社内のゼネラリスト!総務の仕事内容まとめ

社内のゼネラリスト!総務の仕事内容まとめ




なんでもやります!総務の主な仕事内容とは?

総務の仕事は会社の管理や運営をスムーズに行うための業務一般です。そのため総務の仕事は与えられた会社環境によって大きく変化し、会社毎に主な仕事が変わってきます。このような理由から仕事は周囲から分かり辛いものになりがちです。共通点をあえて上げるならば、会社の管理に関する仕事やサポートが総務の仕事です。また、どの部署によって行う業務であるか不明確なものは、概ね総務が担当します。

具体的な総務の仕事をみてみよう

以上のような理由で総務は「何でも屋」としてのイメージが強い仕事です。特に管理部門が独立していない中小企業では、あらゆる部署の業務サポートについても総務が担当すると考えたほうがよいでしょう。総務の仕事の具体例を挙げるならば、次のようなものがあります。

物品や会社施設の保守管理

会社がスムーズに運営できるように、様々な管理を行うことは総務の常用な役割であり主な仕事です。筆記具などの消耗品や備品などの数量の管理、会社の機器や設備の保守などを行います。消耗品が切れる前に発注を行い、エレベーターやOA機器などの保守点検の日程などを業務に差し障りのないように手配するなどです。また、資産管理を行うことも総務の重要な仕事です。備品とともに会社資産を台帳で管理し、現在の資産状況がどのようになっているかを把握しておかなければなりません。

社内規定を作成する

会社は多くの人が働く組織であるため、組織管理のためのルールや業務を行うための規則を作成しなければなりません。総務では、それらの社内規定を作成します。社内規定を作成するにあたっては、定款や関連法令などを参照しなければなりません。作られる社内規定は、組織運営に関わる「組織規定」、業務を行う上での一般規則についての「業務関連規定」、経理処理に関わる「経理規定」など、広く会社の各部署と関わるため、変更の必要が出た場合には、必ず該当部署との折衝や変更結果の通知をしなければなりません。

株主総会の運営

株主総会を準備し、スムーズに運営することも総務の仕事です。招集通知の発送や、株主からの質問への対応、株主総会当日の議事進行などを行います。また、株主総会終了後には速やかに議事録を作成し保管しなければなりません。

文書の管理や保守を行う

株主総会以外にも、取締役会の議事録など、会社運営には様々な議事録が作成されます。その他にも、社員名簿や株主名簿などの名簿や社内文書も作られます。それらをいつでも参照できるようにファイリングして管理保全しておくことも総務が行うべき仕事です。

社員と会社が総務のお客様

総務の仕事は社外との交渉もありますが、多くは社内の社員を相手に行われます。総務は会社の運営がスムーズに行くように管理やサポートを行います。言うなれば、お客様は自社の社員や働いている会社です。そのため、直接に自分の手柄にならないことであっても率先して行える積極性が求められます。また、自身のキャリアアップを図るのであれば、総務という広く見渡せる業務からの視点で、資産運用や生産効率の上げ方など、経営的視点を持って提案することも大切でしょう。積極的に、提案をし、サポートしていくことで会社業績に貢献することこそ総務の理想と言える仕事です。

喜ばれることも多い総務の仕事のメリット

総務の仕事はその性質上、会社全体に関わる仕事が多く、その大部分は会社の運営が上手くいくようにサポートを行うことです。中小企業など、独立した管理部門をおくことが難しい会社ほど、総務の仕事は多岐に渡り、多くの社員との関わりを持つようになります。

総務の仕事をすることのメリット

総務の仕事をすることによって、どのようなメリットがあるのでしょうか。やりがいやスキルアップなど、色々な側面はあるでしょうが、総務を仕事として選択した場合のメリットについて説明します。

他部門をまたぐため、様々なビジネススキルを学びやすい

総務は、社内社外を問わず、多くの人と接する仕事です。また、それは部署間だけのやり取りではなく、新入社員から役員や社長などの経営者まで幅広く接します。そのため、立場や部署によってのビジネスに対する考え方の違いや、問題の解決へのアクセスの違いなどを実際に自分の肌で感じられます。また、立場や考え方の違う人たちを相手に仕事をすることは、コミュニケーション能力や折衝能力を高めることにも繋がるため、総務は自身のスキルアップに向いている業種です。

仮にオフィスワークが未経験であっても心配することはありません。総務は多くの業務をこなさなければならない職場なので、ビジネススキルに自信がない人でもできる仕事が多くあります。プレゼン資料の用意や議事録の作成など、基本的なパソコンの操作ができるのであれば物怖じすることはないでしょう。それどころか、総務はパソコンを多く使う仕事なので、高いレベルのパソコンスキルを身に付けることのできる業務です。

自分の仕事の成果が実感できる

総務の仕事は会社がスムーズに運営できるように、様々な物品などを管理し、あらゆる業種をサポートする業務です。縁の下の力持ちともいえる作業も多いのですが、困っている人に直接に対面しサポートする機会が多い仕事でもあります。そのため、どのように問題を解決できたのかが実感しやすく、喜んでいる姿が仕事の糧となりやすいです。例えば社内イベントなどが成功したときなどは、その成果が目に見えやすく、直接に感謝の言葉を貰える場合も少なくありません。

1つの部署だけにとどまらない会社改革

残念ながら総務という仕事は、直接に利益を上げるなどの目に見えやすい業績を上げにくい仕事です。なぜなら、他の部署を手助けし、会社運営が滞りなく進むように補助することが一番の業務だからです。しかし、社内のあらゆる部署と関連を持つ業務を行う総務は、積極的に改革案を出すことによって、会社全体を巻き込むプロジェクトを提案しやすい仕事でもあります。

そのようなプロジェクトを立ち上げるためには、社員の不平や不満や社会的な動向や、求められる企業の形などを広く捉える経営者的な視点が必要です。総務は様々な人と接する機会が多く、経営者的な視点を磨きやすいです。くわえて、総務は利潤を直接に産む部門ではありません。社内で客観的な立ち位置にある場合が多いため、主観的でない理にかなった改革案を提案しやすいことも総務で働くメリットであるといえます。

残業少なめで、プライベートと両立できる

総務の仕事は様々な面に渡っており、非常に広く多様です。しかし、急ぎ解決をしなければいけない仕事は少ないので、退社時間のコントロールがしやすく、残業が少ない傾向にあります。ワークライフバランスが取りやすい仕事といえます。プライベートや家族との時間を大切にしたい方には非常に向いている業種です。




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RUN-WAY編集部

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