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データ入力の仕事内容とは?メリットデメリットとおすすめ資格15選

データ入力

データ入力といえば、地道にパソコンで文字を打ち込むだけという仕事のイメージがありますが、実際は簡単な作業から特定の資格、特別な知識を要する作業まで幅広く存在しています。今回はデータ入力のメリットとデメリット、有利になる資格などを紹介します。

文字を打つだけとは限らない!データ入力の仕事内容のパターンは3つ

データ入力のみ

文字通りデータ入力のみの仕事です。基本的にソフトはExcelやWordなどを使用することが多いですが、会社独自のソフトやホームページ内のフォーマットで作業することもあります。

コールセンターでの電話業務とともに行うデータ入力

主に電話対応した顧客などのデータや問い合わせ内容を入力する仕事です。電話対応中に入力することもあれば、録音して後から入力することもあります。基本的には音声をテキスト化してデータとして残す仕事です。

データ入力を含む事務

事務職に該当する仕事です。所属している会社の事務作業の中で行うデータ入力の事です。就活サイトや転職サイトで募集している事務職の多くはデータ入力が業務として組み込まれています。

アルバイトから在宅勤務まで!データ入力の幅広い雇用形態とは?

アルバイト

主にデータ入力のみで素人でも簡単に始めることができる仕事を任されます。中には電話対応の仕事もありますが、電話番号や氏名の入力のみの場合がほとんどです。

パート

仕事内容はアルバイトと同じようなものですが、アルバイトに比べて就業時間が短い傾向にあります。基本的に定時前には帰宅できる企業が多いです。

社員

正社員として始業時から終業時まで働きます。業務は様々で、データ入力のみの仕事から事務作業まで含んでいる仕事まで幅広く存在しています。

在宅勤務

アルバイトやパート、社員を問わず在宅で与えられた業務をこなします。在宅でも納期はきっちりと決められているため、しっかりと守る必要があります。業務が終わると次の仕事の打ち合わせのために会社に出向く必要がある会社がほとんどですが、稀に在宅のみで完結する会社もあります。

データ入力の主な仕事内容1.顧客情報や契約内容の入力とは?

企業の顧客管理などに使われる

企業の顧客のデータを一人(一社)ずつ入力していきます。また各情報に紐づけするために、契約内容も入力する必要があります。何かあったときのために素早く情報を引き出せるようにしておくためです。

WordやExcelを利用する

上記の二つのソフトはデータ入力の仕事では欠かせません。文字だけ入力するならWord、表を作るときや数式が必要な場合はExcelを使用します。

名前や住所など間違えやすいので特に注意する

データ入力された情報はデーターベースに保管されます。データーベースから引き出す際は名前や住所から検索することが一般的なため、名前や住所を間違えてしまうと入力したデータが見つからず対応に遅れてしまうこともあるため注意しなければなりません。

ビジネス文書のフォーマットを理解していると作業しやすい

ビジネス文書は会社ごとにフォーマット(基本)が決められており、指定されたフォーマットを頭に入れておくことで効率よく作業することができます。末尾の指定がある会社もあるため、アルバイトやパートで様々な会社を経験してきた方は注意が必要になります。

データ入力の主な仕事内容2.売上データなどの数値入力とは?

企業の売り上げ管理などに使われる

基本的に売り上げは月ごとにまとめるため、前回保存したデータの上から新しいデータを追加で入力し、表の上で計算して上書きします。

主にExcelを利用する

売り上げの管理はExcelを使用することが一般的です。Excelは関数を使用するため、初心者が使うには少し勉強しなければいけません。売り上げ管理は簿記を習っていた方なら簡単に使用することができるようになっています。

金額や受注量などの数字に関わることなので入力ミスが大きなミスに発展しやすい

Excelでの計算は数字を入力した行のマス目を上または左からクリックしたまま引っ張ると合計値が出ます。もし数字を間違えて入力すると間違った合計値が出てしまいます。それに加え、後からミスが発覚してしまった場合、いつ間違えたか分からなくなってしまい、一から入力しなければいけなくなることもあります。最低でも入力した後と合計値を出した後に確認しましょう。

データ入力の主な仕事内容3.会議やセミナーの議事録入力とは?

