最初に身に付けたいビジネスマナー!名刺交換のやり方と注意すべきポイント

名刺交換

社会人にとって、名刺は自分の顔と同じです。はじめましての挨拶とともに、自分がどのような人間であるかということを相手に伝えることができる機会、それが名刺交換です。スマートな名刺交換のマナーを学び、社会人としてのスキルの一歩目を身につけましょう。

名刺交換の3つの役割

名刺交換は、ただ名前と所属が書かれた紙を渡す、という行為ではありません。名刺交換には大きくわけて三つの意味があり、それらを意識して渡すことで有意義な名刺交換ができます。

・自己紹介

名刺交換は、名刺と共に自分の人柄を伝え、渡す行為です。社会人として常識のある名刺の渡し方ができるか、ビジネスナマーはちゃんとできているか、そこを相手に見られています。つまり、これからつきあっていけるかどうか、というふるいにかけられる場でもあるのです。

社会人として恥ずかしくない名刺の渡し方を学び、自分をよりよく印象付けて相手にビジネスパートナーだと思ってもらえるようにしましょう。

・社会人としての常識判定

名刺交換はその相手と会う初めての機会です。これから良いビジネスパートナーとしてやっていけるか、という判断を仰ぐ第一印象は、良いものでなくてはなりません。初対面の印象で人間関係はほぼ決定づけられる、とよく言います。初対面での名刺交換は、社会人にとって最重要課題とも言えるのです。社会人として恥ずかしくないビジネスマナーで名刺交換に臨めるようにしましょう。

・連絡先を伝えることによってできる、人脈作り

名刺交換の時に良い印象を与えることができれば、その名刺はことさら大切にされます。人脈を作る、それも名刺交換をする大きな目的なのです。名刺を渡した後は、渡してそれで終わり、ということはまずありません。名刺を見ながらひとことふたこと、言葉を交わすきっかけにもなります。その時の会話が好印象であれば「また会いたい」と思ってもらえることでしょう。

覚えておきたい名刺の心得

名刺を配るにあたって、心得ておきたい大切な3つのことがあります。作る前・配るにあたっての相手への配慮、いつでも渡せるようにしておく準備、それからアフターフォローです。一つ一つ、具体的な例を挙げていきましょう。

・名刺を作る際の心得

読みにくい字・珍しい名字などの場合は読みがなをつけておきましょう。名刺交換をした時に、相手に「何とお読みすればいいのでしょうか」と読み方を確認させてしまう手間をかけることになり、ビジネスマナーに反します。また、海外との取引が多い会社では、英語表記を併記するなどの工夫をしましょう。

・在庫の確認、チェック

急な来客や外出などにも慌てないように、名刺入れの中の名刺は、枚数を常に確保しておくようにします。デスクには常に在庫をストックし、減ってきたなと思ったらすかさず発注をしましょう。

・受け取った名刺に対する心得

受け取った名刺をそのまま名刺入れにしまいこんだり、机の中に乱雑に入れておいたりするということは避けなければなりません。記憶がまだ新しいうちに、名刺に日付・その時に話したこと・エピソードなどをできるだけ細かく書き込みます。好きなものや苦手なものなど、ほんの些細なことでも記入しておきます。

ただファイリングするだけではなく、名刺をスマートフォンで撮影するだけで情報を拾い上げ、管理してくれるアプリなどもあります。アプリであれば情報を持ち歩くことができるため、急な商談でもさっと情報をおさらいすることができます。アナログ派、デジタル派、それぞれに良い面を利用して、名刺を有効活用できるようにしましょう。

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RUN-WAY編集部

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