人気の一般事務!仕事内容と将来のスキルアップの方法

人気の一般事務!仕事内容と将来のスキルアップの方法

一般事務の人が持っていると役立つスキル

専門資格がとくに必要ないとされる一般事務の場合も、やはり業務に役立つようなスキルがあれば採用率も高くなります。採用する側にとっても、即戦力として働いてくれる質の高い人材を選びたいというのが本音でしょう。一般事務の場合には、次に挙げるようなスキルを持っていると業務を行う上でも役立ちます。

  • ワードやエクセルなどのITスキル
  • 正確、ていねいに作業をこなせる事務能力
  • コミュニケーション能力
  • 基本的なビジネスマナー

オフィスの書類作成は、パソコンを使用して行うケースがほとんどです。多くの会社が導入しているのが、ワードやエクセル、パワーポイントなどのマイクロソフト社製のソフト。このようなソフトを使いこなせるスキルがあれば、スムーズに業務が進む可能性があります。ソフトに関する基礎知識があれば、効率よく作業ができる方法を考えて、賢く業務をこなすことも可能になるでしょう。操作に慣れていれば、作業にかかる時間も少なくなり、業務の効率が大幅にアップします。

一般事務の仕事では、書類の整理や作成といった細かい作業が多く発生します。こういった作業を行う際には、正確さやていねいさが必要。ミスをしないように気を付けるのはもちろんですが、次に使う人や読む人のことを考えて、ていねいに作業をこなすことが大切になってきます。帳簿をつける、などの緻密な作業が発生することもあり、1つ1つの作業を着実に完了させられるような能力を身につけておくと役立ちます。

コミュニケーション能力も、一般事務の仕事をする上ではぜひとも身につけておきたいスキル。電話やメール、来客の対応を一任されると、さまざまな立場の人と接することになります。相手と意思疎通ができるようなコミュニケーション能力は、一般事務のスタッフに必須のスキルになるでしょう。もちろん、社内スタッフとのやり取りをする際にもコミュニケーション能力は役立ってきます。ファイリングや書類作成などを依頼されたときにも、円滑なコミュニケーションがとれれば業務もスムーズになります。

外部と接する機会が多い一般事務のスタッフの場合、社会人としての基本的なマナーをマスターしていることが必要です。実のところ、コミュニケーション能力と同じくらい大切になるのが、このようなビジネスマナーです。来客対応などでは会社の顔として見られることが多く、失礼な振る舞いをすると会社全体のイメージダウンにも繋がりかねません。また、相手の顔が見えない電話やメールの場合も、マナーには注意をする必要があるでしょう。ていねいな言葉遣いやテキパキとした対応力などは、相手によい印象を持ってもらうためにも身につけておいた方が安心です。

こういったスキルは、専門資格の有無だけでは判断できないケースが多々あります。実際に社会人として働くことで、自然に身に付いていく場合も多いため、とくに資格を持っていなくても徒にコンプレックスを感じることはないでしょう。それまでの自分の経験などをアピールすることで、スキルを理解してもらうことは十分に可能です。

一般事務は今後減少傾向にある?

女性の間で依然人気がある一般事務の仕事は、今後どのように変化していくのでしょうか。現状から予測できる展望をまとめてみました。

ITの普及により求人数が減る

人工知能を始め、仕事の場でもITの技術を積極的に取り入れる企業が目立つようになっています。今後は、このようなITに一般事務の仕事が取って代わられる可能性があります。例えば、接客の場で使用が開始されている接客ロボットや、自動音声による電話受け付けサービスなどは、一般事務の業務をITが代行している事例の1つ。AIを使った秘書サービスなども登場しており、人間がこなしていた仕事がITに取って代わられるケースは増えています。一般事務は昔から女性に人気の仕事ですが、これからは求人数も減少していくかもしれません。

専門職ではないため給料が上がる可能性が低い

一般事務の仕事は専門職ではないことから、正社員として勤務するスタッフの給与も概して低めです。ちなみに一般事務の給与の平均は、概ね18万円前後。経験を積んでも給与が大幅に上がることは少なく、専門職のように技術を磨くことで昇給がある仕事とは少し性質が異なります。エンジニアやデザイナーといった専門職の場合は、経験を積んで技術が上がるとそれだけ給与の額もアップすることが多いです。一般事務はこういった仕事とは異なり、勤続年数が長くても採用された時の給与と余り変わらないケースが多いのが特徴になっています。