会議やセミナーの内容を文字に起こす

会議やセミナーでの入力作業は、一言一句文字や数字を入力する必要がないことが多く、議題や結論、要点を自分で考え入力することがほとんどです。録音が許可されている場合は基本的に後から入力します。

音声データを文字に起こす

送られてきたり渡されたりした録音データを書き起こす仕事です。要点をまとめる仕事もあれば一言一句書き起こす仕事もあります。ミスがあると修正しなければならず、どこを間違えたか一から聞き直して書き起こしたデータと照らし合わすため、二度手間になってしまいます。ミスがないように何度も確認しましょう。

録音が許されないときはスピードを要する

記者会見会場などで記者の方が会見を聞きながらパソコンを打つ様子がよくテレビで映されます。録音禁止の会議やセミナーでも同じようにリアルタイムで入力しなければいけないことがあり、入力スピードが試されます。

データ入力の主な仕事内容4.写真や画像を伴うデータ入力とは?

名刺・ポスター・広告物などのデータ入力

印刷物のデータ入力で、指定されたサイズやカラー、画像を入力します。案件ごとにデザインが違うため、クライアントと何度か打ち合わせをする必要があり、稀に途中でデザインを変更しなければならないこともあります。

画像関連ソフトの知識や経験が必要になることがある

指定された画像を加工しなければならない時は画像関連ソフトを使用する必要があります。データ入力で使用するソフトは有料ソフトの場合が多く、基本的にソフト自体は会社から提供されます。画像加工は知識や経験がないと粗が目立ってしまうため、難易度の高い仕事と言えるでしょう。

Webサイト制作を伴うことがある

Webサイトの制作に伴ってデータ入力を行う仕事です。並行して行われるため入力作業が遅いとサイトの制作が遅れてしまうためそれなりのスピードと高い集中力を要します。

どのデータ入力の仕事内容にも欠かせない!見直しと校正は必ず含まれる

誤字脱字

データ入力で一番多いとされているミスが誤字脱字です。中でも漢字の変換ミスは意味が変わってしまうこともあるため注意が必要です。入力数が多い案件はミスに気が付きにくくなってしまうため、一定の文字数を入力したら自分で校正してみるといいでしょう。

数値チェック

計算ソフトの発達により難しい数式でも簡単に結果をはじき出すことができるようになっています。しかし、入力した数値に誤りがあればやり直さなければいけません。また、Excelはシートがロックされていないとまとめて合計値が出てしまうことがありため、数値を入力する前には必ずチェックする必要があります。

正しい日本語が使えているかどうか

自分で文章を考える場合は敬語や現代仮名遣いに注意しましょう。二重敬語になっていると厚かましくとらえられてしまうことがあります。現代仮名遣いでは「いう」を「ゆう」と発音しますが、文章で「ゆう」と入力するとどんな堅苦しい文章も稚拙に見えてしまいます。

入力ミスだけではない!データ入力の仕事内容で気を付けること

納期

必ず守らなければいけないのが納期です。納期は信用に関わってきますし、クライアント側の業務にズレができてしまいます。クライアント側から修正依頼があれば、修正内容によって納期を伸ばしてもらえる場合もあります。

ノルマ

一件一件納期を守ってこなしていけばいい仕事もあれば、ノルマを与えられる仕事もあります。納期と同じく必ず守る必要がありますが、作業開始前から明らかに困難と分かっている場合は事前に相談しましょう。

入力ミス

上記で説明した通り、誤字脱字や数値の入力ミスはデータ入力ではあってはならないことです。入力スピードも大事ですが、ミスを直す手間を考えたら正確さが最も重要となります。

情報管理

入力する内容によっては守秘義務が生まれてくるものもあります。特に在宅勤務の場合はバックアップのために自分で用意した外付けHDDなどに保存するよりも、会社で使用している外付けHDDや指定されたクラウドに保存する方が安全です。

