未経験から始める経理事務!向いている人や志望動機の書き方を伝授

未経験から始める経理事務!向いている人や志望動機の書き方を伝授

経理事務は、経理に関する業務を専門的に行う職種です。経理事務に就きたいけれど、未経験で採用されるかが不安という方も少なくないのではないでしょうか。そこで今回は、経理事務の業務内容や向いている人などを説明するとともに、未経験から経理事務の仕事に就くための志望動機の書き方を紹介します。

経理事務の主なメリット1:専門性が高く就職や転職で仕事を探しやすい

まずは経理事務のメリットから説明していきましょう。メリットの1つ目は、経理事務という業務の専門性の高さです。経理事務はその業種において、お金の管理全般を行う業務です。お金の管理全般というと大きなくくりになりますが、経理事務が行う業務は多岐にわたります。例をあげると、売り上げの管理や仕入れの管理、給与・保険の管理・計算、税金に関する計算・手続き、決算書作成などがあります。これらは全て専門的な知識を要していなければ、進めることが難しい業務です。そのため、経理事務の求人では必要な知識や経験を持った専門性の高さを、条件としている場合が多く見られます。なお、業種が異なっても、経理事務の業務内容は基本的にはほとんど同じです。したがって、業種に関係なく求人を選ぶことができます。また、1度経理事務を経験しておけば、転職する際に仕事を探しやすくなります。

経理事務の主なメリット2:基本はもちろん高度なパソコンスキルが身につく

経理事務のメリット2つ目は、高度なパソコンスキルが身につく点です。売り上げや仕入れの管理、給与の計算、税金の計算など、経理事務は常に数字に囲まれながら業務を行っています。この膨大な数字をしっかり区別し、正確に管理していくためにはパソコンが欠かせません。経理事務は様々なお金の流れを管理する上で、それらのデータをいろいろな角度から分析したり、抽出したりする必要もあります。データをいつでも最新の状態に保ち、必要なときには加工できるような形でまとめておくためには、パソコンのシステムを有効に活用するスキルがなければなりません。また、年度初めや年末、年度末など、経理事務の繁忙期は多忙になりやすく、どれだけ業務効率化を図れるかで業務の負担が変わってきます。業務効率化のためには、ブラインドタッチができる、タイピングのスピードが早い、Excelのマクロが使えるなど、高度なパソコンスキルが必要です。始めはパソコンの扱いがたどたどしかったり、パソコンのシステムをうまく使いこなせなくても、業務をこなす中でスキルが身につけられます。

経理事務の主なメリット3:経営に関するお金の流れがわかるようになる

経理事務のメリット3つ目は、お金の流れがわかるようになる点です。経理事務は会社のお金に関する部分を担当しています。売り上げや仕入れなど、会社の利益に直接影響するような数字を扱っています。つまり、会社の経営に関わる業務であるため、会社のお金の流れや経営内容がわかるようになります。このように、1業種の実際のお金の流れを間近で見られるのはとても貴重です。将来的に会社経営に関わったり、フリーランスとして独立することを目指している場合は、経理事務を経験し、経営に必要なお金の流れを理解しておくと良いでしょう。自分が事業を起こす立場になったときに、実際の経営内容に関わる業務に携わったことが、きっと役立つはずです。

経理事務の主なデメリット1:一つケアレスミスをすると手直しが大変

経理事務の仕事にはデメリットも存在します。まず1つ目のデメリットは、ミスをすると手直しが大変な点です。経理事務の業務では、非常に緻密な数字の積み上げをする場面が多々あります。膨大な数字をひたすら入力するなどという作業も珍しくはありません。そんなとき、数字の打ち間違いや入力漏れなど、ケアレスミスをすると、実際のお金とデータが合わなくなってしまいます。ミスをした場所がすぐに見つかれば良いのですが、データが膨大であるとそうはいきません。また、経理事務で取り扱う数字は、1つのデータだけでなく、複数のデータと関係している場合も多くあります。そうなると1つのデータにミスが見つかっただけで、他のデータの信ぴょう性にも影響が出てくる場合もあります。ミスをした場所を探したり、手直ししたりするのは非常に大変ですし、時間を費やすことにもなるので、1つのミスにも注意しましょう。

