社外の人から挨拶メールがあった場合の文面
社外の人からの退職連絡の場合、基本的に注意しなければいけない事項は、社内の人からの挨拶メールと同じです。しかし、会社ぐるみでお世話になったという内容を盛り込むことが必要になります。例えば、転職や定年退職をすることになった場合には、今後の事業について、後任の担当者とうまく進めていくので安心してほしいといった旨を書きます。
また、相手がいてくれたお陰で自分たちの会社がどれだけ助かったか、ということを入れ込むとよりよいでしょう。退職する相手と深く関わる場面があった場合、その時の得た気づきや、仕事以外で話したり聞いたりしたことなどを思い出として入れてみましょう。社外の相手ではありますが「覚えていてくれた」と印象を残すことができます。身体・精神にかかわることがデリケートな話題なのは社外の人が相手でも同じです。
社内の人の場合よりもよく気を付け、触れないようにするべきです。社外の人の場合は退職者が見ない、もしくは気にしなかった場合でも、同じ会社の別の人がそのメールを見る可能性もあります。万が一見られてしまってもおかしくないように、深い話題には触れないほうが良いでしょう。
ただし、実は相手の身体を気遣う内容を入れることは丁寧な印象が与えられます。社内の人が相手の場合と同様に、最後の締めの文章として「お体ご自愛ください」などの文面を入れると丁寧さが増します。
まとめ
退職の挨拶メールが来た場合の返し方や文面について考えてきました。基本的には退職の挨拶メールに返信は必要ないというのは冒頭で述べた通りです。
しかし、女性らしい丁寧な返信は、相手にとっても気分がよく、退職後も円満な関係を続けていくことができます。
メールだけではなく相手を気遣うことは働く上でとても重要です。退職の挨拶メールは毎日のように来るメールとは違うだけに、一通一通がとても重みがあります。できるだけ相手の立場や気持ちを考えた、素敵な返信ができるようにしたいですね。
