一般事務の仕事内容とほかの事務との違いとは?求められるスキルや資格

一般事務

一般事務は、オフィス内で働き事務処理を行う職業の中でも、最も基本的な職業の一つです。

しかし、事務職には他にも「営業事務」や「経理事務」などの職種も存在します。

今回は一般事務と他の事務職の違いに触れつつ、一般事務の具体的な仕事内容や求められるスキル、転職の際に有利な資格などについてご紹介していきます。

一般事務とほかの部署の事務は何が違う?事務業務の仕事の分類

日々の業務に必要な事務処理を行う事務という仕事は、企業にとってなくてはならないものです。

その業務範囲は広い範囲に渡るため、企業によっては業務を細分化し、仕事を分けている場合があります。

一般事務と呼ばれる事務の他に、営業事務など名称の異なる事務が存在するのはこのためです。業務に必要な事務処理は、企業によって違いがあります。営業のサポートをする事務を厚くしたい企業もあれば、経理処理をする事務を厚くしたい企業もあるということです。このため企業によって事務の呼び名は異なり、行う業務内容も細部が異なる場合がほとんどです。

この項では、様々な事務職の中でも一般的によく分類されるものをご紹介し、それぞれの仕事内容に触れていきます。

一般事務

事務の中でも、最も普遍的な事務作業を行うのが一般事務です。

代表的な仕事内容には、社内書類の作成、処理、整理などの事務処理の他、メール対応、電話対応、来客対応といった社外からの問い合わせへの対応も行います。

会社に届いた郵便物の仕分けや、郵便物の発送といった雑務も一般事務の業務の一つです。

この他、会議資料などの作成や、会議室のセッティング、会議の際のお茶出しなどのサポート業務を行う場合もあります。

このように一般事務は、会社全体に必要な雑務を広範に渡って行います。

営業事務

営業事務の主な仕事内容は、営業部に在籍する社員のサポートを行うことです。

社内書類の作成などの事務処理は一般事務と同様に行いますが、これらも営業部に関わる事務処理に専念することがほとんどです。

また、営業事務の場合はこの他にも、営業部に関わるサポート業務が発生します。受注発注や納品管理といった業務はその代表的な例と言えるでしょう。

またこの他、営業部に在籍する社員が必要とする資料(見積書やプレゼン資料)の作成を行うこともあります。会社によっては営業部の社員の成績管理を行う場合もあるようです。

このように営業事務は、事務の中でも特に営業部に関する仕事に特化した事務ということができるでしょう。

経理事務

経理事務は、その名前の通り「経理」に関係する仕事に専念する事務です。

経理の仕事で行うのは、その企業のお金に関わる管理です。

代表的な仕事としてあげられるのは、帳簿の管理です。この帳簿には、主に売上帳、仕入帳、現金出納帳といった種類の帳簿が存在します。

売上帳には、企業が販売した商品が金額と共に記載されています。このように「どこに、何を、幾らで売ったのか」ということを経理事務は売上帳で管理します。

仕入帳も基本的な役割は売上帳と変わりません。企業が「どこから、何を、幾らで仕入れたのか」ということを仕入帳で管理します。請求書が企業に届いた時点で記載していき、支払日に代金を支払うことも経理事務の仕事です。

現金出納帳は、企業の現金の出入金を記載し、管理しているものです。出入金に応じて、勘定科目などの情報と共に金額を記載し、企業に残る現金と、現金出納帳に記載された内容が一致するように管理します。

またこの他、企業で働く従業員の給料管理を行うのも経理事務の仕事です。

このように経理事務の業務は、企業のお金に関わる仕事全般に存在します。

総務事務

総務事務は、企業を運営していく上で社内において発生する、様々な事務処理を担当します。

業務範囲は一般事務と重なる部分があります。しかし一般事務がルーチンワーク的な書類作成などが多いことに比べて、総務事務はより多岐に渡る業務を担当することが多いようです。

