「業務改善」の意味とは？
「業務改善」というのは、顧客が希望するサービスや商品を提供する活動から課題を探して、スムーズで効率的な流れを創ることです。
「業務改善」の「業務」の意味はものや人材、お金、知識を投じて資源をサービス化や商品化する作業で、「改善」の意味は課題を探してスムーズで効率的な流れを創ることです。
そのため、「業務改善」は、業務の中においていろいろな無駄を無くして、サービスや商品が効率的に創れるようにすることです。
「業務改善」で獲得できる効果とは？
ここでは、「業務改善」で獲得できる効果についてご紹介します。
費用の低減
「業務改善」で獲得できる効果としては、費用の低減があります。
ビジネスシーンでは、改善しないでそのままにしておくと、仕事の中には本当に必要でないと思われるような無駄がいろいろ生まれがちです。
このような無駄をそのままにしておくと、効率が低下して、売上や儲けにも最終的に良くない影響を与えることもあります。
無駄な時間を15分間でも毎日少なくしていくと、単純に計算すると社員1人当たり12万円も年間に費用の低減が期待できるといわれています。
仕事の効率アップ
具体的に見直しするのは、仕事の自動化やシステム化、以前からやっている方法で何となく仕事を進めているというような取り組みなどです。
これ以外にも、必要な設備を設ける改善も挙げられます。
簡略に作業をすることによって、余った時間を別の仕事に充てることができます。
生産性のアップ
単純な1日に30分間くらいの作業を、15分間に新しいシステムの採用によって短くできたとすれば、15分間くらいの時間が1人当たり低減できるようになります。
この時間であれば少ないと思うかもしれませんが、30人の作業者がいるとすれば、450分間、つまり7時間30分間も時間が短くなります。
作業環境の改善
社員の作業時間のムラ、無駄な作業などの改善のことです。
作業が特定の社員や部門に偏っていないか、作業を行う時に必要ない手順がないか、外注の方が内製よりもスピードがアップして負担が少なくなる作業はないか、などを探し出します。
このようにして、続けて作業を行っていく上において問題になるところをチェックし、作業内容自体を見直しします。
「業務改善」が成功しない要因とは？
「業務改善」は社員のためにも会社のためにもなりますが、成功しないケースが多くあります。
また、きちんと問題を捉えていないと「業務改悪」になる時もあります。
というのは、「業務改善」を行う人と現場の社員の意識の違いなどが隠れている時があるためです。
現状を把握していない目標設定
「業務改善」をいうのは、ほとんど管理職や経営者です。
そのため、管理職や経営者は現場のことを把握していない立場の人になります。
目標をこのような立場の人が設定しても、現状を把握していないので、的を得ないものになります。
例えば、「業務改善をするために、現在のツールを止めて新しいツールを使用しなさい」といっても、上手く現在のツールで使用できているのであれば止める意味はありません。
目標を設定する時に現状を把握していなければ、現場のモチベーションが実行する時にアップしなく、いつの間にか最終的にうやむやになることがあります。
共有が現場の社員とできていない
実際に行動する現場の社員に、強く「やらされている」という感じがあってやる気がない時は、成功しないケースが多くあります。
先にご紹介した目標設定も同じですが、「業務改善」は共有が現場の社員とできていなければできません。
理想的なのは、現場の社員に対して業務改善委員会や経営者などが「業務改善」の方法や流れを共有して、自発的に現場の社員が行動できる環境を整備することです。
現場の社員が主体的に「業務改善」のために現状の把握、分析、問題の発見、実行までを行うことによって、「最後まで完遂しよう」という考えになる時が多くあります。
問題の本質がわかっていない
多くの会社は、「業務改善」によって「長時間労働を少なくする」「品質のバラつきを無くす」などの問題を解決しますが、実際には顕在化している問題はほんのわずかであり、問題の本質は裏側に隠れていることがあります。
例えば、営業マンに対する案件数の比率が低いので適正化するために営業マンを少なくしようとした結果、最終的に集中力が長時間労働によって下がって、長時間労働が逆に多くなったり、退職する人が出たりして、「業務改善」が成功しないケースがあります。
この問題の要因として、実際にはマーケティング部が十分にリードを育成しないで営業部に引き継いだり、営業マンの事務作業が多過ぎるためにユーザーを訪問できなくて案件化できなかったりするなど、「営業マンが多すぎる」以外のことがあります。
このように、問題の本質がわかっていなければ、「業務改善」をしても的が外れたものになります。
「業務改善」のポイントとは？
ここでは、「業務改善」のポイントについてご紹介します。
業務を止める、無くす
「業務改善」では、業務を止める、無くすことを最初に考えましょう。
毎日ルーティンのように行っている業務には、やる必要がないものが含まれている時があります。
例えば、形式的に行われてほとんどチェックされることがないような日報業務、どこで使われているかわからないようなデータの保管など、考えてみればいろいろな業務があるのではないでしょうか。
このような業務は、「業務改善」を間違いなく阻んでいる要因です。
毎日行う業務の中で、止められるもの、無くせるものがないか検討してみましょう。
業務を少なくする
次に、業務を少なくすることを考えましょう。
業務を止める、無くすことはできないかもしれませんが、処理する頻度や回数が少なくできるものも中にはあるでしょう。
例えば、先にご紹介した日報業務についても、止められないものであれば日報から週報にしたり、データを保管するのを毎日ではなく月末にするなど、工夫することによって確実に処理する頻度や回数は少なくできます。
たとえ時間短縮が1日あたり1分間～3分間くらいでも、間違いなく費用の低減につながります。
業務を変更する
業務を止めることも、処理する頻度を少なくすることも困難であれば、業務を変更することによって「業務改善」ができるケースは多くあります。
例えば、業務の担当者を変更したり、業務の流れを変更したりするなど、いろいろな業務を何か変更することによって時間の短縮になります。
システム導入によって、業務を効率化するようなことも有効であるため、幅広く検討してみましょう。
