職場の方からの退職の挨拶メール。女性らしい丁寧な返信とは

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お世話になった職場の方から退職の挨拶のメールが届いたとき、どうしたらよいでしょうか?働く女性であれば、相手のことを考えた丁寧な返信をしたいものです。ここでは、相手との今後の関係につながる返信の仕方を確認していきましょう。

メール返信が必要な場合と必要ではない場合

基本的に退職の挨拶メールに対する返信は、実は必要がありません。
しかし、以下の場合は返信をしてもよいでしょう。

  1. 個人アドレス宛にメールが届いた場合
  2. 在職中、退職者にお世話になった場合
  3. 親しくしていた場合
  4. 退職後も退職者との取引や関係が続く場合

1つ目、「個人アドレス宛にメールが届いた場合」ですが、通常のメールのメールでも個人宛に来たら返信をするのと同じです。BCCでほかの人にも送っている可能性もなくはないですが、いずれにしても返信しておいたほうがしっかりした人であるという印象を与えられます。

また、2つ目、3つ目の「在職中お世話になった場合」「親しくしていた場合」については、返信をするのはもちろんですが、お世話になった感謝の気持ちを直接伝えるのがより丁寧です。直接会って話せる場合は直接、遠方で会うのが難しい場合は電話を使い、口頭で気持ちを伝えましょう。ひと手間かけることで女性らしい丁寧な印象を与えることができます。

特に社外の人からのメールだった場合、4つ目の「退職後も退職者との取引や関係が続く場合」に注意が必要です。
人と人の縁が思わぬところでつながっていることがあります。

丁寧な対応で、退職者との縁をつなぎとめておくことが利益につながる場合もあります。最後の印象を良くしておくためにも、この場合はなるべく返信しておきたいところです。

返信する際に気を付けるべきポイント

返信する際に気を付けるべきポイントが2点あります。

  1. なるべく早く返信すること
  2. 返信メールに盛り込む内容

1つ目のなるべく早く返信することに気を付けなければいけないのはなぜかというと、実は退職者が挨拶メールを送信するタイミングは圧倒的に最終日が多いです。もし退職者が最終日に退社するまでの間にメールが確認できなかった場合、せっかく返信をしても読まれずに終わってしまいます。その為、なるべく早く返信する必要が出てきます。
2つ目に、返信メールに盛り込む内容が一番気になるところだと思いますが、以下のことを記述すると良いでしょう。

  • 今までお世話になったことに対する感謝
  • 退職になり残念であるという気持ち
  • 今後の活躍を祈る

今までお世話になったことに対する感謝の気持ちを表す際には、仕事面でお世話になったことを書きます。特に女性であれば、その他に退職者との思い出を書いておくと、より気持ちが伝わりやすいのではないでしょうか。今後の活躍を祈るという気持ちでメールをしめるのが良いですが、退職理由によっては書く内容が異なります。退職にも定年退職や結婚・出産などのめでたい退職など、いろいろな理由があると思います。理由がはっきりわかる場合には、その内容を盛り込んでもよいでしょう。ただし理由がわからない、もしくは円満退職ではない場合は記述に気を遣いましょう。はっきりしている場合も、身体や精神に深く関わるような記述は避けるほうが無難です。

社内の人から挨拶メールがあった場合の文面

もう少し具体的に文面を考えてみましょう。社内の人から退職の挨拶メールがあった場合です。まずは忙しいところにメールで挨拶をしてもらったということに感謝の気持ちを表しましょう。社内で退職になる場合、多くは定年退職、結婚・出産、転職での退職が多いと思います。理由がはっきりわからないという場合もあります。特に結婚・出産については、デリケートな話題も多いため、女性としては気を遣うべきです。親しい仲でない限りは、お体に気を付けて、と一言入れる程度で良いです。逆に親しい場合は他人行儀になってしまいがちなので、電話や直接口頭で挨拶をした際にフォローするのがよいでしょう。

転職や理由がはっきりわからないという場合も無理に何があったのかを聞き出すことはいけません。特に転職は円満に退職になる場合とならない場合があります。理由がはっきりしない場合はなるべく細かいことには触れず、挨拶のみで済ますほうがベターです。理由がはっきりしない分、今まで一緒に働いてきた思い出などを記入することで、返信メールが淡泊にならないのでおすすめです。
定年退職の場合は理由がはっきりわかることから、退職が残念だという旨を伝えられるようにしましょう。
とても残念です、もっとご一緒したかった、まだまだ一緒に働きたかった、などを伝えると残念な気持ちが伝わってきます。

社外の人から挨拶メールがあった場合の文面

社外の人からの退職連絡の場合、基本的に注意しなければいけない事項は、社内の人からの挨拶メールと同じです。しかし、会社ぐるみでお世話になったという内容を盛り込むことが必要になります。例えば、転職や定年退職をすることになった場合には、今後の事業について、後任の担当者とうまく進めていくので安心してほしいといった旨を書きます。
また、相手がいてくれたお陰で自分たちの会社がどれだけ助かったか、ということを入れ込むとよりよいでしょう。退職する相手と深く関わる場面があった場合、その時の得た気づきや、仕事以外で話したり聞いたりしたことなどを思い出として入れてみましょう。社外の相手ではありますが「覚えていてくれた」と印象を残すことができます。身体・精神にかかわることがデリケートな話題なのは社外の人が相手でも同じです。
社内の人の場合よりもよく気を付け、触れないようにするべきです。社外の人の場合は退職者が見ない、もしくは気にしなかった場合でも、同じ会社の別の人がそのメールを見る可能性もあります。万が一見られてしまってもおかしくないように、深い話題には触れないほうが良いでしょう。
ただし、実は相手の身体を気遣う内容を入れることは丁寧な印象が与えられます。社内の人が相手の場合と同様に、最後の締めの文章として「お体ご自愛ください」などの文面を入れると丁寧さが増します。

まとめ

退職の挨拶メールが来た場合の返し方や文面について考えてきました。基本的には退職の挨拶メールに返信は必要ないというのは冒頭で述べた通りです。
しかし、女性らしい丁寧な返信は、相手にとっても気分がよく、退職後も円満な関係を続けていくことができます。
メールだけではなく相手を気遣うことは働く上でとても重要です。退職の挨拶メールは毎日のように来るメールとは違うだけに、一通一通がとても重みがあります。できるだけ相手の立場や気持ちを考えた、素敵な返信ができるようにしたいですね。



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