具体的には一般事務が行う業務に加え、株主総会の運営準備や、社員旅行の準備、社内情報の危機管理対策など、企業を縁の下からアシストすることも総務事務の仕事です。また、企業においては人事部門、経理部門などの人材が不足している場合、将来的には分業を計画しつつ、一時的に総務事務に業務を任せている場合もあるようです。

このように総務事務の仕事は非常に広範なものではありますが、企業を支えるサポート、アシスタント業務に従事している点は共通のものであるということができるでしょう。

専門的な事務から広範囲な事務まで!企業によって異なる一般事務の仕事範囲

事務の仕事内容は、その分類によって様々に異なります。

大きな企業では営業事務、経理事務といった専門の事務を置いて、業務の分担を図ることが多いようです。一方で小さな企業では、これらの業務を一般事務が全て行う場合もあります。

しかし、そもそも事務の仕事はその分類によって名称は違うものの、業務として重なる分野は多く存在します。例えば書類の事務処理などは、どの事務であっても行います。電話対応もどの事務も行う一般的な業務でしょう。

では、営業事務が行うことの多い営業に関わる書類作成はどうでしょうか。この場合、書類として考えられるものは、取引先に送る見積書や請求書の作成などです。営業事務を置いている企業であれば、当然、営業事務の業務範囲です。一方で、一般事務しか存在しない小さな企業であって、その企業の中心事業が営業活動などである場合、発生する事務処理は営業に関わるものが多くなると想定されます。この場合は一般事務という職種であっても、実態として扱う書類は見積書や請求書などの営業的な書類が多くなるかもしれません。

このように企業によって、一般事務という名前でもその業務の実態は営業事務的なものであったり、経理事務的なものであったりする可能性は存在します。これらの業務を明確に線引きすることは困難を極めます。

このため、一般事務という職種を目指す時には「その企業の一般事務が実際にどのような業務を行っているのか」ということを、しっかり確認することが大切と言えるでしょう。

企業にとって有益なスキルとは?転職するなら4つのスキルを身に着けよう

一般事務の仕事は企業毎に異なり、その内容や範囲も千差万別です。

しかし、一般事務の仕事の基本は事務作業です。この根本的な部分は、どの事務であっても変わりません。

そうした共通する部分がある以上、どんな企業であっても一般事務に共通して求めるスキルが存在します。

ここではそうした一般事務に必須と言えるスキルを紹介し、更に次の項ではおすすめの資格もご紹介します。

語学力

企業のグローバル化が進み、一般事務であっても語学力が求められるようになってきています。
特に一般事務の代表的な仕事であるメールや電話対応では、英語による対応が必要な場面が増えてきているようです。

パソコンのスキル

一般事務の業務と基本になる事務処理は、パソコンを使って行います。

その際にはExcelやWordなどのオフィスソフトを利用する企業がほとんどです。

そうしたソフトを扱うことのできるパソコンスキルは、一般事務に必須のスキルであると言えるでしょう。

経理の知識

一般事務の仕事は広く、専門的に経理の仕事を担当していないとしても、書類作成の際に経理の知識が必要となる場合があります。

そうした際に財務諸表を理解する力などの経理的な知識を持っていると、業務を円滑に進める事ができます。

様々な仕事に顔を出す一般事務だからこそ、経理の基礎的な知識は、業務に有効なスキルであるということができるでしょう。

来客対応などのコミュニケーション能力

事務処理を行うことだけが一般事務の仕事ではありません。電話対応、来客対応などで、外部との接触が多いことも特徴の一つです。

また企業運営におけるサポート業務が主となる以上、社内の様々な部署とも関わります。

こうした内外での他者との接触が多い一般事務には、コミュニケーション能力が必ず求められると考えるべきでしょう。

企業のグローバル化に役立つ資格!語学力を活かせるTOEICや英検

近年、企業はグローバル化し、海外から英語での問い合わせが来ることも珍しいことではありません。
そうした際に、対応をまず行うのは一般事務です。このため英語での電話対応や、英文でのメール問い合わせに返信することができる語学力を、一般事務に求める企業は増えてきています。こうした背景があるため、就職や転職で一般事務を目指す場合、英語の能力があることをアピールすることは有利に働くといえるでしょう。
アピールするためには客観的に英語の能力があることを示すことが必要です。TOEICや英検などの語学力検定を利用することで、自身の英語の能力をアピールすることができるようになります。

