履歴書の封筒を手渡しするときはどうすればいい?書き方や渡し方のマナー講座

履歴書の封筒を手渡しするときはどうすればいい?書き方や渡し方のマナー講座

面接を受けるときには、本人が履歴書などの応募書類を封筒に入れて持参するケースもあります。
このようなスタイルで履歴書の手渡しをする場合、先方にどんなふうに渡せばいいのか悩んでしまいますよね。

ここでは、履歴書の手渡しの仕方についてご紹介します。

【この記事の目次】

  1. 履歴書を封筒に入れて持っていくべき3つの理由
  2. 封筒をカバンに入れる時の2つのポイント
  3. 封筒に入れる物
  4. 複数の書類を入れる場合の正しい順番
  5. 履歴書を封筒に入れるときの注意点
  6. 履歴書を入れる封筒の適切なサイズ・色
  7. 履歴書を折る必要がある場合の注意点
  8. 履歴書に使う封筒の表面と裏面の正しい書き方
  9. 郵送する場合の封筒のルール・マナー
  10. 面接で履歴書を手渡しするときのマナー
  11. 受付で封筒を手渡しする場合のルール・マナー
  12. 履歴書を入れた封筒を採用担当者に手渡しするタイミング
  13. 空き時間を有効的に使うために!履歴書のコピーを持参することを忘れずに!
  14. まとめ

1. 履歴書を封筒に入れて持っていくべき3つの理由

理由1:書類の破損を防ぐため

履歴書を封筒に入れて持参するのには、いくつか理由があります。

例えば、「書類の破損を防ぐ」ことは、封筒に入れる大きな理由の1つ。履歴書を守る目的で使うのが封筒です。

むきだしのままカバンの中などに仕舞うと、次のような問題が起こる可能性がでてきますので、履歴書は必ず封筒に入れるべきと言えます。

  • 履歴書が汚れる
  • 用紙が折れる
  • インクがにじむ

カバンの中にペットボトルの飲み物などを入れている場合、移動している最中に中身が漏れて履歴書が汚れてしまうかもしれません。また、荷物の出し入れの際に用紙に折り目がついてしまった、などもよくあるパターンと言えます。

雨の日などは、カバンの中に水が入ることも考えられます。こういったときに履歴書がむきだしになっていると、用紙に水滴がついてインクがにじむケースもありますので注意が必要です。

移動中は、紙が摩擦を受けることが多くなるため、いつの間にか文字がにじんでいた、ということもあるでしょう。封筒に入れることで、このような問題はある程度避けられます。

理由2:個人情報を守るため

封筒に入れる2つめの理由は、「個人情報を守るため」です。履歴書には、以下のような個人情報が記載されています。

  • 氏名
  • 住所
  • 電話番号やメールアドレスなどの連絡先
  • 学歴や職歴

むきだしのままだと、このような情報が他人の目に触れやすくなります。

例えば、カバンから履歴書の用紙の一部がでているようなときには、電車の中などで内容を他の人に見られてしまう恐れがあります。また、たくさんの応募者が集まる面接会場でも、個人情報が人目につきやすくなるでしょう。

履歴書は、個人を特定できる住所や連絡先が載っている書類だからこそ、気を付けて扱うべきと言えます。

履歴書には、学歴や職歴、持っている資格といったプライベートな情報も書いてありますので、持ち歩く際にも個人情報が漏れないように封筒に入れておくのがベストです。

理由3:マナーが悪いと思われる

「採用担当者に良い印象を与えること」も、履歴書を封筒に入れて持参する理由の1つです。

採用担当者の中には、応募者を細かい点までチェックしている人もいます。このような担当者にぶつかった場合、履歴書を封筒に入れていないとマナーが悪いと思われる可能性があります。

実際、履歴書をむきだしのまま持参すると、以下のような印象を与えてしまいかねません。

  • 社会人としての常識がない
  • 礼儀にかけている
  • 粗雑に仕事をする人

面接官は、限られた時間の中で応募者の採用、不採用を決めなければなりません。面接の際のちょっとした立ち居振る舞いから、応募者のパーソナリティをチェックする面接官も多く、面接で良い印象を与えることは採用されるためにも大切です。

封筒にきちんと履歴書を入れていれば、それだけプラスのイメージを与えられる確率が高くなります。面接での印象を良くするうえでも、履歴書は封筒に必ず入れるべきです。

2. 封筒をカバンに入れる時の2つのポイント

ポイント1:封筒のままカバンに入れるのはNG!クリアファイルに入れておくのがポイント!