経理事務の主なデメリット2:決算期はかなり忙しくなり残業続きになる

経理事務のデメリット2つ目は、決算期は多忙を極める点です。決算期は年度の締めくくりとして、売り上げ、仕入れなどを始めとする、年度内の様々な数字をまとめなければならない時期です。したがって、経理事務は決算期に多忙を極めます。他の部署からあがってきた数字をとりまとめデータ化した上で、決算として使えるような形にしていきます。このような時期的な業務に加え、通常業務もこなさなければならないため、膨大な量の業務を抱えることになります。しかし、年度末はずらすことができません。時間に追われながら業務をこなし、しかもスピードや正確性が求められます。こうした多忙な時期は毎日終電まで残業になるケースも多く、休養を十分にとれないため、体調を崩しやすくもあります。

経理事務の主なデメリット3:将来的に仕事がなくなる可能性がある

経理事務のデメリット3つ目は、将来的に仕事がなくなる恐れがある点です。現在、人間が行っている仕事の中には、世の中の機械化が進むことによって、なくなってしまうものがあるという話題がよく取りざたされています。実は経理事務もなくなってしまうかもしれない仕事の1つなのです。ITやAIの進歩によって経理ソフトが進化すると、経理事務の仕事自体なくなる可能性が出てきます。または完全になくならないにしても、ソフトを使うだけで経理の知識は特になくても事務がこなせるようになる可能性もあります。そうなると、業務を進める上で高い専門性が必要であるという前提が崩れてしまうため、経理事務の価値も下がってしまうかもしれません。

未経験でも経理事務に向いている人1:何事にも正確性を求める人

それでは、未経験でも経理事務に向いている人の特徴について説明していきましょう。まず1つ目に挙げるのは、何事にも正確性を求める人です。経理事務は数字を扱う仕事です。具体的な数字を使うので、完成した仕事が何通りにもなる、ということはほとんどありません。また、数字を使ったデータは根拠にしやすく、様々な場面で使用される可能性があるため、ミスは許されません。かなり緻密さを求められる仕事と言ってよいでしょう。そのため、もともと正確性を重視する人や、理路整然とした作業をする人は経理事務に向いています。また、業種の規模が大きいほど、扱う数字も膨大になります。例えば決算業務を行うとき、年度内のお金の流れを見直すと、出所がよくわからない数字に遭遇することもあります。こうした数字は放っておかず、とことん洗い出して適切な科目に振り分ける必要があります。使途不明金は違法や不正に繋がりやすく、決算書には残しておきたくない勘定科目です。1円でもミスがないように正確な事務作業ができる人は、経理事務に向いています。

未経験でも経理事務に向いている人3:コミュニケーションが好きな人

未経験でも経理事務に向いている人2つ目は、コミュニケーションが好きな人です。経理事務はデスクワークですが、ただ自分の席に座って机にかじりつきながら仕事をしていればいいというわけでもありません。なぜならば、経理事務の業務の中には、他の部署と連携を取ったり、やり取りをしながら進めていかなければならないこともあるからです。例えば交通費や旅費の精算をしたり、決算期に向けて他部署からスムーズに売り上げが上がってくるよう連携を取ったりなど、経理事務は社内の人とコミュニケーションを取るシーンが多くあります。このようなとき、他の人とやり取りするのが苦手だったり、意思の疎通をうまく図れなければ業務が滞ってしまいます。したがって、業務が円滑に進むよう、コミュニケーション能力が高い人は経理事務に向いていると言えます。

一般的な経理事務の仕事内容1:現金管理や経費精算などの日次業務

それでは、経理事務はどんな流れで業務を行っているのか、仕事内容として、日時業務を説明しましょう。まず未経験の場合は、日時業務から始める場合が多いです。

現金や預金の管理

現金や預金の管理は毎日行います。手元にある現金の残額を確認して不足しそうであれば預金から引き出しプラスします。預金は残高をチェックしたり、記帳して振込や引き出しを確認します。

