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営業アシスタントの仕事内容を大解剖!メリットやデメリットも紹介

営業アシスタントの仕事内容を大解剖!メリットやデメリットも紹介

さまざまな職種がありますが、営業アシスタントになりたいと思っている女性もいるでしょう。今回はそんな女性のために、営業アシスタントの具体的な仕事内容やメリット、デメリット、営業アシスタントに必要なスキルなどについて解説していきます。

似ているようで実は異なる?営業アシスタントと営業事務の違いとは?

サポートという点では同じ

営業アシスタントと営業事務、違いがわからない、同じ仕事なのではと思っている人も多いでしょう。このふたつは、営業のサポートをするという点においては同じだということが言えます。外回りで忙しい営業に代わって、さまざまなデスクワークを行うのが、仕事のひとつになるのです。

アシスタントは外回りに行く場合もある

営業アシスタントの場合には、デスクワークだけでなく営業と一緒に外回りにいくこともあるというのが特徴のひとつになるでしょう。デスクワークを受け持つのも大事な仕事ですが、一緒にクライアントに会ってサポートするというのも大切な仕事になります。

営業事務の場合はデスクワークのみ

一方、営業事務はデスクワークのみを行います。営業アシスタントのように、外回りについて行くというような業務はなく、営業にかかわる経理などの事務仕事を任されることになるのが営業事務の特徴でしょう。

ただし、企業によっては扱いが違う

このように、外回りをしたりデスクワークをしたりということが主な仕事になる営業アシスタントですが、企業によっては仕事内容が違う場合があります。営業アシスタントとして採用されたとしても、外回りはなくデスクワークのみという場合もありますので、面接などで仕事の流れなどを聞いて、どのような範囲の仕事を任されるのか把握しておくといいでしょう。入ってみたらデスクワークのみで想像していた仕事と違ったというようなこともありますので、確認をしておくのがミスマッチを避けるコツです。

営業アシスタントのメリット1:営業職へキャリアアップできる

営業アシスタントのメリットとして挙げられるのは、営業職へとキャリアアップできる可能性が高いという点でしょう。営業アシスタントを希望する人の中には、アシスタントとして働いてゆくゆくはキャリアアップしたいと考えている人も多くなっています。営業アシスタントは営業の補佐を担う仕事ですから、仕事を覚えやすいというメリットがあります。ある程度の仕事の流れや仕事の仕方を覚えているというのは、何も知らない人と比べれば有利に働くでしょう。業務内容がデスクワークのみだったとしても、メールや電話などで直接顧客とのやりとりをするため、コミュニケーションの取り方や顧客の要望を汲み取る能力を鍛えることもできるのです。このように、営業に関係する能力を鍛えたり仕事内容を覚えられたりするのは、キャリアアップを目指している女性にとってメリットが大きいでしょう。

営業アシスタントのメリット2:人の役に立つ喜びを感じられる

営業アシスタントは、営業職のサポートをする仕事です。営業アシスタントがいることで、営業職の負担は軽くなりますから、感謝されやすく、人の役に立っているという実感を得やすいというメリットがあります。営業アシスタントがいなければ、外回りからデスクワーク、細かな調整などすべてを1人で行わなければいけなくなり、膨大な仕事量になってしまうのです。このような業務の一端を担って、サポートしていくのが仕事ですから、営業からは感謝されることが多くなります。やはり仕事をするうえで、誰かの役に立っている、感謝されるということがあるとやる気が出るものです。やる気が出れば仕事への張り合いも生まれますし、よりよいパフォーマンスができるというメリットもあります。このように、モチベーションが保ちやすく仕事に対する熱意が湧きやすいというのもメリットのひとつになるでしょう。