TOEIC

TOEICは正確に資格ではないため、合格や不合格といったものは存在しない試験です。

TOEICでは試験を受けると、その結果に応じてスコアのみが表示されます。このスコアが、受験者の英語能力を示すことになります。

ここで気になってくるのは、履歴書に記載する際にはどれくらいのスコアが必要となるのか、という点です。

上場企業を対象にTOEICの運営団体が行った調査によると、2013年時点では新卒入社の社員に求めるスコアは565点、中途採用では710点のスコアが平均的に求められているようです。企業によっても求めるスコアのラインは異なりますが、履歴書に記載する際は600点以上のスコアは欲しいところであると言えるかもしれません。

また、TOEICには上級中級、あるいは一級や二級といった難易度を示す指標は存在しません。これはTOEICが全ての受験者が同じ試験を受けて、そのスコアによって英語能力が測られるためです。TOEICの難易度を正確に示すことは不可能ですが、就職に利用する目安となる600点を目指す場合は、英検であれば2級から準1級相当の力が必要とされているようです。

英検

英検は、正式名称は実用英語技能検定と呼ばれるものです。中学や高校などで受験を促されることもあり、一般的によく知られた英語能力試験ということもできるかもしれません。

英検では、基本的には筆記とリスニングで試験が行われます。また、3級以上の難易度からは、二次試験として面接試験も行われます。

5級から1級までの難易度があり、就職や転職でアピールする際には2級以上が必要と考えられることが多いようです。

この2級の難易度は、高校卒業程度のレベルの英語力が必要とされています。

資料作りに活かせる資格!MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

MOSは一般事務の業務に欠かせないマイクロソフトオフィスに関係する資格です。

事務作業として計算をする場合にはExcel、更にそれを会議用の資料に起こそうとした時にはPowerPointなど、マイクロソフトのオフィスソフトは一般事務の仕事と切り離せません。そうしたソフトを扱える能力があることを示せる資格であるMOSは、就職や転職の際に有利な資格であるということができるでしょう。

MOSにはWord、Excel、PowerPoint、Access、Outlookの五科目が用意されています。試験内容には知識のほか実技も設けられているため、試験に対する勉強はそのまま業務に活かすことができます。

試験の難易度はスペシャリストとエキスパート(Word、Excelのみ)があります。一般の業務に使用するレベルであれば、スペシャリストで問題ないとされているようです。合格率は公式には公表されていませんが、資格学校などではスペシャリストの難易度であれば合格率は80%程度あると言われているようです。このため、MOSはそこまで難易度の高い資格ではないということができるでしょう。

デジタル書類保存のスペシャリストになれる資格!文書情報管理士

文章情報管理士は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が行う資格試験です。

オフィスで扱う書類や資料をコンピュータ上で見れるようにするためのスキャナ保存の技術や、そうした業務に関する法律などに関する知識を検定します。一般事務の仕事で関わる書類のほとんどは、パソコンで作られるものです。文書情報管理士の資格があれば、そうした書類の保管や廃棄の方法や、書類の種類や役割について十分な知識を持っていることをアピールできます。

難易度は2級、1級、上級の三種類が存在します。1級、上級を受けるためにはその下の級の資格を取得している必要があるため、まず最初に目指すべきは2級の取得となります。2級では、電子化文書、マイクロ写真を取り扱う上での基礎的な知識・技術が問われます。

文章情報の管理について、基礎的な知識を持っていることをアピールするのならば2級から履歴書に記載し、より専門的な知識をアピールしたい場合には1級、上級を取得してから記載すると良いかもしれません。

