印象を左右する電話応対のマナー
会社にかかってきた電話を取るときは、気をつけましょう。誰が出たか、相手にはわかりませんから、電話をかけた相手にとって、電話に出た人が「会社」そのものだからです。自分の応対が悪ければ、会社全体の印象を傷つけてしまうのです。
声は明瞭に、明るく受け答えしましょう。自分が話すときは、ゆっくりとわかりやすく話しましょう。
電話に出るのが遅れてしまった場合は、最初に「お待たせしました」と言います。
電話では、まず会社名と部署を伝えます。相手が言う要件は聞き漏らさず、重要なことはメモを取りながら聞きます。
相手が、社内の誰かを呼ぶように言ったとき、もしも相手が名乗っていない場合は「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」と相手を確認してから、電話を取り次ぎます。
取り次ぐ相手が不在で、要件を代わりに聞く場合は、大事なことを落とさずにメモしましょう。聞き終えたところで復唱し、確認します。終わりには自分の部署と名前を伝えます。電話を切るのは、相手が電話を切ったあとにします。
自分がかけるときは、前もって話す内容をまとめておく気遣いをしましょう。「お忙しいところ失礼します」「伝言をお願いできますか」などの言葉を上手く使いましょう。
身に付いていて当然として扱われるビジネスマナー
「新人だから、敬語が使えません」「電話が恐いです」などと言っていては、社会人として失格です。社外から見ると、たとえ新人でもその会社の一員で、会社を代表している人なのです。そのため、ビジネスマナーは、だんだん覚えていけばいいものではなく、社会に出るときにしっかり学んでおくべきものです。常識ある社会人はマナーを当然身につけていますから、それができていない人は、半人前扱いされても仕方ありません。
出会った人を不快にしないような礼儀を身につけましょう。ビジネスの基本である「信頼」を得るためには、きちんとしたマナーをマスターすることが不可欠なのです。
