会社を休むとき、メール連絡でいいの?上司への連絡マナーとは

メール連絡

「朝起きたら、立ち上がれないくらいに体調が悪い……」「頑張っても、今日は会社に行けそうにない」ということも、仕事をしていたらあり得ることです。少しくらいの体調不良なら出社しようと思うかもしれませんが、どうしようもないときは会社を休まなければならなくなります。

その場合、会社に連絡をしなくてはなりません。基本的に、会社を休むための連絡は電話ですべきですが、声が出ずメールしかできない場合もあります。今回は、会社を休むにあたって、メールで連絡する際のマナーをご紹介します。

欠勤のメール連絡はNGの企業もある!

勤務先に対して、「メールでの欠勤連絡でOKか」どうかは、まず真っ先に確認しておかなくてはなりません。最初にも書きましたが、基本的に急な欠勤は電話連絡でしっかり理由を伝えることが大前提の企業が圧倒的に多く、メールはマナー違反だとされる場合も大いにあります。

Lineグループなどでの報告だけで済ませてしまって問題になるケースもあるようです。就業規則や、慣例として「メール連絡でOK」「休む報告はLineで」と認められている企業でなければ、やむをえない場合を除き、メールで欠勤連絡を済ませてしまうのは避けた方がいいでしょう。

メール連絡の際は休む理由を簡潔に、かつ丁寧に書こう

電話と違い、メールは文面です。文字と言うのは往々にして人の気持ちを伝えにくいところがあります。

例えば「体調不良で休みます」というだけよりも、「大変申し訳ございませんが、熱がアリ体調が悪く、起き上がれない状態が続いています。メール連絡になってしまい恐縮ですが、本日お休みをいただきたく思います。申し訳ございません。明日は必ず出勤できるようにいたします」というように、丁寧すぎるくらいの文章がちょうどいいと思うべきでしょう。

体調不良なのに無理に出社してミスをするよりも、ゆっくり体を休ませるのは、決して後ろめたいことではありません。ですので、上司に対して「熱があって」「インフルエンザで」など、具体的な理由を伝えることで、休まれることへの不安を解消させましょう。

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RUN-WAY編集部

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