仕事に影響を与えない!データ入力の仕事で大切なのは自己管理能力

スケジュールを立て実行できる

納期までに納品できるよう年密なスケジュールを組んでおくと効率よく仕事をすることができます。ノルマに関しても同じで、期日まで時間があっても後回しをせず、できるだけスケジュールに沿って仕事をこなしていくといいでしょう。

情報漏洩しないための資料整理や管理

入力したデータの中には個人情報や企業の機密事項などが含まれていることが多いため、情報漏洩の管理を怠らないよう注意します。資料は決められた場所に決められた順番で保管しておくと効率よく作業ができます。

納期やノルマに影響を与えない健康管理

体調を崩してしまうと仕事そのものができなくなったり、納期やノルマに影響を与えたりしてしまいます。普段から規則正しい生活習慣を身に付けておき、少しでもリスクを回避するよう心がけます。

未経験者でも始めやすいのが魅力!データ入力の仕事内容のメリット

パソコンのスキルが上がる

データの入力中はずっとパソコンを触っているため、自然と入力に対するスキルがアップします。また、普段使わないWordやExcelを使用する頻度が高くなるため、基礎だけでなく手の込んだことも覚えることができます。

人間関係があまり影響しない

作業中は目の前のデータ入力に集中しているため、他の人間と目を合わせたり話したりすることがあまりありません。人間関係を重要視しない仕事のため、コミュニケーション能力に自信がなくても安心して作業することができます。

立ち仕事や外回りをしなくて良い

データ入力は座り仕事なので、立ち仕事とは無縁です。また、職場内でのデータ入力は与えられた案件をこなしていくことが主な仕事なため、外出する必要も例外を除きほぼありません。

未経験でも始めやすい

特別なスキルを必要とせず、Wordに文字を入力するだけの簡単な作業もあるため、未経験者でも気軽に始めることができます。

スピードやノルマを求められることもある?データ入力の仕事内容のデメリット

正確さやスピードを求められる

納期を守るためにはスピードが大事になります。しかし、スピードは一定以上早く入力できるようになれば求められるのは正確さです。いくら早く仕上げてもミスが多ければ訂正に時間を取られてしまい、元も子もありません。インターネット上に正確さをテストできる無料サイトがあるので、試してみるのもいいかもしれません。

ノルマを設定されるところもある

初心者にはあまりないかもしれませんが、ある程度腕が上がると会社からノルマを設定されることが稀にあります。納期と同じく期日までに仕上げなければならないため、自分の能力とノルマの度合についてよく話し合っておくことが大事です。

作業にメリハリがない

データ入力はどの作業もパソコンで文字を入力する地道な作業です。案件によって大きな変化はなく、大きなイベントも無いため忍耐が必要になります。

眼精疲労や肩こりの原因になりやすい

常に明るい画面や小さな文字と向き合っているため、血流の流れが悪くなりがちです。定期的に姿勢を少し変えたり、体を動かしたりするとこりがほぐれやすくなります。

データ入力で得られるものとは?仕事を通して実感できるやりがい

データ入力を通してさまざまな知識が得られる

企業に関するデータを多く入力していれば、普段なら知ることのない業種の企業の知識が得られます。また、コールセンターなどの入力作業の場合、相手の住所も効くことが多いため地名に強くなります。

データ入力が終わったときやノルマをこなしたときの達成感を味わうことができる

データ入力は地道な作業のため、入力数が多ければ多いほど気が遠くなります。しかし、大きな案件やノルマをこなした後は一気に肩の荷が下り、言葉では表せない達成感を味わうことができます。

数をこなすことによって自然とパソコンスキルが向上する

多くの作業をこなしていくことで入力スピードが上がり、効率の良い入力方法を覚え変換で手間取らなくなります。普段はまずやらないバックアップ作業やビジネス文書の書き方なども身についていきます。

未経験者でも始めやすい!データ入力の募集や採用の基準とは?

