知らないと恥をかく!知っていて当たり前のビジネスマナーとは?

ビジネスマナー

社会人として、必要最低限のビジネスマナーはマスターしておきたいものです。たとえ新人でも、ちゃんとした身だしなみや言葉遣いなどは身につけて当然だと思われます。会社の内外での評価を落とさないように、基本的なビジネスマナーを学びましょう。

最低限身に付けたい身だしなみのマナー

ビジネスの場では、好感の持てるきちんとした身だしなみをしているかどうかで、仕事に対する意欲や姿勢を判断されます。人に不愉快な印象を与えないことが最優先で、自分好みの服装をすることは二の次です。

男性の場合、髪は清潔で、前髪や襟足が長すぎないことが大切です。フケや抜け毛が肩に落ちていないようにしましょう。髭はきちんと剃り、口臭がしないように食後は歯磨きをしましょう。

服装に関しては、清潔感が大事です。

シャツの襟や袖が汚れてなく、ズボンはプレスされているかチェックしましょう。シャツは、商談などの対外的な場に出るときは、白色がふさわしいです。

ネクタイは派手すぎず、緩みなく結ばれ、曲がっていないでしょうか。靴下は派手な柄ではいけません。靴はきれいに磨きましょう。

女性の場合も基本的には男性と同じように、清潔感のあるヘアースタイル、衣類が適しています。

髪が目や頬にかかっていると暗い印象ですから、サッパリと出す方が仕事ができそうに見えます。メイクは、ノーメイクでも厚化粧でもいけません。健康的なナチュラルメイクをしましょう。アクセサリーは派手すぎないことが必要です。特に大きな音を立てるようなものは、仕事の邪魔になります。

ビジネスの場で、女性的すぎる服装をすることは好ましくありません。体の露出は避け、スカートの上から下着の線が見えないように気をつけましょう。

使えないと恥ずかしい!敬語や言い回しのマナー

言葉はその人の品格や教養が表われますから、特に気をつけましょう。

ビジネスの場では、「〇〇でございます」「〇〇様でいらっしゃいますか」という丁寧な言葉遣いが基本です。
さらに、普段の会話とは違う言い回しが使われることがあります。

たとえば「わかりました」は「かしこまりました・承知しました」、「できません」は「いたしかねます」、「いません」は「席をはずしております」のように言い換えましょう。

話を始めるときに、「恐れ入りますが」「お手数ですが」「お差し支えなければ」などの言葉を添えて話すと、丁寧な印象になります。

正しい敬語を使えることも大事です。特に、尊敬語のつもりで使ってしまいがちな謙譲語がありますので、注意しましょう。

「申す」は「言う」の謙譲語ですから、「〇〇様が申した」という表現は間違いで「おっしゃった」が正しいのです。同様に、「お客様、お菓子をいただいてください」は失礼な表現です。「召し上がってください」と言いましょう。

また、社外の人に対しては、社内の人物に敬語を使いません。たとえば「田中部長」は「部長の田中」あるいは「田中」と言います。「田中が参ります」「田中に申し伝えます」のように尊敬語を使わずに表現します。

絶対に抑えておきたい!訪問のマナー

自社でお客様に応対するときは、ミスをしても周囲の人たちがフォローしてくれますが、自分が他の会社を訪問するときは、周囲に助けてくれる人がいないこともあります。そのため、訪問のマナーは確実に習得しましょう。

ビジネスで他社を訪問するときは、前もってアポイントを取り付けておくことが必要です。時間に遅れても、早すぎてもいけません。5分前を目安に訪問しましょう。身だしなみにも注意し、事前にトイレの鏡で髪や服装などをチェックしましょう。

訪問先ではコートや手袋は脱いで手に持ってから、受付で、会社名と部署、自分の名前と約束がある相手の名を伝えます。後は、受付の指示に従ってください。

応接室で、相手を待っている間に、カバンなどから書類や名刺などを取り出して準備しておきます。

相手が部屋に入ってきたら、立ち上がってください。間に人が入る場合は、紹介をしてもらってから挨拶をし、初対面の場合は名刺を交換します。目下から先に出すのがマナーですから、営業活動で出かけている場合は、自分から先に名刺を出します。

訪問が終わったら、時間を取ってもらったことへの感謝を述べて退出してください。相手が見送りをしてくれる場合は、途中で「こちらまでで結構です」と言いましょう。

印象を左右する電話応対のマナー

会社にかかってきた電話を取るときは、気をつけましょう。誰が出たか、相手にはわかりませんから、電話をかけた相手にとって、電話に出た人が「会社」そのものだからです。自分の応対が悪ければ、会社全体の印象を傷つけてしまうのです。

声は明瞭に、明るく受け答えしましょう。自分が話すときは、ゆっくりとわかりやすく話しましょう。

電話に出るのが遅れてしまった場合は、最初に「お待たせしました」と言います。

電話では、まず会社名と部署を伝えます。相手が言う要件は聞き漏らさず、重要なことはメモを取りながら聞きます。
相手が、社内の誰かを呼ぶように言ったとき、もしも相手が名乗っていない場合は「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」と相手を確認してから、電話を取り次ぎます。

取り次ぐ相手が不在で、要件を代わりに聞く場合は、大事なことを落とさずにメモしましょう。聞き終えたところで復唱し、確認します。終わりには自分の部署と名前を伝えます。電話を切るのは、相手が電話を切ったあとにします。

自分がかけるときは、前もって話す内容をまとめておく気遣いをしましょう。「お忙しいところ失礼します」「伝言をお願いできますか」などの言葉を上手く使いましょう。

身に付いていて当然として扱われるビジネスマナー

「新人だから、敬語が使えません」「電話が恐いです」などと言っていては、社会人として失格です。社外から見ると、たとえ新人でもその会社の一員で、会社を代表している人なのです。そのため、ビジネスマナーは、だんだん覚えていけばいいものではなく、社会に出るときにしっかり学んでおくべきものです。常識ある社会人はマナーを当然身につけていますから、それができていない人は、半人前扱いされても仕方ありません。

出会った人を不快にしないような礼儀を身につけましょう。ビジネスの基本である「信頼」を得るためには、きちんとしたマナーをマスターすることが不可欠なのです。



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