総務の仕事を説明してください。そのように質問されたとして、どれだけの人が明確に総務の目的や内容を答えられるでしょうか。「会社の何でも屋」という、曖昧なイメージしか答えられない人が多いかもしれません。
総務という仕事は、会社の仕事の中でも、実態が見えづらい仕事です。しかし、総務の仕事は非常に幅広く、常にあらゆる部署に影響を与えています。総務の役目を1言で説明するならば「会社を進歩させること」です。このような役割である総務は、やりがいがあるだけでなく、様々なスキルを伸ばせる仕事です。社内のゼネラリストである総務の仕事をよく知ってもらうために、以下ではその仕事内容について解説します。
総務は大忙し！役割は多岐に渡る
総務の仕事とは、会社の状態を最適化するために多種多様な仕事内容を行います。「会社を進歩させること」を目指し業務を行うためには、経営陣も含めた全ての部署と連携を取りながら仕事を行わなければなりません。そのため、総務の仕事には、広い視点で俯瞰的に物事を捉え、会社全体の出来事を自分たちの仕事と繋ぎあわせて考える力が求められます。このような視点を持つには、経営者的な目線を養い、全体を1つの目標へと導くための考え方が必要です。そんな総務の仕事は、具体的にはどのような役割なのでしょうか。
主な役割は会社を管理すること
総務の仕事は会社を1つにまとめあげ、「会社を進歩させること」です。そのためには多くの部署と結びつきながら、会社の管理を行わなければなりません。では管理を行うとはどのような役割なのでしょうか。総務では主に、「会社の物品」と「会社の土地や建物」の管理を行います。
「会社の物品」の管理
会社の業務を行うためには沢山の物品を消費します。コピー用紙やトナーをはじめ、ボールペンやクリップ、名刺など様々な消耗品が必要です。それらの発注や残量の管理などを総務は行います。会社で働いている社員がスムーズに業務を行えるように、定期的に数量管理を行い、業務の見通しなどから数量を予想して発注しておかなければなりません。また、消耗品以外にもテーブルや椅子などの業務に求められる設備や調度品も総務で管理します。現在状況がわかるように台帳を作成し、定期的なメンテナンスの依頼を行います。最近ではパソコンの保守管理なども総務が業務として行う会社が増えました。
「会社の土地や建物」の管理
会社の土地や建物を管理保全し、社員が安全に心地の良い環境で働ける環境を整備することも、総務が行う管理の1つです。会社建物の電灯や空調に不備がないか点検し、防災設備を管理しなければなりません。不備を発見したときはいち早くメンテナンスを行われるように手配します。社員にとって働きやすく安全な環境を提供することは大切な役割です。そのため、会社で働く人員の健康管理を総務で行う場合も少なくありません。健康診断の手配や、検査項目や健康状態の管理を人事と連携を取りながらこなさなければなりません。防災訓練やエレベーターの点検など、会社業務に影響を与えるスケジュールが存在する場合には、事前に他部署と調整をし、情報を共有しておくことも総務の役割です。
業務サポートも総務の役割
総務の仕事は、全社員をサポートするサービススタッフとして、庶務業務や文書作成など、企業活動が円滑になるような業務を全般に行います。そのため、総務は「株主総会の運営や企画」「会社の企画や行事」といった、全社を上げて行うイベントを運営しサポートする役割を担います。
株主総会の運営や企画
株主総会の企画運営は総務の最も大切な仕事内容です。大きな会社であるならば会場の手配やプレスリリース、議事や議案についての整理も、専門部署と連携した上で行わなければなりません。株主への招集通知の作成や、株主総会のための資料の作成などの株主総会運営の業務だけでなく、株主からの問い合わせや当日の会場への誘導なども総務が行う場合が多いです。
会社の企画や行事サポート
会社はその仕事内容において、入社式や納会などの様々な全社イベントの企画運営をします。それらのイベントも総務が管理するべき役割として、企画やサポートを行います。
部署をつなぐ架け橋となる
総務は部署間の意見調整などを行う、架け橋としての役目を担わなければなりません。社内報作成や車内メディア企画などによって、部署間の情報を広く全社に報じたり、社内イベント施策や告知を行うことも業務の1つです。また、業務で得た情報を経営陣に伝え、現場は経営に何を求めているかを知ってもらうことも大切な業務です。そのため、ときには経営層の参謀役として、経営判断に必要な情報の収集やアドバイスを行うこともあります。
トラブルへの対処も総務が担当
沢山の人間が集まり仕事をする会社では、様々なトラブルが起きるものです。トラブルが起きたときに、なるべく損害を小さくし、社員と会社を守ることも総務の大切な役割です。そのためには、他部署と綿密に折衝を行うだけでなく、対外交渉力も求められます。また、社員や会社運営に関連する人の冠婚葬祭に関しての手配も総務が行います。
総務の仕事は会社の未来に影響する
総務が行うべき役割は非常に多岐に渡っている上に、あらゆる業務をサポートしているため、その実態が他からは見え難くなっています。総務は生産性に直接関わりません。ですが、総務の仕事が適切に行われることによって、会社運営はスムーズになり、社員はその生産性を向上させます。また、各部署で担うには負担が大きい業務を総務が一手に行うことによって、多くのムダが省き、生産効率性をも向上させます。
このような仕事が総務の役割です。そのため「会社を進歩させること」を目的にする総務の仕事は、会社の未来に大きな影響を与える業務であるといえます。