アルバイトやパートから始められる

様々な企業がデータ入力のアルバイトやパートを募集しています。大抵は未経験者でも採用してくれるため、気軽に始めたい方にとって優しい仕事です。成果を上げることで難しい仕事も任せられることになり、やりがいを感じることができます。

ExcelやWordが使えれば採用されやすい

データ入力は初心者でもExcelとWordが使えれば採用されやすい傾向にあります。中でもExcelはWordに比べて複雑なため、Excelの知識があれば重宝されます。

初めは高度な資格を要求されにくい

知識の有無に関係なく、初めは簡単な作業を任されることが多いです。スキルアップのために資格が必要になれば受験をするよう求められますが、中には受験代を数割から全額負担してくれる会社もあります。

データ入力のみの正社員雇用はある?正社員がデータ入力以外に行う仕事内容とは?

データ入力のみの正社員はないに等しい

データ入力は主にアルバイトやパート、契約社員が行っています。正社員でもデータ入力の仕事はありますが、事務職の中に組み込まれていたり、他の業務との兼ね合いで行ったりすることが多い傾向です。

ほかの業務を伴った正社員雇用はある

正社員募集の求人情報にデータ入力と書いてある企業は少なく、正社員になってデータ入力を行うには上記の通り事務職に応募する必要があります。同じくデータ入力を行うコールセンターでは派遣や契約社員がメインです。

未経験ならデータ入力の仕事内容を調べる

事務職の経験があればより採用されやすくなっています。事務職未経験者は事前に主な仕事内容を調べておく必要があるでしょう。

データ入力の仕事はライフスタイルが変わりやすい女性におすすめ

時間に融通が利く

女性は結婚で職場を離れることが多く家事や育児に時間を取られてしまいます。データ入力は在宅なら納期やノルマを守れば時間に縛られることがないため、主婦でも簡単に始められます。

雇用形態のパターンが多い

子供が幼稚園に入る前は在宅、幼稚園以降はパート、親の手が離れたらアルバイトや契約社員として雇ってもらうなど、雇用形態の多いデータ入力ならではの働き方があります。その時のライフスタイルに合わせることが可能です。

在宅でも仕事が可能

データ入力は多くの企業が在宅可能となっています。仕事を受け取る際は会社に出向くこともありかもしれませんが、自宅では空いた時間を見つけて作業することができ、自分のペースを崩すことなく生活を送ることができます。

事前に必ずチェック!データ入力の仕事に応募するときの確認事項

仕事の範囲を確認する(データ入力のみか事務が含まれているかどうかなど)

アルバイトやパートの募集事項にデータ入力のみと書いてあれば、ほかの業務に携わる確立は低いです。事務職が含まれている場合は、事務職として募集されていますが、主な仕事内容がデータ入力なら記載している企業もあります。データ入力以外にも業務があるか心配なら、記載されている電話番号やEメールアドレスに問い合わせることで確認できます。

仕事内容の確認(使用するソフトなど)

WordかExcelを使用することが一般的です。他のソフトや独自のフォーマットを使う場合は研修で教えてくれますが、募集事項に記載していないこともあるため、履歴書を送る前に問い合わせるといいでしょう。

納期やノルマの存在や罰則

納期やノルマ、罰則は実際に入社してみない事には分からないことがほとんどです。問い合わせても教えてくれないことが多いですが、転職サイトに口コミが載っていることがあります。

作業をする場所やパソコンのバージョンなど

問い合わせると教えてもらえます。公式ホームページや求人サイトに写真が載っていることもあります。

専門知識を要するかどうか

未経験者を募集していれば専門知識は必要ありません。資格が必要な業務は募集事項に記載があります。

データ入力の仕事の効率を上げるためにおすすめのグッズとは?

