就職は難しい?未経験から一般事務に就くポイントと仕事の難易度

就職は難しい?未経験から一般事務に就くポイントと仕事の難易度

今回は、一般事務の仕事に就きたいと思っていても、未経験という理由で仕事に就けるかどうか、不安を抱えている女性を対象に一般事務の仕事内容や就職の難易度といった情報を紹介します。中には、必要なスキルや適正など、参考にできる情報も含まれています。

一般事務は人気がある?ほかの事務職と比較した一般事務の有効求人倍率とは

一般事務の仕事は、厚生労働省が発表している「職業別一般職業紹介状況[実数](常用(除パート))」によると、有効求人倍率が0.32となっており、事務的な職業の中で最も低い値です。有効求人倍率は有効求職者数に対する有効求人数の割合を指す値で、1以下の数値となっている場合、求人数は少なく仕事を探している人が多くいることを示します。そのため、一般事務は求人数が少ないが一般事務の職を探している人の多い職種となっています。

一般事務が人気の理由は?

事務系などのオフィス内で働く仕事を探している人は多く人気があります。理由としては体力が必要とされないことや、清潔な場所で仕事ができること、などが挙げられます。一般事務も同様の理由で人気ですが、事務系の中でもこの職種の人気が特に高い理由は、未経験からでも始められるからです。一般事務は特殊なスキル・資格や専門的な知識を求められることが少ないため仕事に就きやすく、多くの企業で未経験可となっています。

また、仕事の融通が利きやすいことも人気の理由の一つです。特に、子供のいる女性は子供の幼稚園・保育園などの送り迎えにより時間外労働ができないことや、場合によっては短時間勤務が必要になります。そこで、一般事務であれば、入社時に時間外労働ができないことや、早退することがある、といったことを会社側に伝えていれば、希望通りに働かせてもらいやすいです。

一般事務のメリット1:基本的なビジネスマナーやスキルが身につく

一般事務の仕事は主に、デスクワークや来客対応などです。仕事の幅が広いことで、一般事務として仕事をこなすことにより基本的なビジネススキルを身につけられるというメリットがあります。

デスクワークの業務としては、パソコンを使った書類作成やデータのまとめ、会議用資料の作成などが挙げられます。これらの仕事をこなすことで、ビジネスに必要なパソコンのスキル(パソコン自体の扱い方やソフトの使い方など)が身につきます。そして、来客対応では取引先や顧客からの電話を担当者に取り次いだり、会社に訪れた人を社内の待合室へ案内するといった業務を行います。これらの業務を通してビジネスにおけるコミュニケーションスキルを磨くことができます。これらのスキルは未経験者として入社した方であっても徐々に身につけやすいものです。

具体的に身につけられるスキルをまとめると以下の通りとなっています。

  • エクセル・ワード・パワーポイントなどのソフトを扱うスキル。
  • 文章をまとめるスキル。
  • 効率的なデータの整理。
  • 顧客への適切な対応スキル。
  • 基本的な英会話のスキル(企業の事業内容による)。

一般事務のメリット2:一般事務の経験があると転職しやすくなる

一般事務の仕事をすることの大きなメリットとして、転職しやすくなることが挙げられます。特に、正社員として一般事務の経験があると、転職希望先の企業から基本的なビジネススキルがあると判断してもらえる可能性が高くなっているため採用されやすい傾向にあります。

企業が一般事務で得たスキルを求める理由

転職希望先の企業としては、専門的な知識やスキルを持っている人も貴重な人材ですが、入社後に教育しやすい人材も求めています。一般事務の場合、基本的なビジネススキルは身についているため、後は必要な知識・スキルを身につけるだけで戦力として働いてもらうことができます。

また、基本的なパソコンの使い方やビジネス用のコミュニケーションの取り方を心得ていれば、研修・教育を受けながらでも早速働いてもらうこともできるので、一般事務で得たスキルは企業側に求められやすくなっています。

よくある一般事務のデメリット1:企業にもよるが給与が安い傾向にある

一般事務のデメリットとして、もらえる給与が安い傾向にあることが挙げられます。会社への利益を直接的に生む業務内容とはなっていないため、ある程度の昇給はあったとしても増額の幅は少なくなっていることが多いです。

