メールを送るタイミングは？
取引先などの社外への退職の挨拶は、後任への引き継ぎなども必要であるため、退職日の2～3週間前には行う必要があります。取引先に対しての責任もありますので、退職が決まり、早い段階から挨拶メールを送るのが良いでしょう。しかし、上司に宛てた挨拶メールは退職の報告ではなく「最後の挨拶」の意味合いが強いため、一般的には最終出社日に送信します。会社によっては暗黙のルールが存在する場合もあります。勤務中ではなく、定時を過ぎてから送信するのがマナーであるという場合や、1週間前が慣例である場合もありますので、会社のルールに従うのがいいでしょう。先輩からの意見を参考にしたり、これまでに受け取った挨拶メールを確認してみることでも会社のルールが見えてきます。これまでお世話になった会社ですので、最後までマナーを守ることが大切です。退職が決まってからの数週間は少しでも美しい去り際を演出することに努め、これまで以上に笑顔で生き生きと仕事をするのがいいでしょう。上司に対しての礼儀を大切にすることで、気持ちよく会社を去ることができます。結婚や出産での退職の場合には、また仕事に復帰することもあるかもしれません。その時のために少しでも良い印象を残しておくことが大切です。人間関係の結びつきを大切にすることで、自身の将来的な活躍の役に立つことも考えられます。
上司にはどのようなメールで挨拶をするといい？
上司に送信する挨拶メールは、個人的なメールではなく、ビジネスメールであるということをしっかり認識して作成しましょう。そのためビジネスメールの基本をきちんとおさえることが重要です。件名には「退職の挨拶」とすることで、件名だけで要件がわかるようにします。退職の理由も必ず書き添えるのが基本ですが、ビジネスメールでは「一身上の都合」とだけ記し、細かく書かないことがルールです。出産や結婚といった理由の場合には、おめでたいことですので書いても問題はありません。退職日もきちんと記入し、後任や引継ぎについても明記しておきましょう。退職後もきちんと後任に仕事を引き継いでいることを示すことで、これまでの信頼関係を継続できます。退職後には自分が抜ける穴を埋めてもらう事にもなるのですから、最後まで誠意を示すことが重要です。
さらに、本来ならば直接出向くべきところを、メールでの挨拶になることへの謝罪も忘れてはいけません。上司に対するこれまでのお礼をきちんと述べ、自身のこれからの活動についてもさらりと触れておくのがいいでしょう。最後に上司の今後の活躍を祈る旨を、織り交ぜるのがおすすめです。だらだらと長く書くことで、気持ちが伝わりにくくなります。短い文章で簡潔に感謝の気持ちを表現することがビジネスメールとしてのマナーです。