履歴書を入れた封筒をカバンの中に仕舞うときには、ぜひチェックしておきたいポイントがあります。

せっかくきれいに仕上げた履歴書が破損しないように、封筒をカバンに入れる際にも少し工夫をしてみましょう。

クリアファイルにはさむのが基本

封筒は、クリアファイルなどにはさんでからカバンの中に入れるようにします。

封筒には履歴書を守る働きがありますが、紙である以上はやはりカバー力にも限界があります。

封筒に入れていても、移動中などに履歴書が汚れたり、折れたりする可能性は十分にあるため、プラスチック製のファイルでしっかりとガードをして持ち歩きましょう。

封筒を汚さないためにもクリアファイルは必要

封筒をそのままカバンに入れると、封筒自体も汚れることがあります。

応募先では、封筒ごと手渡しをするケースも多いので、履歴書だけでなく封筒もきれいな状態に保つことが必要です。

封筒の汚れや折れなどもクリアファイルに入れることで防げるため、持参するときには必ずファイルに入れておきましょう。

ポイント2:カバンに入れるときはすぐ取り出せる場所にしまおう!サイドポケットがおすすめ!

カバンの中に履歴書を入れる場合、すぐに取り出せるような場所に収納しておくことも重要なポイントです。面接会場では、突然履歴書の提出を求められることも考えられます。

採用担当者を待たせないためにも、履歴書を入れておく場所も考えておく必要があります。

サイドポケットは履歴書を入れるのに最適な場所

スマートに応募書類を取り出したいときには、カバンのサイドポケットに履歴書を入れておきましょう。実際、就職活動用のカバンには、こういったサイドポケットがついているデザインが多いです。

カバンのサイドポケットであればスムーズに書類を取り出せますので、採用担当者を待たせてしまう心配もありません。

サイドポケットがないときは内ポケットを活用

サイドポケットがついていないカバンの場合は、内側のポケットなどに履歴書をしまうという方法があります。

他の品物とすぐに見分けがつくようにしておけば、渡すときに手間取ってしまうことはなくなるでしょう。

3. 封筒に入れる物

封筒の中に入れるのは、基本的には履歴書のみです。

ただ、企業によっては次のような応募書類の提出を求めてくるケースもあります。その場合には、履歴書に同封しても問題はありません。

  • エントリーシート
  • 職務経歴書

封筒の中に折らずに入れられるようなときには、エントリーシートも履歴書に同封できます。

ただ、エントリーシートの様式は企業によってさまざまですので、場合によっては封筒のサイズに合わないこともあります。このようなときには、無理をして同封するのは避けたほうがいいかもしれません。封筒が破損する可能性があるときには、封筒を別に用意したほうが無難です。

