退職の意思をメールで上司に伝える方法とは?




退職の意思をメールで上司に伝える方法とは?

メンタル的に病んだり、入院したりして会社に出勤できないようなときは、退職の意思をメールで上司に伝えることもできます。

このときにメールで伝える必要があることは、相談するような「退職したいと思っています」というような内容でなく、退職する決心をしたこと、そしてその簡単な理由、退職したい時期を伝えましょう。

しかし、やはりメールの文章には注意しましょう。

上司や会社にとっては急に退職する話を伝えられるようになるため、文章で反発されるようなことを書くとわざわざトラブルの要因を作るようなものです。

例えば、退職する理由としては「体調が悪い」がありますが、連絡がメールでしかできないようなときは理由を伝える必要があります。

また、上司の承諾をメールによって受ければ、退職届を次に送ります。

退職届は、会社の人事部宛に手書きで作ったものをメール添付あるいは郵便で送りましょう。

宛先としては、一般的に、上司と人事部に同時にメールを送ります。

メールで送ると、退職届を提出したことが証拠として残るためおすすめです。

退職するときは、会社の貸与物の名刺や健康保険証、IDカード、社員証、社用の携帯電話などは会社に返すようになります。

また、退職するときに受け取るものとしては、健康保険被保険者資格喪失証明書、源泉徴収票、厚生年金基金加入員証、年金手帳、退職証明書、離職票などがあります。

退職するときに会社に出ないときは、郵送での対応ができるため、必要な書類をメールに書いて送ってもらいましょう。

口頭で退職の意思は伝えることがマナーである

退職の意思は、一般的に、直接口頭で伝えます。

しかし、これは基本的にマナーであるため、マナーに縛られると退職したくても退職することができななって、メンタル的に辛くなれば全く意味がありません。

退職をメールで連絡することは、法的にも問題は全くありません。

上司に会えなかったり、会社に出られなかったりするために退職ができないときは、すぐにメールで退職の手続きをスタートしましょう。

なお、電話で退職する方法についても、ネットなどでは紹介しているため確認してみましょう。

もし、メールも送る気力がないようなときは、退職代行を利用するのもいいでしょう。

実際には、退職の意思をメールで伝えた後に、上司から電話がかかるようなこともあります。

しかし、退職代行を利用すると、メールの文章を自分で考える必要がなくて退職することができます。

また、希望すると、会社とのやり取りを代わりに行ってもらうこともできます。

退職するときは、退職代行が力強い味方になってくれるでしょう。

退職を相談するメールのマナーとは?

ここでは、退職を相談するメールのマナーについてご紹介します。

上司に退職については相談する

最初に退職の意志を伝えるのは、基本的に上司です。

退職の意思を、仕事の報告、相談、連絡を普段行っている上司に伝えます。

退職の相談のメールを、上司以外の別の部署の人に送るのは駄目です。

上司のメンツを潰すようになるため十分に注意しましょう。

また、従業員が多くない会社などのように管理職が自分に上にいないときは、社長に退職の相談のメールは送ります。

退職の相談のメールを送る時期

正式に退職が決定すれば、後任者を見つけたり、自分の仕事を別の社員に引き継ぎしたりする必要があります。

迷惑が会社にかからないように、引き継ぎの期間を考慮した上で退職の相談のメールは送ることが大切です。

退職の相談のメールは、退職したい日から遡って1.5ヶ月~3ヶ月前に送りましょう。

退職の相談のメールは、与えられた仕事を就業時間中は行うため、就業時間が終わった夕方以降に送りましょう。

なお、忙しい朝の時間帯は就業時間外でも、退職の話をするのはあまりいいイメージを上司に与えないため止める方がいいでしょう。

退職の言葉は相談のメールに書かない

退職の相談のメールを送るときは、相手が身構えないように、上司に退職のことであるとわかるような書き方は止めましょう。

メールの文章としては「ご相談したいことがありますが」と書いて、上司が警戒しないようにすることが大切です。

「お話したいことがあります」などというように、退職が上司にわかるような書き方も駄目です。

退職をメールで相談するメリット・デメリットとは?

まず、退職をメールで相談するメリットについてご紹介します。

直接上司に会わないで相談のアポが取れる

上司に相談のアポを直接取るのが困難な人もいるでしょう。

しかし、メールのときは、一般的に直接上司に会わなくて相談のアポが取れます。

直接上司に会わないのみで、気持ちはちょっと楽になるでしょう。

退職の意思を確実に伝えることができる

退職の相談のチャンスを設けると、意思をきちんと伝えることができます。

相談する時期を逃して、退職の意志をいつまでも伝えられない人は多くいるでしょう。

しかし、アポを退職の相談のメールで取ると、必ず相談のチャンスを確保することができます。

メールを上司がチェックしてくれると、退職の意思を上司に伝えることができます。

退職を決心しているにも関わらず、なかなか上司に伝えられなくて悩んでいるときはメールをぜひ使ってみましょう。

気持ちが整理できる

退職したいということでも、退職をいきなり上司に伝えると、言葉がこの後の話し合いで出なかったりして、退職の意思を上手く伝えられないかもしれません。

しかし、アポを取っていると、当日までに「退職した後にどうするか」「自分はどうして退職したいか」などを考える時間が作れます。

そのため、直接上司に相談するときでも緊張しないで、退職の意思をしっかりと伝えることができるでしょう。

次に、退職をメールで相談するデメリットについてご紹介します。

メールをチェックしてくれないことがある

上司が忙しいときは、メールをチェックしていないことがあります。

このときは、「メールをチェックしていただけないでしょうか」といいましょう。

プライベートアドレスにメールを送るのもいいでしょう。

返信されるまで緊張する

上司に対して普段から緊張していると、メールを送るとさらに緊張するでしょう。

退職の相談のメールを送ると、自分の仕事を黙々と行いましょう。

仕事が緊張してできないというような人は、メールを金曜日の定時後に送るのがおすすめです。

というのは、土、日曜日は基本的に休みであるため、自分の気持ちの整理ができます。

失礼であると上司から思われる

メールで相談することを嫌っている上司もいます。

このような上司のときは、口頭で直接伝える方がいいでしょう。






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RUN-WAY編集部

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