交通費や経費の精算、仮払金の払い出しなど

交通費や経費の精算、仮払金の払い出しなどは、随時発生する業務です。未払いや二重払いがおきないよう、出納簿などで各案件の状況を確認しながら処理します。

受発注、在庫などの管理

受発注や在庫などは、必要であれば営業担当部署などと連携をしながら管理します。取引の際に現在の状況を把握していなければ不都合が生じるため、毎日確認する必要があります。

伝票の起票

収入や支出に関する取引が発生した際に作成する書類です。これを作成することによって、お金の動きを社内で把握することができます。伝票の起票が遅れるとお金の流れが滞ってくるため、取引が発生したら毎日速やかに行います。

与信確認

取引に関わる与信確認も日々行います。必要に応じて、営業など取引を担当している部署や、取引の承認権を持っている役職者などとの連携もとります。

一般的な経理事務の仕事内容2:入金管理や売掛金管理などの月次業務

次に月次で行う業務について説明しましょう。日時業務に慣れてくると、月次業務にも関わるようになります。

取引先への支払い

これは月締めで一括して支払うことが多いため、月次業務となります。毎月定額で請求がくるものや、スポットで支払うものなど様々ですので、支払いの根拠を確認しながら、支払い期日に間に合うよう適切に処理します。

取引先からの入金管理

取引先に請求書を発行している分に関して、支払期日までに請求金額が入金されているかどうかを確認します。請求金額と入金額が合っているかなどもチェックします。

売掛金の管理

まだ請求をしていなかったり、請求したものの入金がないなどの未収入金は、売掛金として管理します。支払期日を過ぎても入金がない売掛金は、営業担当部署などと連携を取りながら、回収するための業務なども行います。

請求書発行

営業担当部署などと連携し、売り上げ実績を確認しながら、売り上げに関する請求書を発行します。直接お金の動きに関わってくる部分なので、ミスのないよう注意して処理します。

月次決算

収入や支出などを月次決算でまとめます。月々でどういったお金の動きになっているのか、経営状況を逐次把握し、改善点などがあれば速やかに対処するため必要なデータです。

給与計算

月次業務で忘れられないが従業員の給与計算です。休暇の状況やシフトなどを確認しながら、適切に計算していきます。

一般的な経理事務の仕事内容3:年次決算や税務申告などの年次業務

次に年次業務について説明しましょう。日次、月次の仕事に慣れてくると、決算書を作るにあたって重要な年次業務にも関わるようになります。

年次決算

年度末に行う決算業務のことです。売り上げなどの収入に関することや、経費などの支出に関することなど、年度内に動いたありとあらゆるお金の流れを決算としてまとめます。会社の業績などに関わる根拠資料として、様々な場面で長く使われるものなので、特に正確性が求められます。また、膨大なチェックなども発生するため、スピードも求められる業務です。

連結決算

上場企業において決算時に必要なのが連結決算です。親会社だけでなく、子会社や関連会社など、グループを形成する全ての会社の決算を連結したものを言います。

税務申告

1~12月までの1年の事業に関する確定申告を行う必要があります。青色申告と白色申告の2種類があり、特に青色申告は帳簿や書類を作成する際、簿記の知識が必要になってきます。

有価証券報告書の作成

年度ごとの会社業績をまとめた、有価証券報告書の作成も経理事務の業務の1つです。外部に開示する資料なので、特に綿密に作成する必要があります。

経理事務に必要なスキル1:基本的なパソコンやソフトに関するスキル

経理事務を行うにはどのようなスキルが必要なのかも説明していきましょう。まず1つ目のスキルは、パソコンスキルです。経理で扱う数字はとにかく膨大で、さらにそれらを適切な科目に振り分け管理しなければなりません。その管理を手作業で進めていくには限界があります。したがって、経理に関するデータはすべてパソコンで管理するのが一般的です。業務を効率的に進めるためには、パソコン入力やブラインドタッチ、Excelに関する基本スキルなどが必要になってきます。なお、企業によっては専門の会計ソフトを導入している場合もあります。業務を便利にするためのものですが、適切に扱えるよう、そのようなシステムに対応できるだけのパソコンの知識も必要でしょう。