営業アシスタントのデメリット1:繁忙期は残業が多くなり帰りが遅くなる

外回りに行ったり注文が多かったりすると、残業が多くなりやすい

営業アシスタントは外回りとデスクワーク、どちらも担当するということが多いです。そのため、外回りに行く頻度が高い、注文が多いということだと、業務時間中にデスクワークまで手が回らずに残業になりやすいというデメリットがあるのです。特に繁忙期などは、その傾向が強くなるので帰りが遅くなってしまい、心身ともに疲れてしまうということもあるでしょう。

営業が帰ってくる時間帯に左右される

営業アシスタントは、営業が外回りで得た結果をもとにしてデスクワークをすることになります。そのため、営業が帰ってくる時間が遅くなれば、必然的に残業も遅くなり帰る時間が遅くなってしまうのです。営業次第ということがありますから、帰る時間が読みにくい、どのくらい残業すればいいのか読みにくいというのもデメリットでしょう。

営業アシスタントのデメリット2:営業の調子によって気を使うときがある

機嫌や体調によっては、いつも以上に気を使わなければいけないことも

営業も人間ですから、機嫌がいい時や体調がいい時もあれば、逆に機嫌が悪かったり体調が悪くて調子が出ないという時もあるでしょう。そのような時には、いつも以上に気を使って仕事をしなければいけないこともあります。営業に気持ちよく仕事をしてもらうためのサポートが大事になりますから、ある程度気を使ったり補佐をしたりしなければいけません。ですので、気を使いすぎて疲れてしまうということもあるでしょう。

相性が悪い場合もある

営業も営業アシスタントも人間ですから、相性が合わないというケースもあります。そのような場合には連携が上手くいかずに、順調に業務が進まないということもあるのです。相性が悪いと言っても仕事ですから、関わらなければならず心が疲れるということも考えられます。

営業アシスタントに必要なスキル1:高いコミュニケーションスキル

営業アシスタントに必要なスキルとしてはまず、高いコミュニケーション能力が挙げられます。

営業や顧客とのやりとりが多い

営業アシスタントは営業のサポートをすることになりますから、相手の考えや気持ちを読み取ってやりとりをするためにコミュニケーションスキルは必須になります。営業との関係だけでなく、顧客から営業へと取り次ぎをしたり顧客の要望、クレームを聞いたりということも仕事の一環になりますから、コミュニケーション能力はあった方がいいでしょう。

マナーや相手の考えを汲み取るスキルも必要

顧客と接する機会の多い営業アシスタントですから、敬語やあいさつと言った基本的なマナーも必要になります。やはりマナーがしっかりしていないと顧客に与える印象が悪くなりますからこの点も気をつけましょう。また、顧客の要望を的確に汲み取るために、コミュニケーション能力が必須になります。

営業アシスタントに必要なスキル2:気遣いや気配りのスキル

コミュニケーション能力だけでなく、気遣いや気配りが上手にできることも需要でしょう。

営業との関係を良好に保つ

営業アシスタントは、営業が気持ちよく仕事をする環境を整えることも重要になります。そのため、言いたいことやしてほしいことを汲み取って、的確にサポートしてける能力があるといいでしょう。相手のことを気遣って仕事をすることで、良好な関係を保ち業務もスムーズに進むことになります。

サポートするために気配りは必須

営業をしていると顧客が気分を損ねるということもあります。そのような時に、いかにフォローできるのか、営業が仕事をしやすいようにできるか、ということを考える必要があります。人と関わる仕事ですから、相手の考えをある程度汲み取りながらサポートしていくスキルは重要です。

営業アシスタントに必要なスキル3:基本的な業務ができるパソコンスキル

基本的なパソコンスキル

営業アシスタントの仕事としては、デスクワークも重要なものになります。そのため、基本的なパソコンスキルを身につけていないと業務を行うことはなかなか難しくなってしまうでしょう。

