仕事を効率よく終わらせるために!段取り力を鍛えよう

段取り力

仕事の量が多いとき、何からどうすれば良いのかうんざりしてしまうことはありませんか。焦ってミスをして、余計に時間がかかってイライラすることもあるでしょう。

仕事を確実に、そしてスムーズに終わらせるために必要になってくるのが段取り力です。

段取り力とは一体どんな能力でどうすれば身に付くのかを紹介します。

【この記事の目次】

  1. 段取り力とは?
  2. 段取り力がないことで起こる問題
  3. 段取り力を磨くために必要!基礎的な能力
  4. 段取り力を鍛えるポイント
  5. まとめ

段取り力とは?

段取り力とは

段取り力とは仕事をスムーズかつ効率的に進める力のことです。

段取り力が高い人とは、「物事を進める時の順番や方法が適切に考えられており、問題なく予定通りに仕事を完了させられる人」です。

段取り力がないことで起こる問題

段取り力がないことで起こる問題

仕事をする上で、段取り力は必須のスキルです。

段取り力がないと、

  • 仕事が納期通りに終わらない
  • 期待した成果が出ない
  • トラブルが多発してしまう
  • 社内外の関係者に迷惑をかけてしまう
  • 上記の結果、自分の評価が下がってしまう

などの問題が起こってしまいます。

裏を返せば、段取り力を若手のうちから身につけておくことで、社内で活躍できる可能性が飛躍的に高まります

段取り力を磨くために必要!基礎的な能力

段取り力を磨くために必要!基礎的な能力

段取り力を付けるためには、いくつかの能力が必要になります。

・優先順位をつける力
まず、たくさんの仕事がある中で優先順位を付けることが大切です。期限がある仕事などは優先的に行わなければなりません。

いろんな仕事の中でも、内容の重要度は異なります。どの仕事が最も重要であるのかを把握し、重要度の高い仕事を優先して行えば気持ち的にも安心できるものです。

また、持っている情報を必要なものと不要なものに分ける力も要ります。

・コミュニケーション力
情報が足りない際には何らかの方法で情報収集をしなくてはいけません。周りの人とコミュニケーションを取って、必要な情報を入手していきます。

中には一人ではできない仕事や、みんなで協力して行うことでスムーズに進む仕事もあるでしょう。いずれにせよ、他人とのコミュニケーション能力が多面において大切であると言えます。

 

これらの能力は、誰しも初めから備わっているわけではありません。自分にはそのような能力がないからといって諦めてしまっては、いつまで経っても仕事の成績は上がらないでしょう。段取り力を付けようと日々努力すれば、きちんと能力が身に付いてくるはずです。

段取り力を鍛えるポイント

段取り力を鍛えるポイント

ポイント1:段取りを決める手順を知ろう

段取りを立てようとしても、一体どのようにすれば良いのか初めは戸惑うかもしれません。

まず行いたいのは、期限や目的を定かにすることです。例えば締め切りのある仕事なら、〇日までに間に合うようにという目標を持って計画をしていきます。今日中に終わらせる仕事の場合は、その日の勤務時間内に終わるように考えなくてはなりません。

これはカレンダーや手帳を使って、簡単な工程表を作れば分かりやすいでしょう。工程表作りに時間をかける必要はありません。自分が把握できればそれで良いので、手短に済ませましょう。

そしてその目標や期限に間に合うように、やらなければいけないことと後回しにしても良いことなどを決めていきます。後日にしても良い仕事なのに今日してしまうと、段取りが悪いということになります。

このような手順により計画していくことは、時間を大切に使うことにもつながるでしょう。

ポイント2:決めた段取りは書き出そう

段取り力を付けたいと思っても、中には計画するのが苦手な人もいるでしょう。またなかなか覚えられず、せっかく立てた段取りも忘れてしまうこともあります。

立てた計画や段取りは、分かりやすく簡潔に書き出すことで頭にもインプットされ、確認もできます。手帳にメモを取るのも良いですし、箇条書きにしてデスクの上に貼り付けておけばいつでも見ることができて便利です。

営業などで会社の外に出る場合は、手帳に書いておけば外でいつでもチェックできるでしょう。特に重要な事柄に関しては、赤色など目立つ色で書いておくのも良い方法です。

たくさんやるべきことがあって何行も書き出した場合は、無事に片付いた項目から消していけばやり残しなどのミスも防げます。

会社では、休憩時間や急な用事などが入ると、行っていた作業を一旦中断しなければなりません。そのようなときでも、やらなければいけないことがメモに書かれてあれば、仕事に戻ってからもスムーズに作業を始めることができます。

メモ書きすることを習慣付けることで、段取り力に自信がないという人も徐々に磨かれていくことでしょう。

ポイント3:決断できない時は簡単なことから片付けよう

仕事がたくさんあって何から手を付ければ良いのか悩んでしまうとき、どうすれば良いでしょうか。

いろいろとあれやこれやと悩み検討している間にも、時間はどんどん過ぎてしまいます。結局何もできずただ悩んでいたのでは、その間の時間が勿体ないものです。

決断できない場合は、とにかく簡単にできることから順番に片づけていきましょう。あまり時間を取らないものや単純作業、頭を使わなくて良い仕事などを済ませていくのです。自分にとって得意なことから手を付けるのもひとつです。

このやり方により、やらなければいけない仕事も少しは減っていきます。そして後に残った難しい仕事に集中して取りかかることができるのです。

迷ったとき困ったとき、手を動かさずに止まらないようにしたいものです。

実行する前にまずは計画!段取り力を鍛えて確実にクリアしよう

段取り力がない人は、与えられた数々の仕事を目の前にして気持ちばかりが焦り、藪から棒に実行してしまいがちです。一見行動力があるようにも見えますが、計画していないために効率が悪く時間を無駄に使ってしまう結果になることが多いのです。

スムーズに仕事を終わらせるためには、まずは計画を立てましょう。何を優先すべきなのかしっかり取捨選択して、メモ書きや工程表なども用いながら、順番に仕事を片付けていきたいものです。

段取り力を鍛えることで、溢れている仕事もパニックにならずにクリアしていけるはずです。だらだらと無駄に残業しなくても済むように、今日からさっそく段取り力を磨いていきましょう。

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RUN-WAY編集部

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