職務経歴書は、大抵はA4サイズです。履歴書とほぼ同じサイズの場合が多いため、職務経歴書の場合は履歴書と一緒に封筒に入れることもさほど難しくはないでしょう。

4. 複数の書類を入れる場合の正しい順番

いろいろな応募書類を封筒に入れるときには、順番に迷ってしまうかもしれません。

履歴書のみを提出する場合でも、別に添え状を用意する必要がありますので、封筒に入れるときの順番はぜひ知っておきたいところです。

添え状と履歴書を入れる場合

履歴書に添え状を加えて封筒に入れる場合は、表面側から見て添え状、履歴書の順になるようにします。

履歴書の添え状は、応募書類を提出する際の簡単なあいさつ文を書く書類です。採用担当者に最初に目にしてもらいたい書類ですので、履歴書の上にくるように封筒に入れます。

職務経歴書などの複数の書類を入れる場合

封筒に入れる応募書類が複数ある場合には、表面側から添え状、履歴書、職務経歴書、エントリーシート、他の書類の順番に入れていきます。

履歴書は、数ある応募書類の中でもとくに重要な書類になるため、添え状のすぐ下にします。採用担当者が順番に見ていくことを考えて、応募書類をセットしましょう。

5. 履歴書を封筒に入れるときの注意点

面接に履歴書を入れた封筒を持参するときには、糊付けをしないのが基本です。糊付けをしてしまうと、以下のような問題が生じる可能性があるため、注意が必要です。

  • 採用担当者が書類を見るのに時間がかかる
  • 応募書類に糊が付いてしまうことがある

面接は、採用担当者が応募者が持参した書類を見ながら行うケースが少なくありません。封筒を糊付けしてしまうと、その場で封筒を開封しなければならないため、書類に目を通すまで時間がかかります。

複数のスタッフが応募書類をチェックするようなときには、面接官も時間を気にしていることが多く、開封しにくい書類を持参すると、「気が利かない人」、「マナーを知らない人」と思われる可能性があります。

また、封筒を糊付けすると、履歴書などの応募書類にも糊が付いてしまいかねません。持参する場合は、郵送の場合のように中身が出てしまう心配はありませんので、糊付けをしない状態で持っていきましょう。

6. 履歴書を入れる封筒の適切なサイズ・色

特に指定されていない限り、履歴書を入れる封筒は自由に選ぶことができます。

ただ、こういった応募書類を持参するときの封筒にはある程度決まりがありますので、マナー違反にならないようなものを選びましょう。

封筒を選ぶときに気を付けたいのが、次のようなポイントです。

  • サイズ

・サイズ

履歴書を持参する際には、A4サイズの書類を折らずに入れられる封筒を選ぶことが大切です。角形A4号や角形2号などは、B5サイズやA4サイズの履歴書や職務経歴書などを入れるのに最適と言えます。

【履歴書のサイズをきちんと理解しよう!おすすめ記事】
履歴書のサイズには何がある?どれを選べばいいの?

・色

封筒の色は一般的に白色がベストと言われています。実のところ、ビジネスシーンでは茶色の封筒も広く使われています。ただ、このような茶色の封筒を履歴書を持参するときに用いるのは、かつてはマナー違反という意見がありました。

したがって、面接に書類を持参する場合は、履白色の無地の封筒を選ぶのが妥当な選択と言えるでしょう。

7. 履歴書を折る必要がある場合の注意点

履歴書などの応募書類は、基本的に折るべきではありません。角形A4号や角形2号などの封筒を使うのも、いわば折らずに書類を持参するためです。

ただ、状況によってはやむを得ず書類を折らなければならない場合もあるでしょう。そのような場合は、三つ折りにするのがマナーです。

次のようなポイントに気を付けて三つ折りにすれば、マナー違反になることはないでしょう。

  • 写真が上段にくるように横に折る
  • 3つの折り目が等間隔になるように折る

履歴書を三つ折りにするときには、横に折ります。写真や日付を書いた欄が上にくるようにして、3つに折っていきましょう。

また、3つの折り目が等間隔になるようにするのがマナーです。いきなり折り始めると余計な折り目が付いてしまうことがありますので、バランスを見ながら少しずつ折り目を付けていきましょう。

他の用紙を使って折り方をチェックしておくと、スムーズに三つ折りに折ることができます。

8. 履歴書に使う封筒の表面と裏面の正しい書き方

表面

封筒の表面には、応募書類が入っていることが分かるような文字を記入します。記入するときのポイントをいくつかご紹介しましょう。

封筒に宛名を書く必要はない

履歴書を入れる封筒の表面には、会社名や担当者名などの宛名を書く必要はありません。封筒の宛名の部分は、そのまま何も書かずに持参をしましょう。

左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と記入

封筒の左下には、赤いボールペンを使って「履歴書在中」という文字を記入します。このような文字は、市販の履歴書にセットされている封筒にも記載されていることがあります。持参する封筒にも、同じようなスタイルで文字を入れましょう。