また公表されている合格率では、2級の合格率は70%とされているため難易度の高い資格ではありません。

一般事務にとどまらず全ての部署で役に立つおすすめの資格!簿記

日商簿記検定は、経理に関わる資格の中でも最もよく知られているものの一つです。

一般事務の仕事は、単なる事務作業だけでなく経理に関わる仕事に携わることもあります。そうした時に、財務諸表を読む力や、企業の経営管理の基礎知識を学べる簿記の知識は大きな力となります。またこうした知識は一般事務にとどまらず、営業などその他の部署においても役立てることができます。就職や転職においては、取得することで非常に有利な資格であるということができるでしょう。

日商簿記検定には、初級及び3級から1級が存在します。この中で、企業で働く時に実際使う技能が身につきやすいのは2級と言われているようです。履歴書に書く際にも、この2級から記載することで、自身の簿記知識をアピールできるでしょう。

日商簿記検定は、難易度の低い資格ではありません。2級の場合、2018年2月の合格率は29.6%、2017年11月の合格率は21.2%と全体的に見ても20~30%程度の合格率です。しっかりとした勉強を行い試験を受けれなければ、合格することは難しいでしょう。

文書作成のコツを学べて即戦力になる資格!ビジネス文書検定

一般事務は業務において様々な書類を作成します。

その時、必要とされる能力がビジネス文章の作成能力です。こうした文章の作成のためには業界の専門用語だけでなく、ビジネス用語や敬語などのビジネスマナーを知っていなければなりません。ビジネス文章検定では、資格を取得することでそうしたビジネス文章を作成する能力があることをアピールすることができます。

ビジネス文章検定では3級から1級の難易度があります。2017年12月の試験の合格率は、3級は88.4%、2級は66.1%、1級は30.1%と高い合格率が公表されています。合格率から考えると、履歴書に記載する際は2級の資格は欲しいところといえるかもしれません。

受験の際には1・2級、2・3級で併願して受験することもできるので、2級だけを受けるのが不安な場合は2・3級の併願で挑戦するなど、自身のレベルに合わせて受験するとよいのではないでしょうか。

来客対応や電話応対などのビジネスマナーや知識が身につく資格!秘書技能検定

一般事務は働く上で、社内外の様々な人たちと接することになります。

その際に必ず必要となるのが、正しい敬語の扱いなどのビジネスマナーです。秘書技能検定は、そうした社会人であれば必ず備えておかなければならない基本的な常識やマナーを、秘書技能という名称の検定として行っています。この資格を取得することで、実務で必要とされるビジネスマナーや知識をしっかり身に着けていることをアピールすることができるでしょう。

秘書技能検定には3級、2級、準1級、1級の四つの難易度の試験が存在します。ビジネスマナーを見る試験であるため、1級と準1級では面接試験も行われます。実務で活用できるだけの知識を持っていることをアピールするのであれば、面接試験が設けられるようになる準1級の取得を目指すのがよいのではないでしょうか。

2017年11月に行われた試験の合格率は、3級は66.3%、2級は54.0%、準1級は37.2%、1級は31.4%と公表されています。準1級以上は合格率はそこまで高いとはいえません。しっかりと対策を行い、受験に臨むようにしましょう。

一般事務に求められる知識やスキルの幅は広い!転職を考えるならスキルアップが必須

多くの企業では業務のIT化が進み、パソコンのスキルがあることは必須となってきています。

また企業のグローバル化に伴い、英語能力などの語学力があることも、求められるスキルとしては決して珍しいものではなくなってきていると言えるでしょう。

一般事務であっても、そうしたパソコンのスキルや語学力といった知識、能力が求められるようになってきています。

ただし、企業によって事務に求める能力は異なります。海外での商売を事業の中心としている企業であれば語学力は必須と言えるでしょうし、インターネット関係の事業が中心の企業であれば、パソコンのスキルや知識は一定以上求められることになるでしょう。

一般事務として転職を考える時には、その企業がどのようなスキル、知識を持った人材を求めているかを研究することが大切です。その求められている能力に応じて、スキルアップや資格取得を目指すことをおすすめします。

一般事務