ご査証くださいの意味とは？
サラリーマンであれば、ご査証くださいという言葉は目にすることがあるでしょう。
ご査収くださいのご査証の査の意味は調べる、よくみて明らかにするということで、証の意味は確かな根拠に基づいて事実を明確にするということです。
そのため、査証の意味は、十分に調査して、確かな根拠に基づいて証明するということになります。
ご査収くださいという言葉は、口でいうことが少ないため、実際に読んだことがある人は案外と多くないでしょう。
「ごさしょう」がご査証の読み方になります。
丁寧な人は、電話で応対する時に電話口で使うでしょう。
そのため、ご査証の正しい読み方を電話で応対する時に把握しておくと、言葉の意味が声で聴いたのみでもイメージできます。
ビジネスシーンでのご査証くださいの使い方とは？
ここでは、ビジネスシーンでのご査収くださいの使い方についてご紹介します。
クレーム関係の書類やメールで使う
ご査収という言葉は、十分に調査して明確に証明してくださいというニュアンスで、これを相手にいう時によく使われます。
商品を買った時に間違いがあったため、商品に関して「十分に調査して商品について説明してください」などの時の使い方があります。
また、取引先からの見積額や領収書が間違っており、この間違いを指摘して修正を要求する時にも使います。
そのため、書類上の間違いを指摘するために使うことも、正しいご査証くださいの使い方になります。
相手に対して文末で注意を喚起する
正しくご査証くださいを使う時は、文末にご査証くださいの文章を入れることが大切です。
ご査収くださいは、ビジネス文書の締めの文章に適しており、文章の最初や途中で使うことはそれほどありません。
ご査証くださいを文末で使うことによって、相手に対して「きちんと調査して事実を説明しなくては」というように注意を喚起することができます。
ご査収くださいを使う時に注意することとは？
ここでは、ファイルや書類を送る際にご査収くださいを使う時に注意することについてご紹介します。
チェックして欲しいポイントを書く
ご査収くださいという言葉とファイルや書類を添付するのみでは、チェックすべきところがわかりにくいため、受け取る側が負担になります。
チェックするポイントが送る側と受け取る側で違うと、話が考えているように進まなくて二度手間になるでしょう。
そのため、ご査収くださいと書く時は、チェックして欲しいポイントを、例えば「添付書類の10ページ目の10行目」などのように具体的に書きましょう。
間違ったファイルや書類を添付していないかチェックする
間違ったファイルや書類を添付すると、正しいファイルや書類を再度送る必要があり、受ける側にとっても手間になります。
また、本来であれば限定された人しか見られない社内の機密情報が含まれているファイルや書類などを送ると、情報が漏洩するため注意しましょう。
ファイルや書類の種類をチェックする
受け取る側が、添付するファイルや書類を開くためのソフトを使用しているとは必ずしも限りません。
一般的に使用しているようなソフトでも、受け取る側によってはソフトをインストールする必要があります。
そのため、ファイルや書類を受け取る側に前もって問い合わせしましょう。
もし、問い合わせするのが困難な時は、テキストファイルやPDFファイルのように、環境に影響されずに見られるものに変換する方がいいでしょう。
ファイルや書類の容量をチェックする
もし添付するファイルや書類の容量が大き過ぎると、受け取る側の環境によってはファイルや書類が開けない時があります。
開けても大幅に容量を使用すると負担になります。
そのため、受け取りやすいようにZipファイルなどを使用しましょう。
添付するファイルや書類が安全かチェックする
ファイルや書類が知らないうちにウイルスに感染している時があります。
ウイルスに感染したファイルや書類を送ると、大きな迷惑を受ける側にかけてしまいます。
そのため、ウイルスの感染がチェックできるツールなどを使って、安全であることをチェックしてから送りましょう。
ファイルや書類は、このようなポイントに注意して送りましょう。
ご査収くださいとメールに書かれていた時の対応方法とは？
では、ビジネスメールを開いた時に、ご査収くださいと文章の最後に書かれていれば、どこまでチェックする必要があるのでしょうか？
ここでは、ご査収くださいとメールに書かれていた時の対応方法についてご紹介します。
どこまでチェックすべきか？
査収というのは、書類、金銭、物品などを十分に調査して受け取ることです。
ここでは、書類のケースで、どこまでチェックすべきかについてご紹介しましょう。
メールに注文書、見積書などが添付されていた時は、次のようなところまで十分にチェックしましょう。
注文書
作成日、サービス・商品名、単価、トータル金額、有効期限、どのように何時までに提供して欲しいか
見積書
作成日、サービス・商品名、単価、トータル金額、有効期限など
ご査証くださいの意味には十分に調査して欲しいということが込められているため、詳しくチェックするようにしましょう。
ご査収くださいに対する返信方法とは？
ご査収くださいに対するメールの返信方法としては、査収しましたなどは使いません。
問題がメールで送られてきたものにない時は、次のように返信しましょう。
- 間違いなく受け取りました
- 拝受しました
- 受領いたしました
もし問題がメールで送られてきたものにある時は、受け取ったことを伝えた後に問題を伝えるようにしましょう。
例えば、例文としては次のようなものなどがあります。
- 「見積書を拝見しましたが、修正していただきたいところがありましたのでお願いいたします。修正していただきたいところについては下記の通りです。」
ご査収くださいと同じような表現とは？
ご確認くださいが、ご査収くださいと同じような表現になります。
調査する必要がある時にご査収くださいは使うため、調査するものが全くない時や添付するファイルや書類がない時には使いません。
例えば、メールの文章を単にチェックして欲しい時のみであれば、ご確認くださいの方がご査収くださいよりもいいでしょう。
ご査収くださいよりも、ご確認くださいは広くいろいろなシーンで使える言葉です。
例えば、「見積書をお送りしましたので、ご確認ください」に「見積書をお送りしましたので、ご査収ください」をいうこともできます。
なお、ご査収くださいが使えるのは、ファイルや書類を送った時だけであると把握しておくといいでしょう。