定規を使い、「履歴書在中」を四角く囲う

「履歴書在中」と書いた部分は、赤いボールペンで四角く囲います。フリーハンドで書くと大抵は線が曲がってしまいますので、定規を使ってきれいに仕上げましょう。

「履歴書在中」のスタンプを使うという手もある

文房具店で販売されているスタンプを使うと、より簡単に封筒の準備ができます。「履歴書在中」のスタンプを探して、封筒の表面の左下に押せば準備は整います。

裏面

持参する封筒には、裏面にも記入しておくべき内容があります。採用担当者が応募書類を扱う際に戸惑うことがないよう、気を配るのも1つのマナーです。

履歴書を提出する年月日を左上に書く

封筒の裏面には、履歴書を提出する日付を記載します。持参する当日の日付を書くのが、この場合のポイントです。左上の部分に、やや小さ目の文字で年月日を書き入れましょう。ちなみに、年月日は縦書きに記入します。

自分の住所、氏名を左下に記入する

年月日を書いた下の部分には、自分の住所や氏名を書きます。住所は郵便番号から記載し、番地も都道府県名から正確に記入をしましょう。学生の場合は、在学している学校名を書いておくとより丁寧です。住所や氏名なども、文字のバランスを考えながら縦書きにします。

9. 郵送する場合の封筒のルール・マナー

郵送する場合の封筒のルール・マナーを紹介します。履歴書を郵送で送る場合、手渡しをする場合とは封筒のルールが異なる点があるので注意が必要です。

郵送するときのマナーを守ることで、受け取る側の印象が変わってきます。好印象を与えるためにもしっかりとマナーを守りましょう。

書類の入れ方

書類の入れ方は手渡しする場合と変わりません。

書類を入れる順番

書類の入れる順番も手渡しする場合と変わりません。

表面に宛名を書く

面接の際に直接履歴書を持参する際には、ご紹介したように封筒に宛名書きは不要です。一方、郵送で書類を送付する場合は、社名や部署名、担当者名などの宛名を書く必要があります。

宛名の書き方

宛名は個人名と会社・組織名で使う敬称が異なります。正しい使い分けをして良い印象を与えましょう。

①担当者の氏名で個人あての場合は「様」を使う
「様」を使う場合は、個人に対して使うようにしましょう。個人に対する敬称で、相手に失礼のないように必ず「様」を付けて宛名を書く必要があります。例えば「〇〇株式会社〇〇部〇〇様」といったような使い方をします。

②会社や部署名あてには「御中」を付ける
「御中」は会社や部署名に使う敬称です。担当者名が不明だったときに使うことができます。例えば「〇〇株式会社〇〇部御中」といった書き方をします。

③「様」と「御中」の併用はしない
担当者名が明らかだったときに使う「様」と担当者名が不明だったときに使う「御中」は同時に使うことができません。例えば「〇〇株式会社御中〇〇様」といった書き方は誤りなので気を付けましょう。「様」を使う場合「御中」は必要ありません。

封の糊付けをする

郵送するときには封の糊付けも必要です。封筒に糊を付け過ぎないように注意をすれば、中の応募書類が汚れるといったことはないでしょう。

期限内に確実に届くようにする

企業が募集をかけている場合、履歴書の期限が決められています。企業側はスケジュールを組んでいるため、選考に間に合わせるために期限を設定している場合が多くあるのです。期限内に届くようにするためには、早めに郵送する必要があります。

また、企業側から履歴書の提出を求められた場合は、できるだけ早めに提出するように心がけましょう。1~3日程度で郵送できるように履歴書を用意しておきましょう。

切手を貼り、郵便料金が不足しないようにする

郵便料金が不足してしまうことは、期限内に届かないだけでなく、企業側に郵便料金を負担させてしまう恐れもあります。郵便料金が不足していた場合、差出人に返送されるか、受け取り側に不足分の料金を支払ってもらうことになっています。

企業側に不足分の料金を負担させることは社会人としてあってはならないことなので、確認を怠らないように気を付けましょう。

郵送する時の目安料金

郵便物に貼る切手の額は、郵送料金に対して過不足がないようにしましょう。
郵送料金は郵便物の「大きさ」と「重さ」の2つで決まり、たいてい140円(重さ100g以内)になるでしょう。

