退職の際に重要なことのひとつ、挨拶。お世話になったクライアントには最後まできちんとしたいですよね。そこで今回は退職時、社外に送る挨拶メールについてお話します。
出す時期は2～3週間前！
社外に送る挨拶メールの時期は、なるべく早めに。会社側から社員に向かって退職の広報が行われた後が基本で、目安としては退職日から２～３週間前が一般的です。早めに出す利点のひとつは、後任者への引継ぎの期間が多くとれるということ。引継ぎ中に何かあったときにも対応できるので、クライアントにも安心してもらえます。もうひとつは、「計画的に物事を進められる人」として好印象を持ってもらえるということ。今の会社を辞めても、人脈は一生もの。今後、何か役に立つことがあるかもしれませんから、大切にすべきなのです。
一斉送信でもOK！ 宛先には注意!!
退職メールは一斉送信をしても失礼にはあたりません。しっかりとメールの本文で感謝の気持ちが届くようにしていれば大丈夫です。ただし、宛先には注意しましょう。クライアント同士でアドレスを知られてしまうことのないように、送りたい相手のアドレスは「Bcc」に入れ、「To」は自分のアドレスにします。もちろん、特にお世話になっていて、個別にメッセージを伝えたいときには、ぜひそうしてください。その際は、「To」に相手のアドレスを入れ、「Cc」や「B㏄」は使用しないのがマナーです。
書き方のポイント！
社外への退職メールの書き方のポイントは、「退職日を明記すること」「後任者の紹介をすること」「退職後の情報は書かないこと」の3点です。
まず、「退職日を明記すること」で、メールを受け取った相手が連絡を下さったときに、すでに辞めていたなんて失礼なことが防げます。
そして絶対に必要なのは「後任者の紹介をすること」。仕事を引き継がなければなりませんので、後任者の名前は必ず明記しましょう。できれば、退職前に後任者と一緒に直接ご挨拶をするのが望ましいです。
最後に「退職後の情報は書かないこと」は、退職理由が転職や独立などの場合、特に気を付けねばなりません。今の会社で得た顧客情報を転職先や独立先に持っていくのは、コンプライアンス的に問題となってしまいます。どうしても書き添えたい場合は、ちゃんと上司に相談してからにしましょう。
退職メールの例文
件名：退職のご挨拶（株式会社○○ 名前）
本文：△△株式会社 ××部
◎◎様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の名前でございます。
私事ですが、一身上の都合により、●月●日をもって退社いたします。
在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。
今後はこれまで学んできたことを活かしつつ、引き続き精進してまいります。
後任は、同じ部署の□□という者が務めさせていただきます。
後日改めて□□がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。
本来であれば、直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。
最後になりましたが、貴社のご発展と◎◎様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
いかがでしたか？ 退職の挨拶は、どのような退職理由であれ、明るく前向きに、お世話になった感謝を伝えることが重要です。最後まで印象良く、円満な退職をしましょう。