付箋

自分で文章を書く入力作業の場合、付箋があれば頭の中で考えていることを書き記すことができます。パソコンモニターの枠に張っておけば忘れずに済むでしょう。

カラーペンやカラーマーカー

要点をまとめたり、重要な部分を見逃したりしないために印や選を引いておくことができます。要点は青、要約する箇所は赤など使い分けると効率よく作業することができます。

クリアファイル

クリアファイルは過去の入力したデータやこれから入力するデータを保管しておけます。種類で分ける時には付箋と一緒に使用するとより分かりやすくなるため重宝するグッズです。

マッサージグッズ

データ入力はずっと座りながら行うため、肩こりや腰痛に引き起こしやすくなってしまいます。ホームセンターなどで売っている片手で簡単に行えるマッサージグッズで数秒から数十秒間ほぐせば、血流が改善され仕事が捗るでしょう。

データ入力で速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格9選

データ入力で役に立つ資格がいくつかあります。国家資格と民間資格の中間に位置付けられている公的資格から、敷居の低い民間資格があります。公的資格は民間団体や公益法人が行っている検定で、経済産業省や文部科学省に認定されている資格です。民間資格は似て非なるもので、公的資格は国が認定するのに対し、民間試験は団体や企業が認定します。

どちらもデータ入力に関する資格があり、毎年多く方々が受験をしています。どれか一つでも取得していれば面接でアピールできますし、持っていなかった時に比べて信頼度も上がりますし、級が高くなればなるほど難易度が上がりますが、取得できれば効力もアップします。

そこで、ここからはデータ入力に役立つ公的資格と民間資格を9つ紹介します。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格1.日本語ワープロ検定

資格の内容

日本語ワープロ検定は最も有名なタイピングの資格です。決められた時間以内に出題された文書を書き起こします。空が上がるにつれて文字数が増えていくだけでなく、ビジネス文書の作成も加わるため、行数やスペース、漢字の変換に気をつけなくてはなりません。民間資格ながら商業高校でも取り入れられている資格ですが、一般企業では当たり前に入力できることが前提なので、最低でも準2級以上でないと効力はありません。

公的資格か民間資格か

日本情報処理検定協会が主催する民間資格です。

難易度

4級と3級は普段からパソコン触っている方は少しの勉強だけで十分です。文書問題はサイドのスペースや文字の左右を合わせる事に気を付けます。準2級以上はそれなりの対策をしなければならず、文書問題は改行や文字の位置、表の作成や数字の入力と末尾にかなり気を配る必要があります。一箇所間違えるごとにマイナス5文字減点されるため、正確さが非常に重要になります。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格2.キータッチ2000

資格の内容

日本語ワープロ検定のように級はなく、能力に関係なくランダムに出題されます。試験内容は日本語だけでなく数字や英字、記号が混じっており、練習時間5分間、試験時間10分間と決められています。試験自体は短めですが、説明などを合わせると合計40分近くかかります。10分間の間に出題された2,000字の文字を打ち込めば終了です。試験会場は全国にあり、商工会議所のホームページから調べることが可能です。パソコンモニターに出題された文字や記号をなるべく早く打ち込むため、高得点を採りたいならブラインドタッチは必須といってもいいでしょう。合否はなく、得点がそのまま結果として付いてくるため、履歴書には点数を書きましょう。

公的資格か民間資格か

日本商工会議所が認定している公的資格です。

難易度

初心者向けに作られた試験なので、ある程度普段からタイピングをしている方であれば難易度は低めです。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格3.ビジネスキーボード

資格の内容

キータッチ2000が初心者向けなのに対し、ビジネスキーボードは中級者向けと上級者向けになっています。キータッチ2000と同じくブラインドタッチが得意な方ほど高得点を出しやすい仕組みになっており、日本語、英語、数値と分けられています。それぞれ中級、上級ともに五段階で判断されます。日本語は短文や熟語、ことわざなど900字、英語は短文や単語、熟語など3000字で共に練習時間が2分間、試験時間が10分間となっています。数値は数字、郵便番号、日付など1200字、練習時間は1分間、試験時間は5分間となっています。全ての文字数を入力できればS評価が与えられます。

公的資格か民間資格か

日本商工会議所が認定している公的資格です。

難易度

中級の難易度は中、上級は中の上といったところです。ただし、一文のうち一箇所でも間違えたらその文自体がミス扱いとなり、一文字も得点に加算されないため、スピードに比べて正確さが重要になっています。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格4.パソコンスピード認定試験