切手の額に過不足があると、採用担当者に悪い印象を与えてしまうので注意が必要です。郵便局に行って、郵送料金を確認してから送るとベストです。

急ぐ場合は宅配便か速達で郵送する

期限内に履歴書の郵送が間に合いそうにない場合は、宅急便か速達を利用しましょう。期限内に届かなかった場合、選考を受けることができないので、期限が迫っているときには利用すべきです。

書留は担当者の手を煩わせることになるので使わない

書留は相手にちゃんと届いたかを確認できる方法ですが受領印が必要となるため、担当者の手を煩わせることになります。できるだけ普通郵便で郵送して、相手の手間を省くようにしましょう。

メールでの連絡ができる場合はメールで知らせる

担当者のメールアドレスが分かるのならば、メールで履歴書を郵送したことを伝えておくと好印象を与えることができます。事前に連絡しておけば履歴書を事務処理するための準備が整います。紛失を防ぐこともできるので、連絡できる場合はしておいた方が良いでしょう。

10. 面接で履歴書を手渡しするときのマナー

面接官に直接渡す場合

履歴書を入れた封筒は、面接会場で面接官に手渡しすることがあります。基本的なマナーを知っておけば、いざその時になっても慌てずに対処ができるでしょう。

履歴書は封筒から取り出して渡すのが基本

面接官へ履歴書を渡すときには、封筒から取り出して差し出すのが基本です。一通りあいさつが済んだら、カバンから封筒を出し、履歴書などの応募書類を取り出しましょう。

書類を重ね、向きを変えて面接官に渡す

封筒から履歴書などの応募書類を取り出したら、書類をすべて封筒の上に重ねて、面接官が読みやすい向きに整えます。そのままの状態で、面接官に手渡しをしましょう。

書類は両手で持ち、相手の目を見ながら渡す

応募書類と封筒は、両手で持ちます。面接官の目を見て渡すように意識すると、自分の誠意ややる気を伝えることができるでしょう。応募書類を渡す段階から、面接官に良い印象を与えられるようにしておけば、面接にも落ち着いて臨めます。

受付で渡す場合

受付などで応募書類を渡す場合は、また少しマナーが変わってきます。この場合、面接官に渡すときに比べると、緊張感がいくぶん少なく済むかもしれませんが油断は禁物です。

履歴書を封筒に入れたまま渡す

受付で手渡しをする際には、封筒に入れたままの状態で履歴書を渡すのが一般的です。封筒に入っていれば、取り次いだ受付のスタッフがそのまま担当者に渡すことができます。

表面や裏面に「履歴書在中」や自分の住所、氏名などがきちんと書いてあるかどうかを確認してから渡しましょう。

相手の読みやすい向きで渡す

封筒を渡すときも、相手が読みやすい向きに整えておきます。封筒の中身が応募書類であるとすぐに分かるように渡すのがポイントです。

あいさつとお辞儀を欠かさない

書類を渡すときには、受付のスタッフに「よろしくお願い致します」とあいさつをします。両手でお辞儀をしながらあいさつをすると、丁寧な印象を与えられるでしょう。

11. 受付で封筒を手渡しする場合の注意点

受付で応募書類を手渡しする場合には、少し注意をしておきたい点もあります。例えば、持参した応募書類を誰に渡すかは重要なポイントの1つです。

添え状(カバーレター)を準備する

手渡しをするときには、当日になるまで受付と採用担当者のどちらに書類を渡すものなのかがわからないケースも少なくありません。

いずれにしても、書類の内容や自分のあいさつを記載した添え状はあったほうがいいでしょう。応募先の企業に好印象を与えられるのはもちろん、手違いなども少なくなりますので、この手の添え状も手渡しをする際に必要になる書類の1つです。

