メールの返信に悩んだ経験はありませんか。丁寧に返信しようと思うと、思っていた以上に時間がかかってしまい他の業務に支障をきたしてしまったり、簡略化しようと思うと加減が分からず、失礼な人だと思われてしまったり…。そんなことが続くと返信をすることすら、憂鬱で面倒くさい仕事になってしまいますが、今やビジネスシーンでメールは必須なので、避けることもできず悩んでしまいますよね。そこで今回は、簡略化しつつも好感度アップをすることが出来るメール術をご紹介します！メールについて悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてくださいね☆
簡略化の第一歩は箇条書きから！
メールは、タイトルを入力して次に本文の作成に取り掛かるというのが、一般的なメール作成をするときの流れだと思いますが、このまま作成をすると、本文に書かなければいけないことを頭の中で整理しながら書くことになります。そうすると、考えながら作成するために時間がかかってしまうだけでなく、抜けが出てしまったり、漏れがないか何度も確認をしたりと手間がかかってしまい、ミスも起きやすくなってしまいます。
そこで、メールを作成する前にメモやメールの下書き画面に、相手に送る内容を箇条書きにして、書き出すことがオススメです！内容を事前に箇条書きにしてリストアップすることで、ミスが減り考えながら作成するときよりも短時間で作成することが可能になります☆
ミスのないメールを送ることは自分のためだけでなく、確認する相手の負担を減らすことにもなるので、お互いのためになることを忘れないようにしてください☆
相手の温度感に合わせよう！
時短をしつつ、好感度アップをするために大切なのは、相手の温度感に合わせるということです。なぜそんなことが必要なのかというと、メールには常に相手が存在します。どんなにこちらが簡略化したいと思っていても、相手が丁寧な文章を好む場合、簡略化するために文字数を減らすと“なんだか素っ気ないな…“と思われてしまう可能性もあります。なので、相手からメールを受け取った際に季節の時候が入っていれば自分もメールを送るときに入れるようにする、長文のメールを貰ったら自分も同じぐらいの文章量を送るようにすると相手と同じ温度感を保つことができ、失礼な人だと思われることは回避することができます☆この時に注意が必要なのは、初めてメールを送る際には簡略化せずに、きちんとした文章を送るということです。初めてのやり取りですと、相手との温度感がつかめないので、最初は丁寧に！慣れてきたら簡略化するように、気をつけましょう☆
テンプレートを作成する！
お仕事をしていると、同じ文面のメールを度々送る機会も出てきますよね。そんな時に毎回メール文を作るのは手間になってしまいますよね。そこで、よく使うメール文のいくつかをテンプレート化させておくと、メール作成にかかる時間をぐっと減らすことができ簡略化につながります☆テンプレートはすき間時間に作成するのもいいですが、一度送ったメールを利用しテンプレート化するのもオススメです☆このとき、添付ファイルも付けておくと送り忘れも事前に防ぐことが出来るので、ミスを減らすためにもぜひ試してみてください。
基本的にオフィスワークでは欠かせない存在のメール。相手の表情が見えないために、思っていることが伝わりにくく誤解を生んでしまうこともありますよね。ですが、あまりに丁寧な文面を送ろうとすると負担になってしまいかねません。なので、今回ご紹介したメール簡略化のコツを上手に取り入れて、お仕事に活かしてくださいね☆