資格の内容

試験は日本語と英語の二種類あり、両方とも入力した文字数で級を認定されます。級は5級から初段まであり、初段に認定されるにはブラインドタッチや正確さ需要となります。日本語は問題文通りに入力し、英語は問題文に加え、改行位置も問題文の通りに入力しなければ減点の対象となってしまいます。

公的資格か民間資格か

日本情報処理検定協会が主催する民間資格です。

難易度

3級まではどちらも難易度は低めで、2級も数週間勉強すれば難易度が下がります。しかし、1級や初段となると相当なスピードを求められるだけでなく、問題文をそのままの行や文字の位置を入力する正確さも必要です。テレビから流れる声を聴きながら入力するといいでしょう。ラジオでも可能です。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格5.パソコン検定タイピング試験

資格の内容

3級から1級まであり、どの級の試験も制限時間10分間の間に一定の文字数をクリアできれば合格となっています。試験会場ではCD-ROMが配られ、受験者用に用意されたパソコンにディスクを入れます。インストールは必要なくソフトが起動するようになっており、試験の1週間から2週間程度で結果が分かります。

公的資格か民間資格か

全日本情報学習振興協会が主催する民間資格です。

難易度

2級は10分間に600文字以上、正解率95%と入力ミスに気を付けていれば、普段からタイピングをしている方にとっての難易度は中です。1級は10分間に900文字以上、正解率98%と一気に難易度が上がります。スピードだけでなく正確さも重要なため、難易度はかなり高めです。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格6.ビジネスクラスパソコン速記検定試験

資格の内容

今まで紹介した試験内容とは一線を画しており、問題は全てリスニングで行います。CD-ROMをパソコンに入れ、各自ヘッドホンを付けて試験を受けます。課題は二つあり、最初に行う課題1はヘッドホンから流れてきた言葉を変換無しでかな入力を二回行います。課題2では20分間のうち12分間は漢字やカタカナなどに変換しながら行います。残りの8分間は自分で校正する時間です。

公的資格か民間資格か

全日本情報学習振興協会が主催する民間資格です。

難易度

3級の難易度はかなり易しく、準2級と2級もある程度タイピングができればさほど難しくはありません。問題は準1級と1級です。準1級は変換無しとはいえ10分間に2000文字、1級に至っては2500文字も入力する必要があります。しかし、正解率は準1級は90%以上、1級は95%以上と少し低めに設定されています。相当な入力スピードが必要な試験です。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格7.パソコン入力スピード認定試験

資格の内容

平成25年まで全国の商業高校に通う生徒を対象としたタイピングの試験です。同年に全商ビジネス文書実務検定に統合され、平成27年に英語問題が廃止されました。スピードが重要になる試験で、文書の作成と筆記の確実さを重視するビジネス文書部門とスピードと確実さを重視する速度部門の二種類があり、両方基準をクリアすると合格となります。高校生向けの試験ですが受験資格は無しなので、高校生以外の方も受験することが可能です。

公的資格か民間資格か

全国商業高等学校協会が主催する民間資格です。

難易度

3級と2級の難易度は中です。1球はビジネス文書部門だけなら中ですが、速度部門は制限時間10分間の間に710文字中700文字正確に入力する必要があり、それなりにブラインドタッチができないと間に合わないことが多いため、速度部門対策に力を入れた方がいいでしょう。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格8.タイピング技能検定

資格の内容

タイピング技能検定は、決められた日時に会場に出向くことなく、自宅から24時間インターネットで受験することが可能な検定です。どの級も三つの試験があり、7級と6級は「単キー・かな・単語」、5級と4級は「かな・単語・短文」、3級から特級は「単語・短文・長文」となっており、三つを全てクリアすることで受験した級が与えられます。

公的資格か民間資格か

イータイピング株式会社が主催する民間資格です。

難易度

4級までは比較的簡単な検定で、日常生活でタイピングを行っている方は簡単に思えるかもしれません。しかし、スキルをもっている方を除き、3級以上は予習は必須となっています。中でも一番難しい特級は専門職でも難しいとされており、1級と特級の難易度は上と言えるでしょう。

