れない場合は、あまり聞き返すのも失礼なので、近い名前を言ってみましょう。もし間違っていたら「大変失礼いたしました」と丁寧にお詫びすれば問題ありません。
もしも相手が名前や社名を名乗らなかったときも、「恐れ入りますが、どちらさまでしょうか」「失礼ですが、どちらの●●さまでしょうか」と確認は怠らないように。
用件・伝言をしっかり聞く
電話でいちばん大切なところですね。自分宛ての電話ならば、「はい、わたくし△△です」と名乗り、用件を聞きましょう。ほかの人宛ての電話なら「△△ですね、少々お待ちください」で取り次ぎをします。担当者が不在の場合は「申し訳ございません。△△はただいま席を外しております／外出しております。よろしければご用件をお伺いいたします」と用件・伝言を聞きます。不在ということが明確でなくても、30秒以上待たせるようなら、不在として対応します。自分宛ての電話でもそうですが、間違いがないようにしっかりメモをとりましょう。
用件を復唱する
基本的に用件を聞いた側が復唱するのがマナーです。日付、時間、固有名詞などはあいまいにせず、特に強調して、用件を復唱します。日付が関わる場合は曜日もつけ加えると好印象。ほかの人宛ての場合は、最後に「わたくし、××が承りました」と自分の名前を伝えると、相手は安心してくれます。
電話を切る
自分宛ての場合は「よろしくお願いいたします。失礼いたします」、ほかの人宛ての場合は「お電話ありがとうございました。失礼いたします」と挨拶をします。そして大事なのは、そのまま切るのではなく、かけてきた相手が切るまでしっかり待つこと。相手が切る前に「ガチャン」なんて音を立てて切ってしまったら最悪です。相手が切ったことがわかっていても、静かに受話器を置くなど、最後までしっかり配慮しましょう。
電話が苦手という人もたくさんいると思います。特に新しい職場での初めての相手からの電話だと緊張してしまうかもしれません。しかし、急がず焦らず落ち着いて。失敗してしまったときは丁寧にお詫びをすれば、あなたや会社に悪印象を持たれることはありません。常に相手を尊重する気持ちをもって電話を受けていきましょう。
