代休とは？
サラリーマンの方であれば、一度は代休を取ったことがあるのではないでしょうか。
代休というのは、休日に社員が出勤したときに、労働日がこの替わりに休日になることです。
法律で代休は義務化されているということではありません。
社内規則で決めることによって、社員は代休を申請することができます。
しかし、労働基準法においては、会社に対して「使用者は労働者に対して、毎週少なくとも1回の休日を与えなければならない」と義務化されています。
また、労働基準法上では、休日出勤したときは、35%の割増賃金を休日手当として社員に支払う必要があると決まっています。
なお、35％の割増賃金は法定休日に出勤したときで、法定外休日に出勤して1 週間に40時間をオーバーしたときは割増賃金として25％を支払うようになります。
社員が休日出勤したときは、可能な限り代休を速やかに取らせること、割増賃金を支払うことが、社員の健康管理のため、会社のコンプライアンスのためにも必要でしょう。
期限内に代休が取れないときの対応とは？
代休自体が会社オリジナルで決定するものであるため、社内規定によって代休が取れる期限も違っています。
しかし、速やかに代休は取ることが大切で、だいたい3ヵ月以内に取るようになっているケースが多くあるようです。
決定された期限内に代休を社員が取れなかったときは、代休の取得を会社は拒めます。
しかし、休日出勤による35%の割増賃金は支払う必要があります。
なお、代休を社員が取らないときは、労働基準法で決定された法定休日を与えられないことも想定できるため、会社は代休を社員が取れるように気配りする必要があります。
労働基準法を守るためのみでなく、人件費のことからも、会社は代休を社員に取らせたいということが実情です。
しかし、社員から見ると、給料が支給されない代休でなくて有休休暇を取る方が得になります。
さらに、労働基準法においては、代休を取らなくて有給休暇を取ることはできるため、会社は有給休暇を取ることを拒むことはできません。
そのため、代休を取ることを社員に強いると法律に違反するようになるため、会社としては注意する必要があります。
有給休暇と代休を管理する方法とは？
ここでは、有給休暇と代休を管理する方法についてご紹介します。
休日出勤を申請するときに代休を決める
休日出勤した後に代休を取らせるときは、対応しない社員がいることもあり得ます。
そのため、就業規則において休日出勤の申請と一緒に代休を決めるようにすると、社員は休日出勤するときに代休を取るようになります。
代休を取る期限を決めておけば、いつまでも代休を取らないことも無くなります。
給料計算の同じ期間内であれば、勤怠管理や給料計算が容易になります。
なお、代休を取るまでに発生した賃金の全部あるいは割り増し分を精算しない会社もありますが、これは労働基準法違反するリスクがあります。
代休が同じ給料計算の期間内に取れなくても、先に休日出勤の賃金は清算すべきでしょう。
振替休日で対応する
振替休日というのは、勤務日に休日を変更して他の日に休みを振り替えることです。
代休と違うのは、代わりの休日を前もって決定することです。
基本的に、会社側で休日をどの日に振り替えるかは決定します。
振替休日のためには、前もって運用ルールを就業規則で決定しておく必要があります。
振替休日が同じ週にあると、出勤した日は普通の出勤と扱いが同じになるため、代休とは違って割増賃金は休日手当などのように発生しません。
しかし、次の週以降に振替休日がずれて、勤務時間が当該の週に法定労働時間の1週間をオーバーしたときは、時間外手当をオーバーした分について支払う必要があります。
このような決まりのベースは、昭和63年3月14日基発150号などの厚生労働省労働基局長の通達や回答（基収）になっています。
緊急でなければ休日振替に休日出勤をすると、いつまでも社員が代休を取らないということが防止でき、割増賃金も発生しません。
勤怠管理システムを採用する
休日出勤の代わりの休みとしては、振替休日と代休があり、いずれに当たるか正しく掴むのは困難です。
何回も月にあると社員も忘れるでしょう。
有給休暇もあれば混乱する要因になります。
さらに、休日についても、週1回の労働基準法による法定休日と、会社でオリジナルに設ける法定外休日があり、休日出勤における割増賃金を算出する方法が違います。
シフト制を採用していたり、部署がいくつもあったりすれば、報告をメールや手書きのやり取りで受け、表計算シートなどで管理するのは困難になります。
そのため、勤怠管理システムを採用すると、人為的な間違いが防止できて給与計算が正しくできるでしょう。
勤怠管理システムでは、代休や振替休日、有給休暇が画面上で申請できます。
前もって就業規則に従った決まりを設けておくと、間違って入力したときにエラーになって入力できないようにすることもできます。
どの休日と休日出勤が繋がっているかも目で見てチェックすることができ、自動的に割増賃金も算出できます。
当然ですが、有給休暇の取得状態や残っている日数、有効期限もすぐにわかります。
そのため、担当者は簡単なチェックを締め日に行うだけになります。
修正がもしあってもデータは繋がっているため、すぐに全体に対する反映もできます。
最終的に、社員に正しい給料が支給できる以外に、面倒な仕事が担当者も無くなるため、残業を締め日のたびにする必要もないでしょう。
振替休日と代休の違いとは？
振替休日が代休と同じようなものとしてありますが、振替休日は前もって労働日と休日を振り替えておくことです。
例えば、土曜日に出勤するのが決定したときに、労働日に土曜日をする代わりに休日に別の労働日をするものです。
一方、代休とは、休日出勤した代わりに休日に別の労働日をするものです。
振替休日は休日出勤する前に労働日と休日を入れ替えておくものですが、決定する時期が違っています。
また、休日出勤した日より後の労働日に代休はなりますが、出勤した休日の前後のいずれの日に振替休日は設けてもいいということも違います。
振替休日も代休も、休みが出勤した休日の代わりに取れるということで同じようなものですが、割増賃金が発生するかが最大の違いでしょう。
代休のときは、代わりの休日と一緒に割増賃金が25%あるいは35%発生しますが、振替休日のときは割増賃金が発生しません。
振替休日のときは、もともと休日であった日が振替によって労働日になるため、この日に仕事をしても休日労働には該当しなくなるためです。