速さや正確さをアピールするのにおすすめの資格9.タイピングエキスパート

資格の内容

タイピングエキスパートは2005年3月にYahoo! JAPANが開始したサービスで、6級から1級まであります。6級は受験料が無料で5級が500円、4級が1000円で以降は1級まで1000円ずつ上がる料金となっています。難易度別に練習用のページもあり、受験しようか考えている方も気軽に体験できるようになっています。問題は三つのジャンルに分かれており、それぞれ合格ラインをクリアすると合格できます。2012年9月30日にサービス終了しました。

公的資格か民間資格か

Yahoo! JAPANが主催していた民間資格です。

難易度

6級はタイピングとはほぼ無縁の方でも簡単に入力できるよう作られています。5級と4級は日常生活で使っている程度の方が簡単と思うくらいで、3級から2級は予習だけでなく高いスキルが求められます。1級は正確さと時間の勝負です。スピードに自信のある方はタイプミスに気を付けましょう。

データ入力の仕事内容を充実させるためにおすすめの資格6選

データ入力という仕事に必ずしも特定の資格を求めることはまずありませんが、資格を持っているだけでデータ入力の仕事の幅が広がります。また、資格に合格したという事はそれだけの技量があることの証明にもなるのです。

資格は様々なタイプがあり、入力スピードが向上するだけでなく、データ入力に必要な基礎知識が身に付く試験からオフィス文書が中心な試験、英語のみを扱う試験などがあります。英語の試験は英語そのものをある程度理解する必要があるため、必然的に語学力の向上にも繋がりやすいです。

まずは自分の得意なジャンルの資格から挑戦して、仕事の幅を広げてみてはいかがでしょうか。
ここからはデータ入力の仕事を味方に付ける資格を6つ紹介します。

1.パソコン知識がつく「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」

資格の内容

MOSはマイクロソフトが提供するソフト「Microsoft Office」のスキルを客観的に証明することができる国際資格で、唯一マイクロソフトが認定する資格です。Microsoft Office製品の中でもWordとExcelの試験を受ける方が圧倒的に多く、この二つのソフトは一般的なレベルのスペシャリストレベル、上級者向けのエキスパートレベルと分かれています。

難易度

Word、Excel共にスペシャリストレベルは普段から使用している方なら合格を目指せる難易度です。エキスパートレベルは両ソフトを使いこなせるレベルまでスキルを引き上げないと合格は難しく、グループワークを中心とした使い方を勉強する必要があります。

データ入力の仕事にどう活かせるか

データ入力の仕事でエキスパートレベルのスキルを発揮することは滅多にありませんが、スペシャリストレベルは表の作成や数式の作成など一般的に広く利用されている機能がメインとなっているので、スペシャリストレベルに合格すれば与えられた仕事でスキルを十二分に発揮できます。

2.ビジネス向けのパソコン知識や実技が身に着く「日商PC検定」

資格の内容

日本商工会議所が認定している資格で、有名なWordとExcelの資格という点ではMOSと似ています。しかし、MOSは基礎から応用まで幅広く出題するのに対し、日商PC検定はビジネスシーンでのWordやExcel、PowerPointの活用方法がメインとして出題されます。

難易度

日商PC検定のレベルは下からBasic、3級、2級、1級となっており、Basicは初心者向け、3級は一般的な難易度です。2級と1級はIT企業の役員や経営者が普段使うようなレベルの問題が出題されるため、難易度は非常に高く設定されています。

データ入力の仕事にどう活かせるか

企業から評価されるのは2級以上で、1級を取得していればデータ入力だけでなく高度な文書や表の作成を任せられるスキルを持っていると判断されることがほとんどです。業務にデータ入力を含んだ事務職や他業種の正社員を目指すことができます。

3.書類の電子保存方法を理解したスペシャリスト「文書情報管理士」

資格の内容

文書情報管理士の試験はパソコンを使用し、2級、1級、上級とありますがどの試験も90分以内に80問回答します。出題される問題は文書情報管理に関することがメインとなっていますが、文書情報マネジメントに必要な法律や規格なども勉強しておく必要があります。

