『「営業」と聞くと大変そうだけど、「営業アシスタント」や「営業事務」はやってみたいかも』。そう思っている女性も多いのではないでしょうか。今回はそんな方々のために営業サポート/アシスタントの具体的な仕事内容について詳しく解説していきます。
営業アシスタント・営業事務のお仕事企業は業界によって大きく異なる
同じ「営業アシスタント・営業事務」という職種で調べても、業務内容は非常に幅広く、企業によって任せてもらえる仕事が大きく異なります。大きく分けると、より営業活動に近い業務を行う「営業寄りのサポート」とよりデスクワークに近い「事務寄りのサポート」の２つに分けることができます。
それぞれの業務内容を詳しく見てみましょう。
営業寄りのサポート業務
営業活動に近い業務担当として、以下のような業務を行います。
- 営業担当のパートナーとしてお客様対応
- 営業担当とともに提案の作成
- 既存のお客様へのフォローアップ
- アポイント取得
- 顧客情報管理
営業担当のように外回りに行くことはないですが、担当の代わりに顧客対応を行うということは業務としてよくあります。来店されたお客様への対応や電話やメールでのお問い合わせなどに対する対応といった、社内でできるような業務は営業アシスタントが主に担当することになるでしょう。担当営業への取り次ぎをしたり、担当営業が外回りでいない場合には代わって要件を聞いたりということも営業アシスタントの仕事になります。中には新規のお客様への営業は営業担当が行い、受注いただいた後の既存のお客様とのコミュニケーションは営業アシスタントが行う、というような棲み分けを行っている企業などもあるでしょう。
事務寄りのサポート業務
事務職に近い業務担当として、以下のような業務を行います。
- 商品の製造依頼や出荷手配などの受発注・在庫管理
- 社内外向けの書類作成
- 名刺管理成
- 備品管理
- 情報収集
自社商品を取り扱う企業などでは、商品の確保や在庫管理、手配などが営業アシスタントの重要な仕事になることが多いでしょう。商品の受発注を受けた際にスムーズにお客様に商品をお届けすることができるよう、計画的かつ臨機応変に商品の在庫管理を行うことが求められます。
さらに、事務をメインとした業務担当の場合、書類作成も重要な役割の一つです。社外向けの書類の作成から、社内文書などさまざまな書類の作成や発行を行うことになります。具体的には以下のような書類を作ることが多いでしょう。
見積書
まずは見積書です。見積書は営業が決めてきた条件や定価、商品やサービスなどと言ったことを細かく書類に落とし込んだものになります。見積書をもとにして顧客は検討しますから、間違いがないように作成しましょう。
契約書
契約書は売買契約の内容を記した書類になります。契約書がないことで後々トラブルになるケースも多いですから、そのようなトラブルを避けるためにもきちんと作成しておきましょう。
納品書
商品の納品確認のための書類が納品書になります。この納品書をもとに顧客が商品の確認をしますので、こちらも間違いがないように気をつけましょう。納品書と商品に間違いがなければ、顧客側から受領書や検収書が発行されます。
請求書
商品やサービスに対する対価を支払ってもらうために顧客に発行されるのが請求書です。
また、書類を作成するだけでなく、作成したり顧客から送られてきたりした書類の管理を行うのも重要な仕事になります。書類をわかりやすく管理しておくことで、業務を円滑に進めることができます。
経費精算書
会社や営業活動で使用した経費を仕分けし、払い戻しの必要があるものをまとめたのが経費精算書です。
経費精算書には「出張旅費精算書」「仮払経費申請書」などの種類があり、特に出張営業の多い会社では出張に関する経費を精算することになります。経費については会社ごとに制限を設けていたするので、精算する際は一定ラインのルールを定めるようにします。
営業アシスタント・営業事務のやりがいは？
やりがい１：縁の下の力持ち！人の役に立つ喜びを感じられる
営業アシスタントは、営業職のサポートをする仕事です。営業アシスタントがいることで、営業職の負担は軽くなりますから、感謝されやすく、人の役に立っているという実感を得やすいというメリットがあります。営業アシスタントがいなければ、外回りからデスクワーク、細かな調整などすべてを1人で行わなければいけなくなり、膨大な仕事量になってしまうのです。このような業務の一端を担って、サポートしていくのが仕事ですから、営業からは感謝されることが多くなります。
やはり仕事をするうえで、誰かの役に立っている、感謝されるということがあるとやる気が出るものです。やる気が出れば仕事への張り合いも生まれますし、よりよいパフォーマンスができるというメリットもあります。このように、モチベーションが保ちやすく仕事に対する熱意が湧きやすいというのもメリットのひとつになるでしょう。
やりがい２：営業職へのキャリアアップも可能！
