友人とのラインやメールの返信とは異なり、ビジネスマナーとしてのメールの返信ルールや書き方を知っておくことは、社会人として必須ルールです。自分からのメールではなく、相手からのメールの返信はどこまですればよいかなど、迷うこともあるでしょう。今回は、基本的なメールの返信のマナーについて解説します。
ビジネスメールの返信における基本マナー３つ
ビジネスメールに対する返信は、大きく分けて3つの基本マナーがあります。3つのマナーをしっかり押さえておくことで、相手とのスムーズなやり取りができます。今までなんとなく変身していた人も、これから社会人になる人も、参考にしてください。
メールの返信マナーその1 受け取った翌日までに返信する
ビジネスのメール返信マナーとして、基本的には受け取った翌日までには必ず返信しなければならないというものがあります。社会人一年目の時はよくやってしまうミスなのですが、メールがたくさんきすぎて返信が追い付かず、放置しているうちに催促のメールが来てしまうことあります。
特に営業で起こりやすいミスで、見積もりの依頼が来ていたのに返信せず契約自体が打ち切りになってしまうこともあります。それを避けるため、ビジネスメールはメールを確認したらすぐに返信するようにします。
他に手いっぱいでどうしてもすぐに返信できない場合も、翌日までには返信します。質問の回答に時間がかかる場合は、「回答が遅くなる」というメールを、謝罪と遅くなる理由、いつまでなら回答できるかを明記して返信します。
メールの返信マナーその2 メールを受け取ったら返信する
友人とのラインなどで、「確認したから返信しなくてもいいか」と考えることがありますよね。もちろん仲のいい友人同士ならそれで構いませんが、相手が仕事相手の場合は、情報共有のメールであっても必ず返信することを心がけてください。
内容自体を膨らませる必要はありません。「確認しました」ということと連絡をしてくれたことへの感謝の意さえ伝えればOKです。「返信は不要です」と書かれたメールがくる場合もありますが、その際は返信をしなくてもマナー違反にはなりません。
情報共有のメールに返信した遺構は、基本的に不備があったり追加連絡が来たりしない限りは先方からは返信がないと考えて問題ないでしょう。
ちなみにこの逆で、自分が自分が送信をした場合は、相手から回答を返信されたら自分がお礼の返信を送ります。
つまり、ビジネスメールのやりとりは、自分が送ったメールを自分で終わらせるのが基本ルールなのです。
メールの返信マナーその3 「CC」メールへの返信はしなくてよい
メールが送られてくるパターンとして、自分のアドレスが「メイン」ではなく「CC」に入っていることがあります。この場合は、メールへの返信はしないようにします。
「CC」とはCarbon Copyの頭文字をとった略語で、「メールの写し」という意味です。例えば、情報を共有したいだけの人に送ったり、「こういったメールを取引先の人に送りました」と上司へ伝えるために入れることもあります。
CCでは複数の人を指定することもあります。自分がCCに入っていたなら、メールの返信はしません。逆に自分がメインで送られてきてCCに別の人が入っていたら、一般的には全員に返信するのが基本ルールです。
CC先への返信は不要ですという記載があれば、送信者のみに返信することもあります。どうしたらいいか判断の付きかねる内容の場合は、上司に相談してみてもよいでしょう。
まとめ
いかがでしたか？ ビジネスメールは、私用のメールは大きく異なり、マナーを守って送信する必要があります。愛へのメールは要件を簡潔に伝え、長ったらしくならないようにします。最初のうちは敬語などが不安でしょうから、上司に確認してもらってから送付するのもいいですね。慣れてくればスムーズなやり取りができるようになりますので、先輩のメールなどを見ながら技術を盗み、効率的で礼儀正しいビジネスメールを送れるようにしましょう。