給与が安い具体的な理由を紹介

一般事務は未経験からでも就くことができる職種となっているため、特に専門性の高いスキルを必要としません。業務内容としても、高いレベルを求められることがあまりなく、基本的にはルーティンワークとなっています。そのため、他の専門性の高い職種よりも給与は少なくない傾向にあります。

具体的な給与の額は、月収で20万円を超えない程度です。しかし、企業の規模や業務内容によっては、月収25万円程に達するケースもあります。例えば、外資系企業の一般事務の場合、顧客対応に英会話を求められることがあります。この場合は英語の知識とスキルが必要になってくるので、その分給与がプラスされます。

よくある一般事務のデメリット2:将来的に仕事自体がなくなる可能性がある

一般事務には将来的に求人数が減ってしまう恐れがある、というデメリットも含まれています。現在でも有効求人倍率から見ると求人数が少ない一般事務ですが、その原因の一つとして、業務の自動化が挙げられます。

機械が人の代わりをする

今後、ITやAIの進化によって、一般事務が行っていた業務がなくなる可能性があります。一般事務はデータ入力や資料作成など、パソコンを使ったデスクワークがメインの業務となっていますが、これらの業務を全てAIが自動で行うようになれば、一般事務の仕事は無くなってしまいます。すると、企業側としては人件費の削減に繋がるため、一般事務の求人が減ってしまう結果となります。

今は求人があったとしても、将来的にずっと一般事務の仕事があるとは限りません。今後も一般事務として働いていきたいと考えている場合は、他の職種への転職も視野に入れておくことが大切です。

やはり経験者のほうが優遇される?未経験者が一般事務で就職するのは難しい?

一般事務は専門的な技術や知識を必要とされない職種なので、これまで他の職種に就いていたとしても仕事をした経験があれば、会社内での動き方や仕事に対する姿勢などを理解しているため、採用している企業はいくつもあります。さらに、資料作成やデータ入力に必要なソフトの操作方法を理解している方が、採用されやすくなっています。注意点として、未経験者OKとなっている求人でも倍率は高い傾向にあります。もし、他の転職希望者の中に一般事務の経験者がいる場合は、経験者の方が優遇されるケースがあるので、この点は理解しておきましょう。

一般事務の採用面接ではどのようにアピールすべき?

他の転職希望者の中に経験者がいたとしても、アピール次第で採用される可能性があります。未経験者でも一般事務の仕事へ活かすことができるスキルをアピールすることで採用へ繋がっていきます。例えば、表計算ソフトを使って簡単なデータ解析ができたり、会議で使用するプレゼン用の資料を作ることができる、などのスキルをアピールすると効果的です。

電話対応や書類作成など業務は豊富!一般事務の基本的な仕事内容を紹介!

一般事務の仕事の幅は広く、様々な業務を行う必要があります。どの業務も基本的なビジネススキルがあれば、こなすことができる内容となっています。過去にどこかの会社で働いたことがある方であれば、一般事務の業務はある程度こなせます。具体的な業務内容は次の通りです。

外部の人への対応

一般事務は会社に訪れた方や、電話をかけてきた外部の方への対応も業務の一つです。来客対応では、主に取引先や他社の営業の方が多く、担当者と話し合いをするスペースへ誘導しお茶を出したり、担当者が来るまでの間に資料を揃えておく、といったことを行います。そして、電話対応では、電話をかけてきた相手が求める担当者への取り次ぎや、担当者が不在の場合は要件を聞き、後に担当者へ伝えます。

どちらの業務もある程度のコミュニケーション能力が求められる仕事です。

事務作業

書類作成や備品管理なども一般事務の仕事です。書類作成は他の社員の方が調査したデータや情報などを、分かりやすい内容にまとめることが仕事となっています。書類の利用方法(プレゼン用の資料や、データとして保管するための資料)によって、使用するパソコンのソフトが異なるため、ソフトごとの操作方法を理解しておく必要があります。

また、備品管理に関しては必要な時に備品を取り出せるよう、常に整理しておいたり、足りない備品は補充するといったことが仕事内容となっています。

覚えるまでが大変かもしれない?未経験者にとっての一般事務の難易度

仕事の幅が広い一般事務は未経験者の方の場合、覚えるまでが大変というケースがあります。仕事の難易度は人によって異なるため、初めから上手くいかなかったとしても、徐々に慣れていくことが多い仕事です。