WordやExcel、PowerPoint、メールソフト、ブラインドタッチなど

具体的に必要なスキルとしては、WordやExcelというものが挙げられます。WordやExcelなどはデスクワークを効率的に進めるには必須のスキルですから、ある程度扱えるようにしておくといいでしょう。また、メールでのやり取りも多くなりますので、パソコンのメールソフトの操作も必要です。PowerPointなども扱えると更にいいでしょう。また、忙しい業種や仕事が多い会社の場合には、ブラインドタッチができると業務が素早く進みます。キーボードで打つ時間が早くなれば、それだけデスクワークの時間も短縮できますから、基本的なパソコンスキルは身につけておいて損はないでしょう。

営業アシスタントの主な仕事内容1:営業の代わりに行う顧客対応

営業アシスタントの業務としては、営業の代わりに顧客対応と行うということが挙げられます。来店してきた顧客への対応や電話での問い合わせなどに対する対応、メールでの問い合わせなどへの対応といった、会社内でできるような業務は営業アシスタントが主に担当することになるでしょう。担当営業への取り次ぎをしたり、担当営業が外回りでいない場合には代わって要件を聞いたりということも営業アシスタントの仕事になります。この際に注意してほしいのは、商品提案や見積りなどは営業が行うということです。このような業務は営業アシスタントの範疇ではありません。営業の仕事は重大なものが多いので下手に手を出してしまうとトラブルになることもあります。ですから、営業と営業アシスタントの仕事の境目というものをしっかりと認識しておくことが重要です。

営業アシスタントの主な仕事内容2:商品の精算や出荷手配などの受発注対応

発注書が届いた場合に注文を受けて商品の手配をするというのも営業アシスタントの重要な仕事になります。商品の手配だけでなく、出荷された際に顧客に出荷連絡をするのも大切な仕事ですので忘れないようにしましょう。しっかりと報告することでいい信頼関係を築くことができます。また、受発注手配は間違えてしまうと顧客に迷惑をかけてしまうだけでなく、経費が余分にかかってしまうことになります。場合によっては大きな損失という可能性もありますし、商品の用意や生産をする工場にも迷惑がかかりますから、十分に注意しましょう。しっかりと発注書の確認をして間違いがないようにすることを心がけてください。商品の積算や出荷手配といったデスクワークは営業アシスタントの仕事になりますので、責任感を持って注意深く行いましょう。

営業アシスタントの主な仕事内容3:商品の製造依頼や確保などの在庫管理

商品の確保や在庫管理なども営業アシスタントの仕事になるでしょう。受発注を受けた際にまずは在庫の確認をします。受発注を受けたとしても商品の在庫がないのではすぐに出荷することはできません。そのような場合には、工場へ製造依頼をして商品の確保をしてください。その際に、納期の目安が出るはずですので、それを顧客にきちんと伝えましょう。納期目安をきちんと伝えることも、重要な仕事ですので忘れないようにしてください。営業所にサンプルを在庫しているという場合には、サンプル管理を行うのも営業アシスタントの仕事のひとつです。基本的には、商品の確保や製造依頼、在庫の管理と言った業務を担うことになりますので、日ごろからある程度把握しておくといいでしょう。

営業アシスタントの主な仕事内容4:社内外向けの書類を作成する仕事

社内外向けの書類作成

営業アシスタントの仕事のひとつには、書類作成というものもあります。見積書や契約書、納品書や請求書、受領書、検収書といった社外向けの書類の作成はもちろんのこと、社内文書などさまざまな書類の作成や発行を行うことになるのです。仕事をするうえで書類は重要になりますから、スムーズな営業をサポートするためにも、見積書や契約書などの書類はしっかりと作成してください。

書類管理も重要

書類を作成するだけでなく、作成したり顧客から送られてきたりした書類の管理を行うのも重要な仕事になります。書類をわかりやすく管理しておくことで、業務が円滑に進むのでしっかりと管理してください。

スピードと正確さが重要

書類の作成はスピードも重要ですが、正確さもとても重要な要素になります。書類が間違っていると混乱を招く可能性が高いので、素早さだけではなく正確性も重視してください。

