その作業必要?手間をかけずにできる資料作成術




資料作成のお仕事が来ると、えぇ~いやだななんて苦手に思っている方は意外と多いかもしれませんが、それは無駄な作業のせいかも。資料作成は意外と手間をかけずに行う事が出来るんですよ♪

1、何を伝えるのかが大切かを理解する

変な資料に多いのが、結局何が言いたいのかわからない資料です。それは作っている人が理解していなければそのまま表れてしまうので、まずは自分自身が資料を作る目的をしっかり理解することが大切!そうすると、伝える事をよりダイレクトに伝えるためには?目を引くためにこうしてみようかな?という工夫も生まれてきます。

早く着手して終わらせよう!と思ってこのステップをおざなりにしてしまうとかえって莫大な時間がかかってしまうので、まずここがしっかりつかめるまでは資料を作り始めない!くらいの気持ちでしっかり自分の中で理解してから資料を作り始めるようにしましょう☆

2,一文は短くする

シンプルに伝える、というのは資料においてとても大切な事です。資料を作る上で意識したいのが、読み疲れを起こさせないことそのためには一文はなるべく短いのが理想的です。

深く理解しているからこそ伝えたい事が多すぎてダラダラ文章にと言うのはよく陥りやすい落とし穴です。これならサクサク読んでもらえるな、という客観的目線を忘れないようにして作成するのを心がけてくださいね☆

3、1つの項目で伝えたいことは1つに絞る!

結局伝えたいのはアレとコレとそれとと、内容の充実さを詰め込んだだけでは良い資料とは言えません。沢山伝えたいことがあるならば項目を分けて記載するのを心がけましょう。項目を分けるほどのものじゃないなとか、その説明をしなくても伝えたいことが伝わるならば、思い切って資料に盛り込まないというのも判断としては大切ですよ☆

項目を分けるときには、その順番にも注意しましょう!流れが悪いと、せっかくの説明もほとんど伝わらずに終わってしまうので、伝えるための順序も意識しましょう!

4、文字の装飾などは最後にまとめて行う

装飾などはまとめて行って、統一感が出るように作ることが大切です。

各ページでキッチリ毎回行っていると時間がかかりすぎてしまうのと、ここに目が行ってほしいから色をつけて囲んでなんて結果、何ともカラフルで目の行き場に困る資料になってしまいます。文字に色を付けるということはそこに目が行ってほしいということです。あまりにもそれが多色に渡ると混乱してしまうので、最終的に伝えたい大切なことはフォントを大きくして文字を太くする、補足は青色にする、注意点は赤色にというルールを決めて作り、それ意外の色は囲いに多少使うくらいにしましょう。

5,何度も読み返してみる

資料を作っていて慣れてきたりその資料が少し長く着手していると陥りやすいのが、読み手置いてけぼり資料です。ちょっと失礼な言い方になりますが、資料を作っている相手は何も知らない子供だ!位の気持ちで作ってみて下さい。自分が初めてこの資料を受け取ったら?”“そもそもの目的も知らない人間だったら?という、資料の受取り側にもしっかり伝わるかという部分を忘れないように資料を作るのを忘れないようにして下さい。

このくらいはわかってもらえるだろう、と思った部分が意外と混乱を招く部分だったりもします。資料は道筋と伝えたいことを明確にしてわかりやすくしてあげるということが大切です。

資料作りは日進月歩な部分もありますが、ちょっとした意識の改善と作る側の配慮でクオリティが大きく変わってくるものです。

嫌だな~と思いながら作ると、自然と読んでいて嫌だな~と思ってしまう資料が出来上がってしまうもの。上記を踏まえて楽しく、そしてしっかりと理解してもらえる資料を作る事が大切ですよ♪






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RUN-WAY編集部

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