営業アシスタントのメリットとして挙げられるのは、営業職へとキャリアアップできる可能性が高いという点でしょう。営業アシスタントを希望する人の中には、アシスタントとして働いてゆくゆくはキャリアアップしたいと考えている人も多くなっています。営業アシスタントは営業の補佐を担う仕事ですから、仕事を覚えやすいというメリットがあります。ある程度の仕事の流れや仕事の仕方を覚えているというのは、何も知らない人と比べれば有利に働くでしょう。業務内容がデスクワークのみだったとしても、メールや電話などで直接顧客とのやりとりをするため、コミュニケーションの取り方や顧客の要望を汲み取る能力を鍛えることもできるのです。
このように、営業に関係する能力を鍛えたり仕事内容を覚えられたりするのは、キャリアアップを目指している女性にとってメリットが大きいでしょう。
営業アシスタント・営業事務はどんなところが大変？
大変さ１：繁忙期には業務が多く帰りが遅くなることも
営業アシスタントはお客様とのやりとりと書類作成などのデスクワーク、どちらも担当することが多いです。そのため、注文が多くなるとお客様からのお問い合わせ対応が増え、業務時間中にデスクワークまで手が回らずに帰りが遅くなるという大変さがあるのが実際のところです。
また、営業アシスタントは、営業が外回りで得た結果をもとにしてデスクワークをすることになります。そのため、営業が帰ってくる時間が遅くなれば、必然的に自分の業務を行う時間も遅くなり帰る時間が遅くなってしまうのです。営業次第ということがありますから、帰る時間が読みにくい、どのくらい残業すればいいのか読みにくいという大変さもあるでしょう。
大変さ２：スピードも正確さも求められる
営業アシスタントの業務の中には、社内外の重要な書類の作成や商品の受発注など、間違えると営業やお客様にご迷惑をかけてしまうような業務が多くあります。そのため、ひとつひとつの業務を丁寧に正確に行うことが求められます。一方で営業活動においてスピード感を持って行動することも売り上げや目標達成に向かうために必要な要素となってきます。そのため、ミスをしないように正確に業務を行い、かつスピーディーに対応していくことが求められるので、慣れないうちは大変さを感じてしまうでしょう。
営業アシスタント・営業事務で身に付けられるスキル
営業アシスタントや営業事務の職務をこなしていると、自然と身に付けられるスキルがあります。キャリアアップしても、別の職種に移っても損をしないスキルばかりです。
スキル１：スケジュール管理
毎日、資料や納品書の作成する必要がある営業アシスタントは、納期に間に合うためにスケジュール管理が必要になります。この時間の無駄がないようにゴールから逆算してスケジュールを組み立てていく力が、働いているうちに自然と身につきます。
例えば、「〇日後に会議があるから資料作成しておいて」と社員から急な依頼をされた場合でも、何が必要かで、何を省くべきかを無駄なく考えられる力です。
このスケジュール管理スキルがあれば、もし急な予定がはいってもこれから先に入っている予定とうまく調節できます。
スキル２：正確性とスピード
忙しい業務をこなす営業事務は資料作成の際にデータを入力する機会が多いです。時間に追われながら、ミスの減らそうと努力すると正確性とスピードのスキルが身につきます。
普通は正確性をあげようとすればするほど、作業がゆっくりになってしまいますが、繰り返し業務をこなしていくうちに、正確性とスピードが両立できるようになります。単に仕事に慣れだけにみえるかもしれませんが、「どこが重要かを見極められる能力」の影響も大きいです。
もし営業職からはずれても、営業事務で身に付けた重要なポイントを見極めてスピード感をもって仕事を進められるスキルは失いません。
実際にどんな1日を過ごしている？よくある営業アシスタントの1日の流れ
ある程度の仕事内容を把握したところで、どのような流れで働くことになるのかよくある営業アシスタントの1日を例にして見ていきましょう。
9:00 出社
メールチェック、今日のタスクの確認をします。営業担当とその日のスケジュールや優先事項などを確認してから業務に取りかかります。
10:30 既存顧客へ近況のヒアリング
お客様とお電話で最近の状況をお伺い。課題などがヒアリングできたら営業担当へ報告し、一緒に提案を考えることもあります。
12:00 お昼休憩
営業担当が社内に戻っている場合は一緒にご飯を食べたり、ちょっと近くまで足を運んでリフレッシュ！
13:00 受発注業務・在庫管理
商品の在庫があるか確認し、必要があれば発注業務を行います。
16:00 書類作成
営業が取ってきた案件の見積書作成やお客様への納品が完了した際の納品書作成など、必要な書類を適宜作成し営業担当に共有します。
18:00 退勤
タスクの進捗と翌日のスケジュールを確認したら退勤！夜はゆっくり自分の時間を楽しみます！
携わる業務内容によってキャリアが大きく変わる！
企業によって捉え方が大きく異なる「営業アシスタント/営業事務」のお仕事。だからこそ、仕事を探す際にはどんな業務を任せてもらえるのかをしっかり見極めることが大切。さまざまなお仕事の内容を知り、自分自身の理想のキャリアを思い描いてみてはいかがでしょうか。
