やり方ひとつで部下の仕事が劇的に変わる! デキる上司の指示の出し方とは?

やり方ひとつで部下の仕事が劇的に変わる! デキる上司の指示の出し方とは?

部下が指示通りに動いてくれない、仕事が遅い、ミスが多いなんて嘆いていませんか? 部下の能力が足りないんだと諦めてしまわないで、ちょっと自分を見つめ直してみましょう。やり方ひとつで部下の仕事の能率が上がるかもしれません。今回は、デキる上司の指示の出し方についてご紹介します。

 

一度に多くの指示を出し過ぎない

 

思いつくままにたくさんの指示を出してしまってはいませんか? 伝えてしまえば自身は気が楽かもしれませんが、部下の方は堪ったものではありません。聞き漏らしや伝達ミスを招いたり、ひとつひとつはそんなに難しいものでなくても、たくさんの指示が出されたこと自体にプレッシャーを感じて、非効率な仕事をしてしまったりする可能性があります。

 

指示を出すときは、こちらで順序立て、なるべくひとつずつ頼むようにしましょう。多くても3つまでです。「面倒」「自分で考えてほしい」などと思われるかもしれませんが、優先順位など、案外部下にはわかってないことが多いもの。計画的に指示を出すことで、部下のミスや遅れに振り回されることなく、自分のペースで仕事を円滑に進めることに繋がるのです。

 

コミュニケーションをしっかりとる

 

仕事をスムーズに行うにはコミュニケーションも重要です。特に指示を出すときには部下目線に立って話すようにしましょう。

 

まず指示を出す前に、部下がどんな反応を示すか予測します。喜んで対応してくれそうな案件だったらそのまま頼めばよいですが、あまりやりたくないようなことも仕事にはつきものです。そんなときは、どうしてその仕事をやる必要があるのか、どんなプラス要素があるのか、きちんと説明し、理解を得ることが大切です。

 

また、指示を出している最中は、どんな表情しているか、どんな反応をしているかを意識します。表情が曇ったり、返事が不明瞭だったりしていたら、話を止め、質問や疑問点、困っていることがないかなどを確認しましょう。

 

指示を出したあとは、進捗状況を聞くことを怠ってはなりません。「言うだけで何もしてくれない」と部下の不満を募らせたり、仕事に対して「やらされてる」感が高まってしまったりするからです。また、仕事を延滞させるミスや悩み事に早めに対応できるチャンスにもなります。タイミングを見計らって、声掛けするようにしましょう。自身が忙しいときや、あまり頻繁に声をかけてプレッシャーを与えたくないというときは、指示を出すときに期限を切って、進捗状況を報告させるというのもひとつの手です。指示を出したら終わるまで関わり続けるということが重要です。

 

できる環境を整える

 

時間・労力・予算などが不足していたら幾度補う、というのはもちろんのこと、仕事状況を把握する、仕事が上手くできたら褒める、失敗しても責めるのではなく、きちんと話を聞いて、次に生かせるように話し合い、部下が指示通りに動いてくれる環境を整えてあげましょう。指示自体も抽象的な表現を使わず、「いつまでに」「どのように」などと5W2Hや数値を使って具体的に伝えることを意識して下さい。

 

いかがでしたか? 指示を出すということ自体が苦手という方も少なくありませんが、部下を上手に動かし、成長させ、組織を運営することが上に立つ者の務めです。部下の出来なさはあなたの出来なさになってしまうのです。今日から自分を省みて、デキる上司を目指していきましょう!

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