営業アシスタントの主な仕事内容5:契約内容や条件をもとに見積書を作成

重要な業務のひとつとして書類の作成がありますが、どのような書類を作成することになるのか見ていきましょう。

見積書

まずは見積書です。見積書は営業が決めてきた条件や定価、商品やサービスなどと言ったことを細かく書類に落とし込んだものになります。見積書をもとにして顧客は検討しますから、間違いがないように作成しましょう。

契約書

契約書は売買契約の内容を記した書類になります。契約書がないことで後々トラブルになるケースも多いですから、そのようなトラブルを避けるためにもきちんと作成しておきましょう。

納品書

商品の納品確認のための書類が納品書になります。この納品書をもとに顧客が商品の確認をしますので、こちらも間違いがないように気をつけましょう。納品書と商品に間違いがなければ、顧客側から受領書や検収書が発行されます。

請求書

商品やサービスに対する対価を支払ってもらうために顧客に発行されるのが請求書です。

朝から夕方まで忙しい!よくある営業アシスタントの1日の例を見てみよう

ある程度の仕事内容を把握したところで、どのような流れで働くことになるのかよくある営業アシスタントの1日を例にして見ていきましょう。

午前中

まずは午前9時に出社をします。出社したら業務の準備をして、次いでメールのチェック、受発注業務、顧客来客対応などを行います。メールチェックをして急ぎの要件があるようなら、早めに対応をしておきましょう。営業担当との依頼事項や業務進捗の状況確認なども朝一で行っておくとスムーズです。12時になったらお昼休憩に入ります。

午後

午後の仕事としては、午前中から引き続き顧客の来客対応、メール対応、電話対応などを行います。顧客対応がない時間に見積書や契約書と言った書類の作成、書類の管理などを行いましょう。営業が会社に戻ってきたら打ち合わせを行って、18時に退社というのがよくある流れになります。繁忙期などには残業をするケースもありますが、通常の流れとしてはこのようになるでしょう。

未経験から営業アシスタントの仕事を探す場合の注意点とは?

未経験から営業アシスタントになりたいという人もいるでしょうが、未経験で探す場合には注意してほしいことがあります。

「未経験OK」に注意

営業アシスタントの中には、「未経験OK」というものも多くなっています。しかし、未経験の範囲もその企業によって違うので注意しましょう。事務職自体が未経験でOKなのか、それとも営業アシスタントは未経験であっても事務職の経験は必要なのか、応募先の企業によって未経験という言葉に込められたものが違うのです。アシスタントや事務の経験がなくてもいいのか、それとも事務経験は必要なのか、といったことについてあらかじめ確認しておくようにしてください。

パソコンスキル必須な場合も

中には事務などの経験は必須ではないが、パソコンスキルは必須という場合もあります。そのような場合には、パソコンがある程度扱えないと厳しくなっているので注意しましょう。営業アシスタントはパソコンでの作業も多い仕事ですから、目指すのならあらかじめパソコンスキルを習得しておくと有利に働きます。

未経験でも営業アシスタントに向いている人の特徴1:接客業の経験がある

未経験だったとしても営業アシスタントに向いているという人はいます。まずは、接客業の経験がある人は向いていると言われています。

お客様とのコミュニケーションが主な仕事

接客業はお客様とのコミュニケーションを密に行う仕事になります。そのため、接客業の経験がある人はある程度のコミュニケーション能力があることが多いのです。営業アシスタントもコミュニケーション能力が重要になる仕事ですから、人との関りが深い接客業でコミュニケーション能力が磨かれてきたという人には向いていると言えるでしょう。

接客マナーが身についている

接客業をしていた人はコミュニケーション能力だけでなく、接客マナーが身についています。営業アシスタントはデスクワークだけではなく、顧客対応もすることになりますから、人と接するときのマナーがしっかりしているということは強みになるのです。そのため、接客業をしてきてマナーがしっかりと身についているという人は、うまくやっていける可能性が高くなっています。