経理事務に必要なスキル2:帳簿のつけ方や経理処理の流れ等の知識

経理事務に必要なスキル2つ目は、帳簿の付け方や経理処理の流れなど、経理に関する知識です。経理事務の中には専門用語や、決まった処理の仕方などが存在します。実際に業務をしつつ1から覚えるとなると非常に大変ですし、知識が身につかないうちは業務がなかなか進まないため、自分の所属部署や担当部署にも迷惑をかけてしまいます。伝票の種類や仕分け方法、経理処理の流れなど、経理に関する知識は応募する前に押さえておくのがおすすめです。経理処理の流れ・方法は、時期や企業の規模などによって業務内容は変わるものの、基本的に必要な知識は変わりません。経理に関する知識は身につけておくと、どこに行ってもずっと使えますので、ぜひ勉強しておきましょう。

経理事務なら持っていたい!就職にも有利になる定番のおすすめ資格

持っていると有利になる、経理事務に関する資格も紹介します。日商簿記は簿記検定で有名な資格の1つで、1~3級まであります。簿記3級は経理以外の人でも役立つ経理の基礎知識を理解しているレベルです。2級は経理管理に役立つ知識を持っているレベル、1級になると税理士や公認会計士のような国家資格を取るための登竜門的な位置づけにもなっているレベルです。せっかく経理に関する知識を勉強するのであれば、一緒に資格取得も目指すのが良いでしょう。どれほどの知識を持っているのか、客観的な指標にすることができる資格は、取っておいて損はありません。特に簿記は、知識を得るだけでなく、実際の業務においても有効に活用することができます。

未経験から経理事務に採用される志望動機のコツ1:経験をどう活かせるか

それでは、未経験から経理事務に採用されるための志望動機のコツを説明していきましょう。まず1つ目のコツは、これまでの経験をどう活かせるかを説明するという点です。経理事務が未経験である以上は、今までの経験をダイレクトに経理事務に繋げることはできません。しかし、これまでの経験をどのように経理事務に活かせるかどうかは考えられますし、志望動機を説明する上で非常に大切です。経理事務の業務を行うには、経理事務の経験や知識だけではなく、経理事務の業務にあたるため、必要な適正が備わっているかどうかも重要な要素です。例えば、正確性を求める姿勢であったり、コミュニケーション能力の高さであったり、そういった経理事務に必要な適性を持っていれば、経験や知識に関わらずアピールできるポイントになります。経理事務の適正に当てはまるような、自分の素質について考えてみましょう。

未経験から経理事務に採用される志望動機のコツ2:なぜ経理なのか

志望動機の2つ目のコツは、なぜほかの事務ではなく経理事務を選んだのかを説明する点です。一般事務や営業事務など、事務職にも様々あるなかでなぜ経理事務なのか、具体的な説明ができるようにしておきたいところです。他の事務には向いていないから、などと消極的な理由ではなく、敢えて経理事務を選んだというポジティブな理由付けをしましょう。自分の経験や適性などと関連させれば、自己アピールにも繋げられます。また、経理事務を担当しどのような業務を行いたいからなど、業務への積極性を見せるとともに、その業務において活かせる自分の特徴や経験なども絡めて説明できれば説得力が増します。なぜ経理事務の仕事でなければだめなのかという点は、志望動機において重要な部分なので、しっかり考えておきましょう。

