一般事務は、事務系の仕事の中でもっともよく耳にする職種ではないでしょうか。ちなみにこの一般事務の仕事は、女性からは大変人気があります。一般事務の仕事は、業務の幅が広いのが1つの特徴になっています。そのため、具体的な仕事内容については漠然としか理解していない方も多いかもしれませんね。これから一般事務の仕事に就きたいと考えている方のために、ここでは具体的な仕事内容や求められているスキル、将来性などについて解説していきます。
一般事務って何？仕事内容の概要
簡単に言うと、一般事務は「オフィス業務の中で基本的な事務を担う仕事」です。業種を問わず、オフィスの中ではいろいろな事務作業が発生します。パソコン入力や書類の整理、電話応対などは、オフィス業務で必ずと言ってよいほど必要になる事務作業です。このような事務作業を担当するのが、一般事務のスタッフです。事務作業を専門に引き受けてくれる一般事務のスタッフがいると、例えば次のようなメリットが生じてきます。
- 業務の分担ができるようになり、各スタッフの負担が減る
- 来客や取引先からの電話にすぐに対応ができる
- 専門性の高いスタッフがいることで事務作業のミスが減る
一般事務のスタッフが常駐している場合は、職場の業務をメンバーに効率よく割り振ることが可能になります。例えば、エンジニアや建築士といった専門職のスタッフが多い職場の場合、一般事務の担当者がいるのといないのとでは、スタッフにかかってくる負担の重さが大きく違ってくるでしょう。本来の自分の業務の他に、煩雑な事務作業を抱え込むといったことがなくなり、残業が減ります。業務の負担が軽くなれば、自分の仕事に安心して専念できるようになるわけです。一般事務が「縁の下の力持ち」と称される背景には、このような事情が関係しています。
また、急な来客や外部からの電話などに対応がしやすくなるのも、一般事務のスタッフがいる場合のメリットになるでしょう。一般事務の仕事には、来客へのお茶出しや伝言の授受といった、庶務的な業務も含まれている場合があります。常にオフィスに常駐して対応してくれるスタッフがいると、外部からの印象もよくなることが考えられます。他の業務を抱えているスタッフが片手間に対応する場合と違い、一般事務のスタッフの場合は、落ち着いて対応ができるのも1つのメリットです。顧客や取引先とのパイプ役としても活躍しているのが、一般事務のスタッフと言えるでしょう。
一般事務のスタッフは、パソコン操作やファイリングといった事務作業を専門に行うため、概してミスが少なくなります。多忙な業務を抱えている他のスタッフが事務作業をすると、うっかりミスを起こしてしまう可能性がありますが、落ち着いて対応ができる一般事務のスタッフの場合は、正確に作業を進めることが可能になるわけです。
こういった役割を果たす一般事務の求人には、とくに専門資格などがなくても応募できることが多いです。未経験者でも応募が可能な場合が少なくなく、競争率も高くなってしまうのが常。基本的に、1日中オフィスの中で仕事をするため、女性にとって負担が少ないのも人気の理由の1つでしょう。また、年齢に関係なくできるところも、一般事務の仕事の魅力と言えるかもしれません。一度ノウハウを覚えてしまえば、かなり長く働き続けることができるので、なかなか辞める人がいないことも競争率が激しい一因になっているのではないでしょうか。今後、一般事務の仕事への応募を考えている場合は、少しでもスキルを磨いて自分のアピールポイントを作っておきたいところ。他の応募者にはない魅力があれば、例え競争率が高くても採用される可能性が高くなるでしょう。
一般事務の具体的な仕事内容とは？
一般事務の仕事に該当するのが、例えば以下のような業務です。
- 電話やメール、来客への対応
- 郵便物の仕訳
- 書類のファイリング
- データ入力や集計
会社にかかってくる電話を受け、担当部署や各スタッフに繋ぐ、またはメッセージを受け付けるといった仕事は、一般事務の代表的な業務になります。また、会社宛てに届いたメールのチェックや返信などの対応も、一般事務のスタッフが担う業務の1つ。オフィスに来客があった場合には、湯茶を出して接待するなどの対応も一般事務のスタッフは行っています。取引先や顧客に対応し、いわば会社の窓口として業務を行うことになるのが、一般事務のスタッフなのです。
オフィスには、毎日郵便物や宅配便などが届きます。このような品を受け取り、帳簿などに記録をして担当部署やスタッフに配布をするのも一般事務の仕事です。複数のセクションがある会社の場合は、届く郵便物や宅配便の数も多くなる傾向があり、簡単な仕訳作業にも思いのほか時間がかかることがあります。一般事務のスタッフがいれば、このような作業もスムーズに進むでしょう。
業務の中では、さまざまな書類が用いられています。長期間保管が必要な書類も多く、収納をするときにも、欲しいときにすぐに取り出せるようなファイリングが求められてきます。この手のファイリング作業を担当するのも、一般事務のスタッフの役割。契約書などの重要書類や他社に漏らしてはならない部外秘の書類も扱うことになりますので、ファイリング作業を行う上では正確さや的確な判断力が必要になってきます。
一般事務の仕事の中でもとくに大きなウェイトを占めているのが、パソコンを使用した作業。オフィスでもペーパーレス化が進んでいるため、パソコンのフォーマットにデータを入力するような作業はとくに増える傾向があります。こういった作業では、ワードやエクセルといったソフトを使用するケースが少なくなく、パソコンスキルを持つ一般事務のスタッフも多く見られるようになりました。多くの場合、入力したデータのチェックや集計作業も一般事務のスタッフが担当しています。業種によっては、オフィスでCADなどの専門性の高いソフトを使用する場合もあり、一般事務の仕事内容も多岐にわたっているのが現実です。パソコンを使った資料作成なども、多く見られる業務の1例。ワードやエクセル、パワーポイントなどを使用して会議資料を作り、プリントアウトをしてスタッフに配布する、といった仕事も一般事務のスタッフはこなしています。
このような一般事務の仕事と混同されやすいのが、例えば営業事務です。営業事務の仕事は、業務内容が一般事務と非常に似ているため、明確な違いが分かっていない方も少なくありません。営業事務は、営業担当のスタッフについて仕事をするアシスタントの役割を担っています。営業事務のメインになるのが、商品の受発注業務や伝票の発行、取引先や顧客対応といった業務。営業事務に比べると、一般事務の場合は、職場の中で発生する事務や庶務的な事務が多いのが1つの特徴です。一見似ていても微妙な違いがあることから、事務職の求人に応募をするときには、一般事務か営業事務かを予め確認しておくとよいかもしれません。
