上司や先輩から説明が下手と言われて悩んでいる方は少なくないでしょう。こうした説明下手な人には、決まっていくつかの特徴がみられます。今回は、説明ベタな原因と合わせて、説明が下手になってしまうときの改善方法についても紹介します。本記事を参考にして、説明下手から抜け出してみましょう！
説明が下手と言われる人に共通する特徴とは
説明が下手な人には、ある一定の特徴があります。まずは、説明が下手と言われる人に共通する特徴を紹介していきますので、自分に当てはまるものがないか、もしくは説明下手な同僚や友人にあてはまるものがないかチェックしてみましょう。
1. 時系列や会話の内容がバラバラ
説明が下手な人は、頭の中で思いついたことをそのまま口に出してしまう傾向にあります。そのため、話の流れが前後して要点が曖昧になってしまったり、内容もあちらこちらと飛んだりしてしまいます。
結局、何が言いたいのか分からないと思われてしまうのです。
2. 感情的に話している
説明がうまいということは、客観的や論理的に話ができるということです。逆に言えば、客観的や論理的に話をするのが苦手な人は、物事の説明も下手ということなのです。
相手に合わせて説明するということは、相手のことを知っておく必要があります。何事も感情で判断したり、客観的な目線で見た相手への思いやりの気持ちが足りていない場合、自分にはうまい説明であっても、他の人にとっては分かりにくい説明になってしまいます。
この最大の原因は、自分の感情を中心に物事を伝えようとするからです。ですから、相手の立場を考えず、自分本位に話を展開している人は、説明も下手という可能性が高いのです。
3. 話の要点を整理できていない
説明下手の人は、伝えたいことが曖昧なまま話をする傾向にあります。そうすると、相手に一番伝えたいことが明確にまとまっていなかったり、事前に要点を整理できていなかったりしがち。
伝えたい趣旨が曖昧なまま話すと結局何が言いたいのか伝わらず、聞き手を困惑させてしまい、説明が下手だと思われてしまうのです。はっきりとした目的が定まっていない話が続けば、説明が分かりにくいものになるのは当然でしょう。
説明下手だと生じるデメリット
説明が下手な場合、どのようなデメリットが生じるのでしょうか。ここでは、説明下手だと生じる可能性のあるデメリットについていくつか紹介します。自分にも当てはまることがあれば、記事を最後まで読むことで改善する可能性もありますので、ぜひチェックしてくださいね。
1. 自分の意見や考えを相手に伝えられない
説明下手なことの最大のデメリットは、自分の真意や言いたいことが伝わらなくなってしまうことです。
普段の生活でも仕事でも、自分の意思をしっかりと伝えられないことは大きな損でしょう。説明が下手だと誤解を招いてしまったり、聞き手にストレスを与えたり、酷いときは信頼を損なってしまう可能性があります。
2. 仕事ができない印象を抱かれやすい
正確な説明ができないと、仕事ができないと思われる可能性が高くなります。
同僚が上司に常に怒られている場合、もしかしたらその人は説明下手で、うまく言いたいことが伝わっていないのかもしれません。説明が下手だと、うまく言いたいことを話せないことが往々にあります。それにより、仕事の内容をあまり理解できていないと思われたり、コミュニケーション能力に不安があると判断されたりするからです。
どうしてもうまく話せない場合、部下に仕事の内容ややり方を伝えられない、新しい仕事を任せられない、営業先に連れていけないなど、仕事のチャンスを失う可能性すらもあります。
説明が下手なのを改善して上手くなる方法とは
説明が下手な場合、さまざまなデメリットが生じてしまうということが分かりました。自分が上記の条件にあてはまったとしたら、どうしてそうなっているのか、原因が知りたいはず。実は説明下手は改善することができます。説明下手の改善のきっかけ、とっかかりにしましょう。
1. 話す前に説明したい内容をまとめておく
説明をする場面は、もともと緊張しやすいシーンです。それに加えて苦手意識を持っているとどうしても緊張や不安がつのり、話したいことが何だったのか分からなくなりやすくなってしまうもの。
説明を行う前に、しっかりと自分の中で整理しておくことが大切です。ポイントは、一字一句すべてを書いておかず、ポイントをまとめてアウトラインを作っておくことです。台本のようなものを作ると忘れたときに慌ててしまい、緊張がぶり返す可能性があるので、注意が必要です。
アウトラインには説明する内容の要点や話の筋となる点を書き出しておくのがおすすめ。しっかり準備することで一貫した説明ができますよ。
2. ゆっくり丁寧に話すのを意識する
説明上手な人は、相手の視点に立ってゆっくりと丁寧な口調で話します。
緊張すると自分ではゆっくり話していると思っていても、早口になってしまうものです。説明下手な人は頑張るあまり、つい早口になってしまうのです。ですから、ゆっくり話すよう心がけることで、相手に話や配慮が伝わり、耳を傾けてもらいやすくなるでしょう。
また、説明するときは、「丁寧さ」も欠かせません。たくさんの要点を伝えないといけない場合、説明下手な人は慌ててしまい、早口になったり、話を省いたりしてしまい、逆にわかりにくくなってしまうことがよくあります。そうなると、逆に問い返されたりして、時間の無駄になってしまう可能性もあるのです。
説明下手な人だからこそ、簡潔な言い回しを使うのがおすすめ。事前に考えていたアウトラインを端的に要点だけを伝えるのを心がけてください。
説明下手を改善してしっかり話を伝えよう
いかがでしたか。
説明が下手だからと言って、コンプレックスに感じて人前で話すことに気が引けてしまったらもったいないです。説明をする時にいくつかのポイントを意識すると、説明下手は確実に改善できるのです。
説明下手になっている主な原因は何なのかを知り、少しずつ説明下手を改善していけばOK。いずれ必ず、しっかりと自分の意思を伝えられる日が来るはずです。
今回の記事で紹介した方法を、意識して取り入れてみてくださいね。
