覚えておきたい!社会人らしい電話対応の基本




社会人になって覚えないといけないことはいくつかありますが、そのうちの一つに電話対応があります☆入社したばかりの新人さんに任されることが多い電話対応ですが、社会人らしい電話対応をするためのコツがいくつかあります☆社会人らしい対応の仕方とは、どんな対応なのでしょうか。今回は、社会人らしい電話対応の基本をご紹介します!

電話対応を行う上でまず覚えたい基本のきは、以下の5つになります!

(1)電話が鳴ったら、3回以内のコールで出る!

電話が鳴ったらすぐに出るように心がけましょう。1回目のコールで出てしまうと相手がびっくりしてしまう可能性があるので、2コール目もしくは3コール目までに出るようにしましょう!例えば隣席の人の電話が鳴っていて、その人が居ない場合は代わりに自分が出るようにするなど、電話を鳴らしたままにするのは避けるのがマナーです。代わりに電話を受ける時には、名前を名乗ってから電話を受け、メモやメールで電話があった旨、内容を伝えることを忘れずに!

もしも、他の電話対応を行っていて3コール以上鳴ってしまった場合には、「お待たせしました。」と一言添えるように気をつけましょう。

(2)挨拶は「お世話になっております!」

社外の方からの電話を受けた際には、相手が社名と名前を名乗ったあとに、「お世話になっております!」と挨拶をしましょう。この時初対面の場面でも、お世話になっておりますと相手に伝えるのは電話のときの挨拶なので忘れずに伝えましょう☆

もしも、先方が名乗らなかったら、それは相手のマナー不足ではありますが、ここで聞かずに対応してしまうと、ミスやトラブルの原因になる可能性があるので、必ず社名と名前を聞いてから対応するようすることが大切です☆

(3)しっかりメモを取る!

急いでいるときこそ、ミスが起こりやすいので、社名・名前・内容をしっかりメモするようにしましょう。

なかなか、全文をメモすることは大変ですが、あとから見てもわかるように要点は外さずに!

伝言を預かった場合は、メモやメールで、誰への伝言か(メールであれば送る相手)・先方の社名、名前、連絡の有無(連絡先)・電話を受けた時間・内容を分かりやすく書くようにしましょう!メモをデスクに残す際には、相手が見つけたときにすぐわかる場所に貼っておく等すると親切です☆

(4)復唱をしてミス回避!

メモを取ったら、必ずメモした内容の要点を復唱し相手と一緒に確認をしましょう。復唱することで、自分だけでなく相手との認識のずれをなくしスムーズに伝達するためです。自分宛ての電話だった場合にも、復唱をすることは欠かさずに!

(5)終わりの挨拶も忘れずに!

電話を切る間際には必ず、「失礼いたします。」と伝えてから切るようにしましょう。電話を受けるときの「お世話になっております」同様、電話での挨拶になりますので、この一言を忘れてしまうと失礼な人だという印象を持たれてしまいかねません。また、電話を切るときは出来るだけ相手が切ったのを確認してから受話器を置くか、相手の挨拶をきちんと聞いてから切るように気をつけましょう!確認せずに切ってしまうと、まだ相手が喋っている場合には大変失礼な行動になってしまいますので、注意してくださいね!

今回は、社会人になってから必要な電話の基本についてご紹介しました!初対面の人に「お世話になっております。」と言ったり、「失礼いたします。」と伝える電話特有の挨拶は慣れるまで違和感を持つかもしれませんが、慣れてしまえばスムーズに出てくるようになります。難しい言葉を使う必要はありませんが、電話は会社の顔でもあります☆なので、丁寧に誠意を持って電話対応をするように心がけることが社会人としてのマナーになるので、ぜひしっかりと身につけてくださいね☆






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RUN-WAY編集部

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