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上司へ報告するのも怖くない!方法を押さえて「ホウレンソウ」マスター

ホウレンソウ

ビジネス用語の「ホウレンソウ」とは、「報告」、「連絡」、「相談」の3つのこと。よく新入社員が「ホウレンソウがなってない!」と怒られるのは、このどれかができていないからなのです。でも、具体的にどうしたら? と疑問を持つ人もいるでしょう。そこで今回は、正しい「ホウレンソウ」の中から、特に悩ましい「上司への報告方法」を解説していきます。

ほうれんそうの基本の意味

「報告」

報告は、社内で使う場合は基本的に、下の立場の部下が上司などの上の立場の人間へ、今行われている業務に対して、経過や結果を知らせることを指します。「報告します。~~の結果が……」「この仕事の経過を報告しろ」などのように使われます。

「連絡」

連絡とは、社内だけではなく取引先や関係者に対し、情報を共有することです。そこに上限関係はあまりなく、極端な例で言えば「今週の飲み会の時間と場所を知らせます」といったメールから、取引先への「年末年始の挨拶」までさまざま。

「相談」

相談とは、報告と逆で部下から上司に対して言うことが多いです。仕事上の判断を仰いだり、やり方がわからないときに相談します。

ごくまれに、上司から「これどうやったらいいんだっけ」などの相談を受けることもあります。

上司への報告方法をマスターしよう

まずは報告の「目的」をはっきりさせよう

何もないのに報告する人なんていませんよね。上司に対し、何かを伝えなくてはならないから報告に行くのです。では、報告をする際に、一度まず考えることがあります。それは、「これから報告する目的は何なのか?」という事です。

事実と意見を混同させて話してしまうと、「今のはお前の意見? 事実?」と上司が確認しなくてはなりません。そうなると一一話が止まってしまって面倒ですし時間もかかります。

知りえた事実を伝えるのが目的か、自分の意見も事実と一緒に伝えるのが目的か、それとも何かアドバイスが欲しいのか。その目的がはっきりしていると、相手に対して分かりやすく会話を進めることができます。

「伝える相手の置かれている状況」を考慮しよう

報告しなくては!と焦るあまり、相手の状況を考慮できない人がいます。例えば、明らかに今仕事をしている最中であったり、人と話していたり、休み時間であったり。相手が置かれている状況を鑑みて、話しかけるようにしましょう。

報告をするという事は、相手の時間を貰うという事になります。その時は相手だって仕事の手を止めなくてはなりません。急を要するなら短めにしっかり伝える。もし長くなりそうなら、先に書面にしてまとめておいてもいいかもしれません。

まとめ

上司への報告というのは、いつまでたってもドキドキしてしまってなかなかうまくできない人も多いもの。だからこそ、何をどうやって、どのタイミングで伝えるべきかを考え、目的をはっきりさせて報告に行きましょう!

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