一般事務の仕事が難しいと感じる人の特徴

一般事務はデスクワークが中心の職種となっているため、デスクワークが未経験でパソコンが全く扱えない場合は難易度が高くなってしまいます。パソコンの扱い方から覚えて、ソフトの使い方や資料の作成方法など、一つ一つ細かいところから覚えていかなくてはなりません。さらに、電話対応や来客対応なども初めてであれば、先輩のやり方を見るところから始まり、なかなか仕事を始められないこともあります。
逆に、ある程度パソコンを使うことができ、電話対応などもできる場合はそこまで難しい仕事ではなくなり、仕事を覚える量も少ないです。

ポテンシャル重視!未経験から一般事務の仕事に就くなら20代が有利

未経験から一般事務の仕事に就くのであれば、20代が有利な傾向にあります。一般事務は現在の企業にとって、なくてはならない職種です。さらに、専門性は必要ないため、基本的なビジネススキルを兼ね備えて、幅広い仕事を覚えられるポテンシャルがあれば採用される可能性が高くなっています。20代は年齢的に若く、仕事に関する吸収率の高さや体力面などにおいて、ポテンシャルが期待される年齢なので、企業としては欲しい人材です。

30代は即戦力として求められる

30代になると、年齢的に仕事の経験がある程度あり、仕事の進め方やノウハウなどを把握しているため、即戦力として能力を求められます。そのため、30代の方が未経験として採用される可能性は20代よりも低い傾向があります。もし、一般事務への転職を検討している場合は、少しでも採用されやすい20代のうちに動き始めるようにしましょう。

一般事務からほかの事務職に就くことも可能!考えられるキャリアアップ

一般事務は他の社員から依頼される仕事が多い他、ルーティンワークとなっていることで仕事に慣れやすい職種です。そのため、事務職に関する仕事のスキルを磨きやすくなっています。

一般事務の経験があれば、様々な仕事の経験を積みスキルをみにつけることができるので、他の事務職へのキャリアアップがしやすい傾向があります。他の事務職では、未経験OKとされていても、事務職の経験があることが前提とされているケースが多くなっています。そこで、一般事務で経験を積んでおけば、転職時に採用される可能性を上げることができます。

一般事務からキャリアアップできる職種としては以下のような種類が挙げられます。

  • 経理事務
  • 営業事務
  • 会計事務
  • 秘書
  • アシスタント系の事務

中には、専門的なスキルを求められることもあるため、転職時は転職希望先の職種に関して事前によく調べておくようにしましょう。

未経験でも一般事務に向いている人の特徴1:一般常識を持っている

一般事務への適性がある人の特徴として、一般常識を持っていることが挙げられます。もし、一般常識を持っていない方が、一般事務の仕事についた場合、顧客やクライアントに対して失礼な態度を取ってしまう恐れがあったり、クレームに繋がることもあります。これらのトラブルを防ぐためにも、一般常識を身につけておくことは大切です。

一般常識の具体例

まず、社内の人間に対して、しっかりと挨拶ができることは最低限必要な一般常識です。「おはようございます」「お疲れ様でした」など日常的に使う挨拶をしっかりできる人は、周りからの印象が良くなり仕事を回してもらいやすくなります。さらに、敬語の使い方や接客の仕方が適切な方などは来客対応をしても問題がないので、一般事務の適正があります。

未経験でも一般事務に向いている人の特徴2:素直にいろいろなことを吸収する

素直に様々なことを吸収できる人も、一般事務の適性がある人です。社内のあらゆる事務仕事を依頼される一般事務は、覚える仕事の量が多くなっています。そのため、常に向上心を持って、仕事を覚える姿勢は上司から評価されやすくなります。仕事を覚え、そつなくこなせるようになってくると、キャリアアップも見えてくるため素直という特徴は一般事務において重要です。

さらに、未経験の方の場合、教えてもらった仕事に取り組む素直さが大切になってきます。未経験であれば覚えることが多く大変なこともありますが、先輩や上司からのアドバイス・指導は素直に聞き入れて仕事に活かすことで、より仕事がやりやすくなり周囲からの評価も上がりやすくなります。