未経験でも営業アシスタントに向いている人の特徴2:人の話を聞くのが好き

営業アシスタントはコミュニケーション能力が大事になりますが、自分から話すだけではなく人の話を聞くのが好きというのも大事な要素になりますので、人の話を聞くのが好きで苦痛ではないという人は未経験でも向いているでしょう。

人の話を聞き取る能力が大事

アシスタントは顧客と接することも多いので、コミュニケーション能力が必要になりますが、自分からたくさん話していくというよりは、顧客の話をじっくりと聞いて的確な受け答えができるということが重要になります。相手の話を聞くことの方が大切になりますので、聞き取る能力が高い人は未経験でもうまくいく可能性が高いです。

契約に対する取り決めは行わない

営業アシスタントの最大の特徴は契約に対する取り決めを行わないということです。これは営業の仕事になりますので、サービスのアピールや商品の強みなどを伝えるのではなく、顧客の要望をしっかりと聞くということが重要になるのです。顧客の要望を間違いないように聞き取る、それを営業に伝えるということが仕事ですので、相手の話をしっかりと聞く力が求められます。

営業アシスタントとして成功するコツ1:営業や顧客に対する気遣い

営業アシスタントとして成功したい、ゆくゆくはキャリアアップしたいと思うのなら、コツをおさえて仕事をすることが重要になります。

気遣いが必須

営業アシスタントとして成功するためには、営業に対する気遣いが必要になります。営業の仕事は会社の利益に直結するものですから、気持ちよく仕事をしてもらうようにすることが、良い営業アシスタントの条件です。どんなことをすれば仕事がやりやすくなるのか、スムーズな業務に必要なことは何かということを先回りして考える癖をつけるようにするといいでしょう。言われたことだけではなく、相手の気持ちを汲み取って行動することが大切です。

線引きは重要

ただし、営業と営業アシスタントの仕事の線引きをしっかりとしておかなければいけません。顧客へのメールや契約書の作成などを丸々頼まれたとしても、内容は必ず営業に考えてもらいましょう。営業アシスタントの仕事はあくまでもサポートです。顧客との契約内容やメールなどを考えるのは営業の仕事ですので、その線引きを超えないように気をつけましょう。

営業アシスタントとして成功するコツ2:常に業務効率化を図る姿勢

営業アシスタントとして成功するコツのふたつめは、業務の効率化を図ることが挙げられます。

効率的に仕事をすることが重要

営業アシスタントの仕事は、時に営業の外回りについて行って営業のサポートをする、時に会社内でデスクワークをするというように多忙になることが多いです。特に繁忙期や注文などが多い時期には忙しくなって残業も多くなってしまうということもあるでしょう。そのような時に、業務の効率化を図るようにするのも、成功するコツになります。少しでも業務の負担を減らして、効率的に仕事を片付けていく姿勢を見せることで、周りの評価もあがるでしょう。

どうすれば効率化できるか考える

日々、漫然と仕事をしていくのではいけません。どうすれば効率的に仕事を進めていけるのか、どのように進めればよりスムーズにいくのかということを日々考えながら仕事をして、それを実行していくようにしましょう。そうすることで、作業スピードも上がって仕事ができるという印象につなげることも可能です。

コミュニケーションが好きな人は未経験でも営業アシスタントにチャレンジ!

このように、営業アシスタントの仕事は顧客対応から外回りの随行、書類作成や管理、受発注管理など多岐にわたり、業務量は多くなっています。それだけではなく、売り上げに直結する営業にかかわる仕事だけに責任は重大だということが言えるでしょう。営業アシスタントのサポートによって仕事のしやすさや作業効率があがるということもありますから、日々気遣いや気配りをしたり、どのようにサポートすればいいのか考えたりしながら仕事をすることが必要になるでしょう。未経験だからと言って諦める必要はありません。人とコミュニケーションを取るのが好き、人の話を聞くのが好きというような人は営業アシスタントに向いていますから、未経験であっても諦めずにチャレンジしてみてください。

営業アシスタントの仕事内容を大解剖!メリットやデメリットも紹介