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秘書として転職したい人必見!求められる資格やスキルとは?

秘書

会社の社長や役員、政治家や弁護士といった上司の側に付き、すべての庶務を管理するのが秘書の仕事です。上司が本業に専念できるようにするのが秘書の大切な仕事と言えるでしょう。それだけに、秘書に求められる能力は多岐に渡ります。

ここでは、秘書に転職する上でどのような資格やスキルが求められるのか紹介しています。

秘書になるのに必ずしも資格が必要というわけではない

秘書として働くために必ず必要になる資格、というのは実はありません。しかし社会人としての知識や能力がある程度のレベルで求められる仕事でもあります。それは何故なのか知るために、秘書の特徴について確認してみましょう。

社長や役員に付くため

秘書は企業の社長や役員に付いてその身の回りの庶務を引き受ける仕事です。秘書が仕事をスムーズにこなせないと、上司の仕事が滞ってしまいます。そのため、秘書は社会人としてのある程度の経験や、会社というものに関する知識が求められることになるのです。

実際の所、新入社員を秘書として雇うことはあまりありません。実務経験者や社会人経験を積んだ人の方が、採用の場では有利になるのです。

即戦力が求められる

上司が仕事に専念するためには、秘書も上手く自分の仕事をさばく必要があります。そのために、企業も即戦力となる人材を求める傾向があります。

秘書の仕事は多岐に渡りますが、社会人としての一般的な知識はもちろん、電話やメールの対応、スケジュール管理、来客対応などのスキルは必須となります。会議や商談の後に必要な文章を作成することになるため、書類作成などの知識も重要です。

身だしなみも重要

清潔な身だしなみは社会人として働くうえで必要不可欠なことですが、秘書の場合それが特に顕著になります。秘書は上司の窓口です。その身だしなみはもちろんのこと、言葉遣いやマナーは上司の印象を左右します。サポート役が足を引っ張ってしまわないよう、自分のことにも気を配る必要があるのです。

秘書が活躍できる場所とは?秘書の一般的な業務内容をチェック!

秘書として働くためには、その仕事内容をしっかりと把握しておくことが重要です。

秘書の就職先

秘書の主な就職先は、一般企業の他、外資系企業や病院、弁護士事務所などがあります。求められる知識も異なり、一般企業や外資系企業の場合は広いさまざまな分野の知識が必要になるのに対し、病院や法律事務所では専門分野に特化した知識が必要です。

主な業務内容

基本的な業務としては、社内外対応(メール、電話、来客)、スケジュール管理、書類作成や精算業務、会合や出張の各種手配などが挙げられます。スケジュール管理は会議や会合の予定を立て、他の担当者と連携して調整を行う仕事です。レストランや航空券の予約業務のことも指します。会議資料や議事録を作る書類作成や、経費の精算も重要な仕事です。また、慶弔関連やお歳暮などの交際業務や、掃除整理整頓と言ったオフィスの環境管理を行うこともあります。

秘書の仕事はこれと決まっている訳ではありません。会社によって秘書の役割は変わりますし、付く上司によっても仕事は異なります。基本的なことを知っておくことは重要ですが、実際に仕事に就いてからは何を求められているのか把握し、柔軟な対応を行うことが不可欠です。

秘書は経験者が優遇される!未経験者は資格を取得していたほうが有利

一般企業の場合、いきなり秘書として雇われることはまれです。まずは総合職や一般職として社会人として経験を積み、本人の希望や適性などから秘書になる、というケースが多いです。ただこのような形で社内で人材を育てていく方法は、理想的ではあるものの企業自体に余裕がなければ難しい、というのが現実です。やはり即戦力を求める企業が多く、採用の場では経験者がかなり有利になります。未経験可の募集がない訳ではありませんが、数はかなり少ないと言っていいでしょう。

未経験から秘書を目指すのであれば、社会人経験に加えて資格を取得しておくと優遇されやすくなります。資格は必須ではありませんが、持っていると秘書としての知識や能力を有していることをアピールできるからです。

秘書を目指したい!基本的な業務内容がわかる秘書技能検定をまずはチェック!

秘書に関する資格で最も知名度が高いのが「秘書検定」です。民間資格ではあるものの文部科学省が後援しており、秘書の必須スキルを身に付けることができます。秘書を目指すのであればぜひ取得しておきたい資格です。

どんな資格?

