共有できると便利!スケジュール管理に役立つツールを紹介

スケジュール管理,

職場の人とのスケジュール共有は、グループで仕事をする上でとても大事なことです。グループ内でスケジュールの把握ができていないと、ミスを誘発する恐れがあるためです。作業の効率化という面でもスケジュールの共有は重要な役割を果たします。以下に、スケジュールの共有に便利なアプリのご紹介をしていきます。

スケジュールを共有するとこんなに便利

グループ内でスケジュールの共有を行うようにすれば、仕事をする上で様々なメリットがもたらされます。最大のメリットは、スケジュール管理の手間が省けるという点です。それぞれが自分のスケジュールしか管理していないという職場だった場合、仕事の全体の流れを把握するためにスケジュールの管理担当者を配置する必要があります。この作業は、グループ全体の仕事の進捗状況を把握するために必要なことです。しかし、各種ツールにその業務を代行してもらえば管理担当者を設ける必要がありません。アプリなどのツールを利用すれば、複雑で面倒なスケジュール管理も瞬時に行うことができます。しかも、スケジュールの漏れなどのミスもなく情報が正確なので安心です。これによってグループ内における報告・連絡・相談が徹底されることとなるため、効率的に仕事が捗るというメリットも得られます。

Googleカレンダーを共有しよう

グループ内のスケジュール管理におすすめなのが、Googleカレンダーというアプリです。これはGoogleが提供しているカレンダーアプリで、簡単にスケジュール管理や共有ができるため多くの人に利用されています。利用の際には、公式サイトより専用アプリをダウンロードする必要があります。アプリは、全てのスマートフォンの機種に対応しており、操作方法も簡単です。特定の人物のスケジュールを共有するためには、最初にマイカレンダーに表示されるスケジュールをクリックして共有したい相手のメールアドレスを追加します。この際には、権限の設定というシステムによって相手にどの範囲までスケジュールを共有させるか指定することもできます。グループ全体のメールアドレスを登録したい時には、予めGoogleグループを作成しておくとその後の操作が簡単です。そうすることで、メールアドレスを一つ一つ登録する手間が省けます。

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RUN-WAY編集部

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