未経験から経理事務に採用される志望動機例1:事務経験がある場合

それでは、未経験から経理事務に採用される志望動機例として、具体的なシチュエーションを挙げながら紹介していきましょう。まずは事務経験がある場合です。

「より専門性の高い事務職に興味があり、経理事務として働きたいと思いました。以前の営業事務では、営業と連携を取りながら、ミスのないように見積書や請求書を作成していました。この経験を経理事務でも活かせるようにがんばります」

経理事務と同じ事務職というジャンルで働いた経験があることは大きな強みです。事務に関する基礎的な知識やスキル、経験があることをアピールしましょう。これまでよりもさらに専門性の高い事務職に挑戦したいという部分で向上心の強さを印象づけることができます。なお、これまでの経験で得たスキルや行ってきたことを、経理事務という仕事においても活かしたいと繋げており、説得力があります。未経験であっても、これまでの経験と経理事務をうまくリンクさせている志望動機例です。

未経験から経理事務に採用される志望動機例2:前職が接客業の場合

次の志望動機例は、前職が接客業の場合です。

「接客業を行うなかで、利益を上げるにはお金の流れを把握することが大切だと気づき、経理事務に興味を持ちました。もともと人とのコミュニケーションが大好きで、社内の人と連携を取りながら経理事務を円滑に進めていけるようになりたいです」

一見事務職と何ら関係のない業種である接客業ですが、この志望動機例の中には、利益を上げるためにお金の流れを把握することが大切と気づいたという、経理事務への明確な志望理由があります。また、接客業に欠かせないコミュニケーションスキルは、経理事務を行う際にも適正の1つとして数えられるような大きなアピールポイントです。経理事務は未経験ながら、これまでの経験を活かしつつ、採用された後の業務への展望なども述べています。矛盾のない流れで、説得力もある志望動機例です。

未経験から経理事務に採用される志望動機例3:前職が営業職の場合

志望動機例の3つ目は、前職が営業職の場合です。

「前職の営業では、いかに利益を上げるかを目標として業務を行ってまいりました。そのなかで、必要経費や原価などの収支を把握する重要性に気づき、経理事務の仕事に興味を持ちました」

営業職は会社外の活動が多く、内部よりは外部とのやり取りが多い部署であるため、事務職とは真逆の職種ととらえられることもあります。しかし、事務職は営業職と連携を取る機会も多く、実際はお互いの仕事をよく見ている部分もあるのです。実際、この志望動機例では、営業職として利益を追求していく中で、経費や減価といったコスト面を意識し始め、それをきっかけに経理事務に興味を持ったと述べています。こういった展開は十分に考えられることです。これまで携わってきた職種から経理事務に興味を持ったという流れが非常に納得できる志望動機例です。さらに話を続けるとすれば、営業職で培ってきたコミュニケーション能力を経理事務の適正と絡めたり、あるいは営業先を何件もまわる体力の豊富さを、多忙な時期でも体調を崩さずタフに業務に取り組めるなど、経理事務のデメリットの対策に繋げたり、これまでの経験を経理事務のどのような部分に活かせるかを加えればなお良いでしょう。

経理事務が未経験でも大丈夫!志望動機で自分の経験をアピールしよう

今回は経理事務の仕事内容や、メリット・デメリット、未経験からでも経理事務に採用されるような志望動機例などについて紹介しました。経理事務の仕事は正確性や緻密さを求められるため、大きな責任があり、デリケートな部分も多くあります。また、決算期などの時期は非常に多忙であり、業務量も増えるため、体調を崩してしまう可能性などもあります。しかし、経理事務は様々な業種に共通して必要な仕事であり、経営に必要なお金の流れも理解できることから、実績を積めばキャリアアップもできます。また、専門性が高い業務を行うため、1度知識やスキルを身につければ、転職に際しても仕事が探しやくなるなど、長く携われる仕事です。未経験だからといって経理事務に就くことを諦める必要はありません。これまでの経験や自分の適性の中に、経理事務の仕事で活かせる部分がないか探してみましょう。ぜひこの記事を参考に、未経験でも経理事務を募集している求人を見つけて、応募してみてください。

未経験から始める経理事務!向いている人や志望動機の書き方を伝授