添え状はパソコンで作成することも可能

添え状は、パソコンで作成してもとくに問題はありません。この書類は読みやすく簡潔にまとめることが大切になってくるため、パソコンで作ったほうが良い場合もあります。

もちろん手書きで書くこともできますので、状況に合わせてベストな書き方を選択しましょう。

12. 履歴書を入れた封筒を採用担当者に手渡しするタイミング

持参した封筒を応募先の企業に手渡すタイミングは、次のようなときです。

  • 採用担当者から指示を受けたとき
  • 面接官から提出を求められたとき

受付で取り次ぎを依頼したときや面接の待ち時間などに、採用担当者から履歴書を出してほしいといった指示があれば、その時点で応募書類を提出します。

面接会場に入るまでとくに指示がない場合は、面接官から直接提出を求められる可能性が高いでしょう。このようなときには、そのまま応募書類を持ったまま会場に入り、面接官からの指示を待ちます。

実のところ、会社の業務の都合によって、応募書類の提出を指示されるタイミングはさまざまです。大抵は、応募者のほうから言い出さなくても先方から応募書類の提出を指示してきますので、指示の通りに手渡せば問題はないでしょう。

履歴書の指示がなかったらどうすればいい?自分から伝えてもいいの?

持参して欲しいと言われたにも関わらず、万が一、履歴書の手渡しに関する指示がなかった場合は、応募者のほうから切り出すのも1つの方法です。

折を見て、さりげなく「応募書類はいかがいたしましょうか?」と尋ねれば失礼になることはないでしょう。手渡しの指示がない場合、次のような可能性があります。

  • 採用担当者や面接官が忘れている
  • 事前の連絡事項を応募者が見逃していた

採用担当者や面接官が多忙なときには、応募書類の提出を指示するのを忘れている場合もあります。このようなときには、応募者のほうから聞いたほうがいいかもしれません。

ただ、質問をする前には、自分側でも事前の連絡事項などを確認しておきたいところ。面接の前に送信されたメールや配布された書類などに、応募書類の提出方法についての記載がなかったかどうかをひととおりチェックして質問をしたほうが安心です。

うっかり連絡事項を見逃している可能性もないとは言えないため、メールの履歴などをよく見ておきましょう。

13. 空き時間を有効的に使うために!履歴書のコピーを持参することを忘れずに!

企業に履歴書を持参する前には、履歴書のコピーをとっておきましょう。面接の際には、このようなコピーを応募書類とは別にクリアファイルに入れて持っていくのがベストです。

履歴書のコピーがあれば、空き時間に面接の準備ができる

面接会場では、ちょっとした空き時間が発生することがあります。こういったときに履歴書のコピーを持っていると、自分が書いた内容を面接の前に今一度確認できます。

履歴書の内容をもとに面接で伝えたいことなどをじっくりと考えられるため、万全の準備ができるでしょう。

コピーを持参する方法はあがり症の方にもおすすめ

あがり症の方などは、緊張のあまり、事前に考えていた自己PRなどを面接で上手に伝えられないことがあるかもしれません。

履歴書のコピーがあれば、面接の直前まで内容をチェックできるため、面接中に頭の中が真っ白になってしまう、といった状況を避けられる可能性があります。

14. 【まとめ】手渡しのマナーを徹底して採用担当者から好印象を抱かれるようにしよう!

面接のマナーをしっかりと把握している応募者は、概して面接官にも好印象を与えられます。

  • 社会人の常識が身に付いている
  • 礼儀正しい人柄を感じる
  • 仕事を丁寧にこなしてくれそう

このようなポジティブなイメージを持ってもらえることが多いため、総合的な評価も高くなる傾向があります。

多数の応募者が集まる面接の場では、マナーなどの細かい点が思いのほか目立ちます。実のところ、ここで取り上げた履歴書を持参する際の封筒のマナーも、これから就職活動をするときには知っておいて損はありません。

書類選考を行わない会社の場合は、応募者が自ら履歴書を持参して面接を受けるのが通常のスタイルです。こういったときには、当日の印象が採用、不採用に影響を与える可能性が高いと言えます。

マナーに沿って正しく応募書類を手渡しして、面接官や採用担当者に良い印象を抱いてもらえるようにしましょう。

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RUN-WAY編集部

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