難易度

どの難易度も出題範囲は同じですが、2級は文書情報管理に関する基礎知識を身に付ければ難易度は一気に下がります。1級は2級合格者のみ試験を受けることができます。専門的な文書情報管理に関する問題が出題されるため、難易度は一気に上がります。上級はその時代の最先端技術に関する問題や、文書情報管理の総合的な問題が出題されます。

データ入力の仕事にどう活かせるか

2級、1級を取得している時点で既に官庁やコンサルティング会社に就職できるレベルです。ペーパーレス化によるデータ移行、大量の文書をデータ化しまとめる業務など高レベルのデータ入力の仕事に活かすことができます。文書情報管理士の資格は5年で無効となってしまうため、忘れずに更新しましょう。

4.文書作成のコツを学んで即戦力になる「ビジネス文書検定」

資格の内容

ビジネス文書検定は3級、2級、1級とありますが、どの級も出題範囲はほぼ同じです。書式や用語などの表記技能や正しい日本語を使えるかをテストする表現技能、実際に社内文書や社外文書を作成する実務技能があります。

難易度

2級までは岸知識を身に付け、実際に何度か文書を作成していれば難易度はさほど高くなく、受験生の半数以上が2級に合格しています。1級は応用や滅多に使われないビジネス用語や文書などが出てきます。難易度は非常に高く、合格者は約25%前後です。

データ入力の仕事にどう活かせるか

ビジネス文書検定は何かに特化している資格ではありません。しかし、最低でも2級を取得していれば文書作成で役に立つでしょう。

5.実社会で役立つビジネスマナーや知識が身に着く「秘書技能検定」

資格の内容

3級は一般知識や秘書の基本的な業務が出題され、2級は3級よりも複雑になっています。いかに効率よく解決できるかを考え、立ち回りや優先順位を考えなければいけません。準一級以上は二次試験まであり、面接や技能試験が加わります。

難易度

2級までは専門的な知識はほとんど必要ないため、難易度は低めになっています。準1級以上の難易度は高めで、基本的な知識とは別に人柄も重要になり、判断力や素早い対応力が試されます。

データ入力の仕事にどう活かせるか

秘書の業務にデータ入力が入っていることが多く、スケジュールの作成やビジネス文書があるため資格を活かすことができます。逆にデータ入力のみのアルバイトやパートでは、検定で身に付けた秘書の知識を使うことはまず無いと言えるでしょう。

6.ビジネス英語能力の向上と転職時のアピールになる「TOEIC」

資格の内容

TOEICは日常会話からビジネス用語までの英語のスキルを試すことができる検定です。出題内容はリスニングとリーディングがそれぞれ100問ずつ出題されます。満点は990点、最低点数は10点ですが合否がなく、自分の実力が点数として表れる実力測定試験です。

難易度

テストの形式は二種類ありますが、難易度はほとんど変わりません。試験の結果はレベルAからDまであります。海外で長期間生活したことがある方以外は予習し、ビジネス単語はできるだけ暗記したほうがいいでしょう。

データ入力の仕事にどう活かせるか

レベルA以上(860点〜)なら英語がメインの文書の入力を任せられるレベルです。しかし、TOEICはWordやExcelの検定ではないため入力スキルは関係ありません。データ入力に活かすことは難しいです。

データ入力の応募をするときは要注意!仕事内容や雇用形態を確認をしよう

説明した通り、データ入力には様々な雇用形態があります。自分の実力を見誤ったり、よく仕事内容を理解したりせずに入社してしまうと、後からこんなはずではなかった、せっかく苦労して取得した資格を活かせないなどということになってしまいます。

MOSや文書情報管理士など高度な資格を取得している方は、事務職や管理職に応募したほうがスキルを活かすことができるでしょう。特に管理職のデータ入力業務は前述の資格があれば効率よく作業することができます。

よさそうな求人があってもすぐ応募するのではなく、仕事内容をできるだけ理解し、自分にあった雇用形態かどうかを確認したほうがいいでしょう。確認するだけでも心の余裕が変わってきますし、入社後もあまりストレスを溜めずに仕事ができるようになります。

データ入力