また、素直に吸収できることのメリットとして、以下のようなことが挙げられます。

  • どんどん吸収するので、新たなスキルを得やすくなる。
  • 仕事に関して周りから信頼されやすい。

未経験でも一般事務に向いている人の特徴3:コミュニケーション能力が高い

一般事務への適性がある人の特徴として、コミュニケーション能力の高さが挙げられます。一般事務の仕事にはコミュニケーションを求められることがあります。場合によっては、大事な取引先と連絡を取ることもあり、適切なコミュニケーションが取れていないとトラブルに発展するケースもあるため、コミュニケーションは一般事務において大切な能力の一つです。

また、社外以外においてもコミュニケーションを取る場面はいくつもあります。良好な人間関係を築いていくためにも、コミュニケーション能力に関しては磨き続けなければならないポイントとなっています。
コミュニケーションを取らなければならない相手は、以下のような人たちが挙げられます。

  • 会社の顧客
  • クライアント
  • 上司
  • 先輩
  • 同僚

未経験でも一般事務に向いている人の特徴4:地道に作業するのが得意

地道な作業が得意、という特徴を持つ人は一般事務に適正があります。一般事務の作業はルーティンワークになりやすいため、地道な作業をコツコツと続けられる人に向いています。仕事内容によっては数日間、同じ作業を続けることもあるので、時間がかかってでも投げ出さず最後までやり遂げる意思が大切です。

また、飽きやすい人や、面倒くさがりの人は仕事に慣れるまでが大変、ということがあります。一般事務の作業は単純作業の繰り返しになることが多いため、途中で飽きてしまったり、投げ出したくなる人もいます。一般事務の仕事は最後まで集中力を切らすことなく地道に作業を続けることで、徐々に仕事に慣れていく他、仕事上のミスが少なくなり周りから信頼されやすくなります。

一般事務における地道な作業は次のようなものです。

  • データ入力
  • データの整理
  • 顧客名簿の管理
  • 資料の修正

これらの作業を地道にこなすことができるかどうかを、一般事務の仕事に就く前に考えてみましょう。

未経験から一般事務に就くための方法1:高度なパソコンスキルを身につける

未経験から一般事務の仕事へ就く方法の一つに、パソコンのスキル向上が挙げられます。一般事務におけるパソコンスキルは仕事をこなしていくために最低限必要なスキルの一つです。事前にどのくらいのスキルが必要なのかを調べ、身につけておくことで就職に繋がります。

パソコンスキルが必要な理由

もし、パソコンスキルがないまま入社してしまった場合、仕事を覚えることや、仕事をこなしていくことが困難で時間がかかってしまいます。この状態が長く続いてしまうと、周りだけでなく自分自身の負担も大きくなってしまう恐れがあります。

また、年齢的に若ければ(20代前半~後半)入社後に仕事をこなしながらパソコンの使い方を覚えていきやすいですが、それでも入社前にパソコンスキルは身につけておきましょう。30~40代の人たちとは異なり、年齢的に若い方は仕事の経験が浅く、アピールポイントが少なくなる可能性があります。そこで、高度なパソコンスキルを持っておくと志望企業の選考時にアピールすることができ、選考を勝ち進むことに繋がっていきます。

未経験から一般事務に就くための方法2:ビジネスマナーを習得する

一般事務の仕事へ未経験から就く方法として、ビジネスマナーを習得する方法があります。ビジネスマナーは仕事を円滑に進めるためにも必要なスキルです。さらに、企業側としては基本的なビジネスマナーを備えた人材であれば、入社後に教育する必要がないため、採用に繋がる可能性があります。

覚えておくべきビジネスマナー

ビジネスマナーの基本として、まずは挨拶と接客の仕方が挙げられます。一般事務の場合、顧客やクライアントへの対応のためにこれらのビジネスマナーは必要です。さらに、敬語の使い方も重要なビジネスマナーとなっています。これは、社外の人へ対応する際も必要ですが、社内の先輩や上司と円滑にコミュニケーションを取るためにも必要です。

また、これらのビジネスマナーを身につけておくことで、入社後だけでなく面接でも役に立ちます。

未経験から一般事務に就くための方法3:業務に役立つ資格の取得を目指す

資格の取得からでも、未経験から一般事務の仕事へ就くことができます。一般事務はパソコンを使って仕事をすることが多いので、パソコンに関連する資格を取得していると採用に繋げることができます。企業側は知識とスキルを持った人を採用することで、即戦力とすることができる他、教育にかかるコストを削減することが可能です。そのため、資格を取得し、持っている知識とスキルを面接でアピールすることは効果的となっています。

どのような資格を取得しておくべきか?

