毎日たくさんの業務に追われていると、ついつい “自分でやった方が早い”という意識に陥ってしまいがち。でもそれは最終的にはアナタ自身がパンクしてしまう事にもなってしまいかねません。苦しまないように、仕事を上手に回す方向にシフトしていきましょう☆
１，“どこか一部を任せられないか”と考えながらお仕事してみる
自分でやった方が早い、というのは、手が空いている子はいるけど不安。頼んでミスされるのがイヤ。他人のチェックより自分のチェックの方が早いから。と言う考えから起こってしまうことが多いです。
なので、自分が持っている業務の一部だけでも任せてみる。と言う所からスタートしてみましょう。その時のコツとしては“自分のチェックが楽なもの”を依頼するようにしましょう。
資料を分類分けして一覧を作成する仕事があったとしたら、資料の分類分けを頼むよりも、その資料の一覧を作らせた方が、分類したものすべてを確認するよりも、一覧を確認するだけで良いのでチェック作業も楽ですね☆
というように、業務の重さで頼むよりも、頼むことで発生するチェック業務との比率を見て頼むととっても楽になりますよ◎
２，説明は要点がしっかりしていれば伝わるもの！
説明する時間が無いので、自分でやってしまおう。これも陥りやすい状況ですね。
説明が出来る仕事であること。コレはとても大切な事なので、ぜひ自分の成長の為と思って、時には説明するためにも仕事をお願いしてもいいくらいです♪
説明で多いのが一からすべての手順を説明すること。頼む業務の系統に対して経験の浅い人や、特殊なシステムを用いる場合にはその説明の方が良い場合がありますが、要はどういう仕事をしてほしいか、ミスが起きやすいのはどういう点なのか、形式が決まっているのか、最終的にどういう形が完成なのか。という事が分かれば説明になります。
説明しながら、意外と自分が無駄にこだわってしまっていたものに気づける場合もあるので、説明をする！そのためにも誰かに業務を振ることは時おり行ってみましょう☆
３，マニュアルを作るクセを作る。
週の１日だけでも、自分の業務のマニュアルを作る時間を作ってみましょう！
上記で説明が出来ることはとても大切とお伝えしたのは、このマニュアル作成のためでもあります。
５分だけでも大丈夫。自分がしている作業を箇条書きに書き起こすだけでも、全然OK☆
最初はしっかりした説明書を作ろうと思わなくて良いんです。業務がわかれば良し！くらいの気持ちでラフに作りはじめましょう♪
どんなお仕事でもいずれ誰かに引き継ぐ時が来る。と思いながら作っておくと、実際引き継ぎの際に資料作成に追われる事もありませんし、業務がいっぱいいっぱいになりそうなときに、手が開いている人に簡単にでもマニュアルを添付して渡せば説明する時間も省く事ができ、結果的に効率アップにも繋がります◎
このマニュアルをコツコツ作っていき、一通りそろえばもう安心。
急なお休みのときでも対処出来ますし、何より“マニュアルがある”という余裕は何かと気持ちを楽にさせてくれるので、ぜひ行ってみて下さい☆
いかがでしたか？今回の掲題に“グサッ”と来た方も多いのではないでしょうか。
自分がやった方が早い。という考えをついつい持ってしまう方はそれだけ責任感のある方なので、その意識を少しだけラフにして“自分が覚えたことは他の人も出来ること”という気持ちを持ってみて下さい☆
なんだか自分だけ忙しい！と思ったときは、周りに仕事を振れないかと少し見回してみて下さい。その時は、誰かしら助けてくれる人が必ずいるはずですよ☆
