仕事をするにあたって、「これってどんな風にやればスムーズにいくんだろう？」「あ、あれ終わってなかった……」など、いろいろな悩みがあると思います。仕事を効率的にできないと、どうしてもストレスがかかってきてしまうもの。そこでこの記事では、どうやればスムーズに仕事を進めることができるのか、ストレスフリーな仕事術について紹介していこうと思います！
情報は頭の中だけで処理せず、付箋や紙に書き出そう
頭の中だけで情報を整理していると、「あれもこれもやらないと！」「あ！これ忘れてた！」と、ごちゃ混ぜになっていること、ありませんか。あれもこれもやらないと、と思っていると、脳が優先順位を判断できなくなってしまい、結果的に仕事が滞ってしまいます。そうしているうちに、知らない間に仕事に対しての焦りが生まれ、結果的にストレスが溜まっていきます。
そういう時に非常に有効なのは、アウトプットすること。つまり、紙に書きだしてみることです。とりあえず時系列でなくても、箇条書きでも何でもいいので、書いてみましょう。そうすることで、急を要するもの、あとでいいもの、ウエイトが重いものなど、自分がいまどれくらいの仕事を抱えているのか分かります。
書き出している途中で頭に浮かんだ感情も一緒に書いておきましょう。「この事柄については再度考える」「これはあとでもいいかもしれない」など。とにかく、考える時間はあとに回し、そこで立ち止まってしまわないことが重要。
そして、最後まで書き出してしまえば、「やってないことがあるかも……」という不安や焦りが減り、落ち着くことができます。
書き出したものは「カテゴリ分け」をしよう！
書いたら、書いて終わりではやはりだめ。書き出したものはカテゴリ分けをしましょう。
仕事にはたくさんの種類があります。すぐやらなくてはならないもの、今のところはとりあえず急を要さないもの、人に頼んで誰かがやってくれるもの、誰かに依頼をしていて、返事を待っているものなど、相手の進捗状況にあわせる必要があるものなど、必要に応じて、中身の見えるファイルなどに仕分けをしていきます。
前の章で書いた、付箋や紙はここで使います。この仕事はいつまで、急ぎ、など、書き加えてクリアファイルの中へイン。外に貼ると、付箋だとはがれてしまうこともあるので中がいいでしょう。
このカテゴリ分けが、のちの仕事に大変有効なのです。
さて仕事に手を付けようという段になったら、まずは後回しにできるものを「後回しゾーン」へ置いておいて、今すぐやらなくてはならないもの、例えば納期が今日のものや、頼まれ仕事、急ぎの仕事などから手を付けます。その過程で、誰かに頼めそうな仕事は部下に振ったり、別部署の人に依頼をしたりします。上司へ確認をお願いしたり、見積もりのメールなどを打ったら、あとはその仕事はリターン待ち。リターンを待っている間に、あとでやろうと思っていたことを済ませてしまいます。リターンが帰ってきたら手を止め、そちらの仕事に戻ります。この繰り返しが、一日の仕事になっていきます。
紙に書きだしたものをカテゴリ分けすることによって、仕事が効率化され、ストレスフリーで職務に従事できるようになるわけです。
まとめ
ストレスフリーな仕事術の２つの鉄則、いかがでしたか？ 頭の中で考えていることはいずれ風に吹かれたようになくなってしまうもの。しっかりアウトプットして、可視化し、分類することでよりよい仕事ができるようになるのです。あなたがストレスフリーで仕事ができるよう、この記事を参考にしていただけたら幸いです！