秘書検定は正式名称を「秘書技能検定試験」と言います。難易度は高い方から1級、準1級、2級、3級の4段階に分かれています。

試験内容

どの級も「必要とされる資質」「職務知識」「一般知識」「マナー・接遇」「技能」という5領域に別れています。筆記試験が主で、3級から準1級はマークシート形式と記述問題、1級のみ全問記述問題となります。

準1級と1級は筆記の後に面接試験も実施されます。

難易度と合格率

難易度は級によってかなり異なってきます。3級は「テキストを読んでおけば合格できる」と言われるくらい簡単ですが、1級は筆記試験が全て記述で、かつその後に面接もあるのでしっかりとした事前対策が必要になります。

合格率は3級が8割、2級が5割、準1級と1級が3割強となっています。

外資系に転職したい!バイリンガルな秘書を目指すなら国際秘書(CBS)検定が有利

外資系企業で秘書になることを目指すのであれば、「国際秘書(CBS」検定試験」がおすすめです。バイリンガルで仕事ができる実力があると証明することができます。

どんな試験?

社団法人日本秘書協会が主催している資格です。まず受験資格不問のプライマリー試験に合格すると準CBS資格を取得することができます。準CBS資格を持っていればファイナル試験を受けることができ、合格すると晴れてCBS資格を得ることになります。

プライマリー試験の試験内容

選択式と記述式の筆記問題を解きます。「ビジネス実務」と「ビジネス英語」の2科目に別れており、必ず同時に受ける必要があります。

ファイナル試験の試験内容

筆記と面接に別れています。筆記は「秘書実務」「経営管理」「オフィス業務管理」の3科目に別れており、プライマリーと違い単科で受験することが可能です。初年度は全科目受けなければなりませんが、次の年からは不合格科目のみ受験することになります。

難易度と合格率

ファイナル試験の合格率は2割前後、プライマリー試験は年によってかなり変動がありますが、5割ほどと見られています。

ファイナル試験の難易度はかなり高いと言えます。一方でプライマリーに関してはそれほど難しい試験ではなく、求められる英語力もTOEIC500点ほどだと言われています。

秘書に求められるスキルを身に着けるには?おすすめ資格をチェック!

秘書検定や国際秘書(CBS)検定の他にも、秘書としてのスキルを伸ばせる資格はたくさんあります。

応対に役立つ資格

社外対応や来客対応に役立つのが「ビジネス実務マナー検定」や「サービス接遇検定」、「ビジネス電話検定」といった資格です。

ビジネス実務マナー検定は社会人としての適切な判断や行動、人間関係やマナー、話し方といったビジネスの基本ルールを身に付けることができる検定です。サービス接遇検定では対人心理や応対の技術など、秘書の仕事にも役立つ内容を含んでいます。ビジネス電話検定はビジネスシーンでの基本的な電話のかけかたを問う資格です。

文書作成に役立つ資格

「ビジネス文書検定」「文書デザイン検定」「日商PC検定」は秘書にとって必須の文書作成スキルを身に付けることができる資格です。

ビジネス文書検定は、ビジネスで使われる文書の基礎知識を学ぶことができます。文書デザイン検定はパソコンソフトの活用を通じて見やすい文書デザインを身に付けます。日商PC検定は日本商工会議所が実施している検定資格で、ワードやエクセル、パワーポイントといった基本的なソフト知識やIT知識を問われます。

英語力のアピール

英語力のアピールには、英検やTOEICが役立ちます。英検であれば2級以上、TOEIC650点以上が1つの目安となります。

手際の良さやコミュニケーション能力も?資格以外に必要な秘書のスキル

秘書として働くためには、資格さえ持っていればいいと言う訳ではありません。急なスケジュール変更や咄嗟の来客に対応するための応用力、幅広い仕事を適切にこなすための手際の良さ、他の人と協力するためのコミュニケーション能力など、いろいろなスキルが必要になってきます。

「判断力」は秘書にとって重要なスキルです。ビジネスの場では突発的な判断を求められることが多々あるため、その都度的確な判断を下す必要があります。

「コミュニケーション能力」は欠かすことができません。上司はもちろんのこと、社内外の様々な人と調整を行ったり協力したりすることで、秘書は仕事を進めていくことになるからです。

メール連絡や文書作成といった仕事も多くこなすため「パソコンスキル」も最低限必要となります。また忙しい上司に代わり必要な情報を集め、必要に応じてすぐ提供するための「情報収集能力」も大切です。

秘書に求められる資格やスキルは自分自身のキャリアアップにつながる

秘書の仕事は幅広く、それをこなすために求められるスキルや能力も多岐に渡っています。他の職種で役立つものも多いため、未経験であっても経験者であっても、秘書スキルを磨くために資格の勉強をすることは非常に有効です。履歴書に書ける資格を得ることはもちろんですが、自分自身のキャリアアップにもつなげることができます。

パソコンスキルや文書作成能力といった知識は、ビジネスの場だけではなく普段の生活にも役立てることができます。冠婚葬祭の知識や接遇マナーといった秘書ならではのスキルもたくさん学ぶことができ、生活に役立てるだけではなく、女性としての魅力向上につなげることも可能です。また、プロフェッショナルの仕事を間近で見るという貴重な体験も得ることができます。

魅力の多い秘書の仕事に、一度トライしてみるのはいかがでしょうか。

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