「時は金なり」はウソじゃない!時間を生み出すビジネスマンの時間管理術

時間管理術

できるビジネスマンといわれる要素のひとつに、時間管理術が優れていることが挙げられます。時間を管理するということは、時間をどのように使うかではなく、時間をどのように生み出すかではないでしょうか。効率よく仕事を進めるためには、時間管理術が重要なポイントとなるといえます。

できる時間管理術のコツはスケジューリングにある

忙しい毎日だからこそ、スケジューリングの必要性が大きくなっています。スケジューリングによってどの仕事をいつやればよいのかを決めることができ、時間管理術が磨かれていきます。効率的なスケジューリングには、3つのステップがあります。第1のステップは、タスクをすべて洗い出すことです。自分の仕事についてすべて書き出してみましょう。本当にやらなければならないタスクに対して、自分は理解しているのか、整理されているのか、見落としはないかなどが認識できます。タスクを認識することで効率が上がり、結果の満足度も高くなります。第2のステップは、デッドラインを設定することです。仕事に対して、自分が絶対ゆずれないデッドラインを設定することで、時間を限定させるのです。限られた時間内で仕事をすることで集中力が増し、スピードや工夫も加わることで、仕事がはかどるのです。第3のステップは、スケジュールに落とし込むことです。ステップ1と2で、仕事の優先順位と期限が明確になります。それをスケジュール帳に記載します。記載することで終了した仕事の把握や、遅れている仕事の調整などが視覚的に確認できます。また次々と新しい仕事が入っても、それを加えながら調整することができるようになります。

マトリックスで時間管理をする

アメリカの作家でありコンサルタントでもあるスティーブン・コヴィーが提唱した時間に関する考え方の中に、時間管理マトリックスというものがあります。これはタスクを、重要性と緊急性で分類する時間管理術のことです。時間管理マトリックスは、まず縦軸に重要性、横軸に緊急性を取ります。縦軸の上に行くほど重要性が増し、また横軸の左へ行くほど緊急性が増すようにします。この結果、重要で緊急、重要だが緊急ではない、重要ではないが緊急である、重要でも緊急でもないというように4つの領域に分類できます。この時間管理マトリックスで、分類されたタスクには優先順位があることが明確になります。そして重要性や緊急性の高いものに時間を割り当て、反対に重要性や緊急性の低いものにかける時間を見直すことができるようになります。

領域別に処理の仕方を変える

時間管理マトリックスでは、タスクを4つの領域に分類しました。第1は重要で緊急なものの領域で、例えば締め切りのある仕事やクレーム対応、病気や事故などがあります。重要なものの見落としがないか、時間がかかるのであれば障害物はないかなどチェックすることが必要です。第2は重要だが緊急ではない領域です。この領域には将来の計画や準備、勉強や自己啓発、品質改善などがあります。第3は重要ではないが緊急である領域です。無駄な電話、無駄な会議や報告書、飲み会や接待などがあります。そして重要でも緊急でもない第4領域には意味のない仕事や活動、無駄話などがあります。このように各領域にはどのようなタスクがあるかを明確にすることで、領域別に処理の方法を変えることができます。その結果タスクの効率化を図ることができるようになるのです。

全てに完璧を求めてはいけない

時間管理マトリックスで4つの領域に分類することで、タスクと時間の優先順位が明確になります。つまり4つの領域の重要性と緊急性には、差があるということです。第1領域は、即座に取り組む必要があるため最も時間が割かれる領域になりがちです。完璧を求められることも多く処理後の充実感も高い反面、ストレスも強くかかることもあります。第2の領域は、最も時間をかけることが理想といわれています。ここに時間をかけることで、将来的に大きなプラスになることが考えられるからです。第1領域で時間をかけ過ぎて、第2領域に集中できないことは多くあります。時間管理マトリックスを有効的に活用することで、自分の成長につながるタスクに時間をかけて取り組むことが可能になります。また第3の領域では、人間関係が関わるタスクが多くなります。そして第4領域は無駄であると同時に、油断すると時間を奪われる危険性があります。重要性の低いものに完璧さを求めることは、避けるべきことです。無意味なタスクに時間をかけることはやめて、思い切って不要であると判断することも必要です。

空き時間もあえて残して置くことが大事

時間管理マトリックスを有効に活用するためには、空き時間を残しておくことが重要です。一生懸命取り組んでも、スケジュール通りにタスクが進むとは限りません。次のタスクにも影響することになり、そしてすべてのスケジュールに狂いが生じることになってしまいます。このような事態の防止策として1日に1~2時間程度の空き時間を作ることで、時間の調整ができます。また急なタスクが入ってきた時にも、対処できます。1日の時間は限られています。そして1日の時間は世界中の人に平等に与えられています。その時間をどのように管理し生み出すかを考えることは、自分自身のスキルアップそして人生を決めることにつながるといえるでしょう。

今の職場に不満がある20代女性の方へ

「今の職場の給料や待遇に不満がある…」

「転職を考えているけど何から始めたらいいかわからない…」

「そもそも転職をするかどうか迷っている…」

東京圏の20代女性に特化した転職エージェント「おしごとスタイリスト」というサービスがあります。

おしごとスタイリストは、広告費をほとんど使わずにサービス向上に力を入れている、隠れた優良転職エージェントです。

完全無料で、あなたにとって最も良いキャリアの選択をサポートいたします。

 

詳細を見る

LINEで無料相談する

この記事に関するキーワード

RUN-WAY編集部

RUN-WAYは、「自分らしくHappyに働きたい」と願う、全ての女性をサポートするためのメディアです。
働く女性の困ったを解決し、理想のキャリアに一歩近づくための情報をお届けします。