一般事務の仕事においてパソコンで作業(資料作成やデータ入力など)を行う際、使用するソフトはワードやエクセルなどマイクロソフトの製品が多い傾向にあります。そのため、これらのソフトを扱うスキルが求められます。そこで、マイクロソフトが認定している国家資格Microsoft Office Specialist(MOS)を持っていることにより、必要なパソコンスキルがあることの証明になり、面接時はアピールすることができます。

他にも、日商日商簿記検定3級も取得しておくと、一般事務の業務に役立ちます。この資格はビジネスパーソンなら覚えておきたい経理の基礎知識を学ぶことができるため、事務作業に活用できます。

未経験でも一般事務に就くための面接対策1:身だしなみの注意ポイント

一般事務の就職面接では、まず身だしなみに注意して挑むことが大切です。身だしなみは簡単にできる対策の一つで、その場で整えることもできます。次に紹介するポイントを押さえて、採用担当者に好印象を持ってもらえるようにしましょう。

身だしなみのポイント

一般事務の面接では、スーツが基本的な服装です。企業の採用情報などにも服装の指定が記載されていることがあるので、よく確認しておきましょう。

また、髪型に関しては、前髪は目にかからない程度にまとめ、見た目の清潔感や明るさを心がけることが大切です。さらに、金髪のように明るすぎる髪はもとの色に戻し、ナチュラルメイクで派手すぎない真面目な印象を与えるようにしましょう。髪色に関しては社内規定で決まっている企業もあるため、事前に確認する必要があります。

未経験でも一般事務に就くための面接対策2:気をつけたいビジネスマナー

ビジネスマナーは面接対策として準備しておくべきポイントです。この点は、採用担当者に入社後の働き方や、仕事を問題なくこなすことができるかどうかをイメージしてもらうためにも、しっかりと準備してアピールできるようにしておきましょう。

どのような点に気をつけるべきか?

面接では、部屋の入り方や座り方、話し方といった言動におけるビジネスマナーが身についているかを見られます。そのため、これらの動作一つ一つのマナーを勉強し、実際に練習しておくことが大切です。知識だけでは実行することができない恐れがあるので気をつけましょう。

また、履歴書や会話の中で仕事の役に立つ自分のスキル・知識をアピールしたとしても、実際の振る舞い方でマナー違反をしてしまうと、印象が悪くなる恐れがあります。基本的なことが身についていないと判断され、採用されないケースもあるので要注意です。

未経験でも一般事務に就くための面接対策3:前職が非正規雇用の場合の説明

前職が非正規雇用だった場合、なぜ正社員ではなく非正規雇用だったのかを説明できるように準備しておきましょう。注意点として、この説明する内容を完全に嘘にしてはいけません。採用担当者は何人もの応募者を面接してきたプロなので、嘘をついているかどうかは見破られる恐れがあります。なるべく事実に基づいた内容を心がけましょう。

説明する内容について

前職がバイトやパートだった場合、なぜ非正規として働いてきたのか、採用担当者を納得させられる内容を説明する必要があります。採用担当者としては、この点において本当に正社員として働く気があるのかどうかを判断します。納得できない内容や、曖昧な説明では正社員として働く熱意や意思が無いと判断される恐れがあるので注意が必要です。

また、バイト・パートとして働いてきた年月が長い(正社員なみに働いていた)場合は経歴に加えることができます。この点に関しては、バイト・パートで得られたスキルや知識を一般事務に活かすことができる可能性があるため、アピールポイントとして利用可能です。