パートやアルバイトの求人が増える可能性がある

一般事務の仕事は、身体的な負担が少ないのが人気の一因になっています。子育て中の女性や短時間勤務を希望する方からも、ニーズが高いのが一般事務の求人。取り立てて難しい技術も必要ないことから、一般事務は未経験者でもこなせる場合が少なくありません。企業側でも人件費を抑えるための方法として、一般事務の仕事をパートやアルバイトのスタッフに任せるケースが増えている状況です。雇用を創出することで助成金などをもらえる場合もあり、パートやアルバイトで働く一般事務のスタッフを雇うことは企業側にとっても一定のメリットがあります。このような事情から、今後は正社員の一般事務の求人が減り、パートやアルバイトの求人が増えていくかもしれません。

業種によってニーズが変わることも

AIなどのIT技術を取り入れたシステムは、業種によっても今後の導入率に差が出る可能性があります。迅速で正確なやり取りが求められるIT企業、技術系の企業などでは、比較的早い導入が見込まれますが、人と人とのコミュニケーションを重視するような業種では、以後もアナログなスタイルで業務が行われていくことが考えられます。例えば、一般事務のニーズが高い不動産や人材派遣、建設などの業種は、業務を行う上でも人的なコミュニケーションが重視されるのが1つの特徴になっています。不動産の仲介や売買、就職支援などは、人と人のコミュニケーションが少なからず必要になるため、人間が行う一般事務の仕事も引き続き残る見込みが出てきます。

必要とされる一般事務とは?専門スキルを身につけよう

他の求職者に差をつけて見事内定を勝ち取るためには、一般事務の仕事で求められている専門スキルを身につけるのが1つの近道になってくるでしょう。一般事務の専門スキルを磨く方法として考えられるのが、次のようなアプローチです。

  • マイクロソフトオフィスの専門資格を取得する
  • 「ITパスポート」や「ビジネスキャリア検定」を受験する
  • コミュニケーション能力を磨く

パソコンのスキルを客観的に判断できるとして注目されているのが、例えば「MOS」(マイクロソフトオフィススペシャリスト)の資格です。この資格の場合、マイクロソフトオフィスの知識や操作スキルが合格の条件になっています。ワードやエクセル、パワーポイントやアクセスなどが対象になっており、レベルごとにそれぞれ合格の基準があります。エキスパートレベルになると、ワードやエクセルの高度な操作もマスターしていることが合格の条件。このエキスパートの資格を持っていれば、パソコン上級者として自分をアピールできます。また、コンピューターやインターネットの基礎知識、モラルを問う「IC3」や、統計、データ分析の専門資格である「ビジネス統計スペシャリスト」なども、パソコンの資格としてアピールできるものの1つです。

就職活動中の方からも人気がある「ITパスポート」や「ビジネスキャリア検定」などの資格を取っておくのも1つの方法になるでしょう。「ITパスポート」は、ITの知識を問う国家試験として注目が集まっています。コンピューターシステムやセキュリティ、経営戦略マネジメントといった分野の基礎知識を証明できるのがこの資格の特徴。社員教育などに用いる企業もあり、信頼性の高い資格です。また、「ビジネスキャリア検定」も企業から信頼されている資格の1つ。厚生労働省が打ち出す職業能力の評価にそった内容になっており、長年培ってきた実務経験を活かせるところが魅力と言えるでしょう。社員の自己啓発に取り入れる企業も見られ、ビジネススキルをアピールする上でも取っておいて損はない資格となっています。

この手の資格は、試験に向けて勉強するだけでも一角の知識が身につくのが良い点。例えば合格ができなくても、勉強に取り組んだ経験があれば、いずれスキルアップに結びつく可能性があります。すべての資格を取得する必要はありませんが、何か1つでも持っていれば職場でも重宝されるでしょう。

コミュニケーション能力も、日頃から磨いておきたい専門スキルになります。AIなどのIT技術ではカバーしきれないのが、人と人との関わり合いです。コミュニケーション能力や交渉力などを高めておけば、一般事務として仕事を始めてからでも、他の職種に方向転換するチャンスが得られるかもしれません。総務や営業、販売などの職種に転向することができれば、一般事務の範囲を超えていろいろな業務に携わる道が開けます。一般事務の仕事を希望している方の場合も、今後の方向を見越して、柔軟に対応できるスキルを身につけておく方がよいでしょう。採用担当者からも一目置かれるスキルがあれば、難関の一般事務の求人にもチャレンジしやすくなります。

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RUN-WAY編集部

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