女性の役に立つ情報満載!退職挨拶はがきの例文まとめ

はがき

女性は出産や子育てがあるため、男性よりも寿退社や中途退社をする人が多いです。退職をする際は、速やかに関係者へ退職挨拶状を送るのが社会人としてのマナーといえます。今回は、退職挨拶状を書くにあたってポイントや例文を紹介します。

退職挨拶状はどうして書くの?

最近ではメールなどの連絡手段が発展しているため、メールで退職の挨拶を済ませる人も増えています。しかし、目上の人に対してメールで連絡するのは失礼にあたります。親しい同僚や部下の場合はメールでも構いませんが、目上の人の場合はできるだけ退職挨拶状を送るのがマナーです。ギフトを一緒に送ることもあり、送付状としてはがきを使用することが多くなっています。白封筒を使って封書で送る場合も書き方は変わりません。

退職挨拶状を書く理由は主に2つあります。1つ目はこれまでお世話になった人へ感謝の気持ちを伝えることです。退職前に挨拶回りをした人も、改めてはがきでお礼を述べれば相手に良い印象を与えて退職できます。「終わり良ければ総て良し」という言葉があるように、お世話になった人と今後も円満な関係を続けるため退職挨拶状は必要なのです。

2つ目の理由は退職後の連絡先を伝えることにあります。特に会社用のケータイを使っていた人は、あなたの連絡先が分からない人もいるでしょう。引継ぎの連絡を必要としている場合もあるので、退職挨拶状を送ることは非常に重要です。また、退職挨拶状は寿退社なら住所や苗字、再就職した人は次の職場についての報告も兼ねています。退職挨拶状と言っても人によって種類が異なるため、退職挨拶状でさまざまな重要事項を報告できる所がポイントです。

退職挨拶状のタイミングと送る相手

退職挨拶状はできれば退職後1ヶ月以内に先方へ届くように出すのが一般的なマナーです。遅過ぎると、どれだけ礼儀正しい文章でも良い印象を与えないので注意しましょう。退職後は忙しいかもしれませんが、遅くとも退職後3ヶ月以内に出します。退職後すぐに再就職する場合は、就職先が決まって報告できるようになってから退職挨拶状を出す方法もあります。就職先は必ず伝えることではないので、再就職が遅くなる時は連絡先だけを記載して早めに送ってください。逆に退職の翌日というように非常に早い段階で送る場合は、手違いで退職以前に届くことがあるため注意が必要です。取引先に届いても不都合はないかもしれませんが、勤務先の社員へ送っている場合は違和感があります。リスクを回避するためには、退職後にポストへ投函するのがベストです。

退職挨拶状はお客様・取引先・上司といった目上の人には送っておいた方が良いでしょう。特に退職前の挨拶をしていない人には必ず送ります。あなたが「お世話になった」、「今後も関係を続けたい」と思う人に出すのが、退職挨拶状です。同僚や部下に送っても問題ありませんが堅苦しいものとなってしまうので、メールや送別会で済ませる人が多くなっています。余程関係のない人に送るといったことがなければ、出し過ぎて失礼になることはありません。

退職挨拶状の一般的な例文

横書きはカジュアルな場で使用するため、はがきと封書のどちらでも退職挨拶状は縦書きにするのが一般的です。本文・日付・連絡先・名前という順番で書いていきます。今回は一般的な縦書きで説明しますが、横書きでも書く位置以外はほとんど変わりません。

本文には必ず「拝啓」、「敬具」の頭語と結び語を付けてください。「拝啓」の後には、その時期に合った時候の挨拶を述べます。本文の後に日付を書くので、その日付に合った時候の挨拶にすることがポイントです。次に「さて、この度私は平成〇年〇日をもちまして株式会社○○を円満退職いたしました。○年余り勤めることができましたのは、一重に皆様方のご指導とご厚情の賜物と厚く御礼申し上げます」というように、退職の報告・感謝の言葉を述べます。その後は今後の抱負や今後も変わりない付き合いをお願いする文章です。「今後は従来にも増して精進していく所存です。つきましては何とぞ今後も変わらぬご指導とご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。まずは書中をもってお礼かたがたご挨拶申し上げます」が例文として挙げられます。

日付は「敬具」を書いた次の行に「平成〇年〇月〇日」と書き、本文よりも少し低い位置がベストです。基本的には退職挨拶状を作成した日付を記載します。日付の後にはがきの真ん中くらいの高さから住所・電話番号を書いて、下の方に名前となります。

退職挨拶状を書く時のポイント、定年退職・寿退社する時の書き方

退職挨拶状を書く時にはポイントが3点あります。退職挨拶状だけではなくビジネス文書全般に言えることですが、「私」など自分のことを書く時は文の最初であっても下の方へ書くことが1つ目です。逆に相手の名前を書く場合は、上の方に書くのがマナーとなります。

2つ目はできるだけ手短に書くことです。お世話になった人へ長文を書きたいと思う人もいるかもしれませんが、長過ぎる退職挨拶状は読みにくいので注意しましょう。どうしてもお礼を述べたい場合は、直接会った時に伝えるのが得策です。

具体的な退職理由を書かないことが3つ目のポイントとして挙げられます。どのような理由であっても「一身上の都合で」と述べておけば、問題ありません。具体的に理由を述べてしまうとトラブルになる可能性もあり、わざわざ述べる必要はないと考えてください。

定年退職や寿退社の場合は喜ばしいことなので、簡単に理由を述べる方法もあります。定年退職なら「〇年間勤めました株式会社○○を定年退職いたしました」、「今後は体を休め、第二の人生を歩みたい所存です」といった定番の文言を加えると良いでしょう。

寿退社は「このたび〇月に結婚を控え、株式会社○○を退社することになりました」、「しばらくは家庭に専念したいと考えておりますが、今後とも何とぞよろしくお願い申し上げます」など一般的な文例とは少し違うものになります。

女性の退職挨拶状の書き方/まとめ

退職挨拶状は今後の報告やこれまでの感謝を述べるため、お世話になった人へ出す文書です。女性は多少文章を柔らかくして書くと、女性らしい印象を与えます。中途退社・寿退社・定年退職など、退職理由によって若干書き方が異なるので注意が必要です。退職挨拶状を出せば退職後も良い関係を維持できます。正しいマナーによって書かれた退職挨拶状だからこそ相手に良い印象を与えるので、退職する時は事前に書き方を確認しておくことが大切です。



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