未経験でも一般事務に就くための面接対策4:ネガティブな発言は控える

面接においてはネガティブな発言を控えるようにしましょう。ネガティブな発言は、採用担当者に悪い印象を与える可能性があります。仮に応募者が入社したとして、これから一緒に仕事をするにあたり、ネガティブな人と仕事を一緒にしたいと考える人はあまりいません。そのため、面接ではネガティブな内容をポジティブに切り替えて発言することが大切です。

具体的な方法

例として、これまで非正規雇用でしか働いてこなかった理由を話す場合、「就職しようとしたがどこにも採用されなかった」と話すよりも、「勉強したいことがあったため、非正規雇用として働きながら空いた時間で資格取得の勉強をしていた」と言い換えます。すると、内容がポジティブになり、採用担当者へ前向きな印象や、向上心があることをアピールすることができます。

未経験でも一般事務に就くための履歴書対策!押さえておきたい基本の書き方

履歴書を記載する際は、基本を押さえて対策しておくことが大切です。基本的なポイントを押さえて、マイナスな評価を受けないようにしましょう。

押さえておくべきポイント

まず、履歴書に空白を作らないようにします。記入しなければならないところは全て記入し、やる気がないと思われないようにしなければなりません。さらに、記入した箇所、特にアピールに関するところは短い文章で終わらせず、熱意があることを伝えられる文章を意識しましょう。短い文章で終わらせてしまうと、入社の意思や熱意が本当にあるのかどうか疑われる恐れがあります。

また、一般事務はメール対応や書類作成などで文章を書く事が多いので、基本的な文法や誤字脱字には気をつけることが大切です。もしどこか間違えてしまった場合、適正がないと思われてしまう可能性があります。

未経験でも一般事務として採用されやすい志望動機!内容のポイントとは?

一般事務として採用されるように、選考時の志望動機の内容はいくつかポイントを押さえておくことが重要です。入社したいという意思を伝えるだけでは、欲しい人材と思ってもらえない可能性があるので注意しましょう。

志望動機のポイント

志望動機では前職の経験やスキルなどを、どのように一般事務で活かすことができるかをアピールする必要があります。この内容をアピールすることにより、採用担当者へ入社してからどのように活躍できるのか、会社へどのような貢献ができるのか、などをイメージしてもらうことができます。

また、前職では自分がどのように成長したのかもアピールしましょう。今の自分の能力をアピールしつつ、客観的に自分を見つめることができているかどうかをアピールすることができます。

ポイントを押さえて考えよう!未経験でも一般事務に就くための志望動機例

前職がコールセンターの場合

前職ではコールセンターでお客様対応をしていました。そのため、顧客やクライアントとのコミュニケーションは問題ないと考えています。さらに、お客様のデータを管理するために、必要なデータの入力作業も担当していたため、データ入力のスキルに関しては自信があります。前職の経験を活かして、一般事務の仕事に就き活躍したいと考えています。

前職が販売員の場合

私は前職で販売員をしており、お客様対応はもちろん、商品のデータ管理なども行っていました。お客様対応ではコミュニケーションの大切さや、人への誠実な対応方法も学びました。さらに、データ管理も行っていたことで、パソコンスキルに関しては自信を持っています。現在はスキルをさらに向上させるため、資格取得のために勉強中です。

一般事務は未経験ですが、前職で学んだことは来客対応やデータ管理などに役立てることができるのではないかと考えています。

未経験からの一般事務は少し難しい?ポイントを押さえて就職GET!

一般事務の求人では未経験者OKとされていることが多くありますが、経験者の方が即戦力として雇えるため優遇されやすくなっています。しかし、採用担当者は応募者のスキルや経験だけを見て採用すべきか判断している訳ではありません。

採用担当者が見ているポイント

未経験者の場合、一般事務の採用面接では前職の経験やスキルと同様に仕事を素直に覚えられるかどうか、自社の社風と合うか、といった資質の面が重視されます。スキルがあるに越したことはありませんが、20代のうちは仕事への適正が重要視されています。年齢的に若ければ教育次第で十分な戦力になってもらえる可能性があるため、将来性という点も踏まえて採用されるケースがあります。

一般事務の仕事が未経験だったとしても、採用される可能性は充分あるため、一般事務に挑戦したい方は求人を探してみましょう。

就職は難しい?未経験から一般事務に就くポイントと仕事の難易度