キックオフミーティングとは？
キックオフミーティングというのは、プロジェクトをスタートする時にプロジェクトの概要や目的、日程、達成すべき金額などをチェックするためのものです。
まず、どのようなことをプロジェクトリーダーが期待しているかを把握するところからスタートします。
次に、プロジェクトの体制図、つまりどのように参加するメンバーが配置されるかが発表されます。
どのような役目が参考メンバーに要求されているか、役目を達成するには、どのようなことを行うべきか、足りないのはどのようなことかがイメージできます。
キックオフミーティングの目的とは？
プロジェクトの参加メンバーや関係者の全てが意識を集中して同じ目標に向かって進んでもらうことが、キックオフミーティング目的です。
新しいプロジェクトの時は、主旨や内容だけでなく、リーダーや参加メンバー、取り扱うプログラムや商品などの全てが違うことが多くあります。
そのため、それまでの仕事に区切りを一旦つけるためにも、キックオフミーティングは必要なものです。
また、プロジェクトを成功させるためには、一致協力して、士気を共有して目標に向かうことが非常に大事です。
リーダーにとっても一つに参加メンバーがまとまることによって、進捗状況が掴みやすいというメリットもあります。
キックオフミーティングは、労力や時間の無駄であると思うような人もいるそうですが、実際には違っています。
キックオフミーティングでは、責任者やリーダーが参加メンバーに今からスタートするプロジェクトの目的や方針などを自信をもって明確に示す必要があります。
参加メンバーは、このことによってこのリーダーについて行けると安心でき、タッグを別の参加メンバーと組むことができるようになります。
もし、キックオフミーティングがなければ、普段は関係することがない参加メンバーとの仲間意識や意思疎通が生まれません。
プロジェクトを効果的に進めるためにも、キックオフミーティングを必要であるといえます。
キックオフミーティングを進める方法とは？
ここでは、キックオフミーティングを進める方法についてご紹介します。
事前の準備
参加メンバーの決定、会場・日程の調整、キックオフミーティングのスケジュールと内容の決定、参加メンバーへの開催案内などが、事前の準備として必要です。
参加メンバーとしては、実際にその仕事やプロジェクトを行う当事者だけでなく、関連部門などプロジェクトや仕事で関係する可能性がある人も対象になります。
また、キックオフミーティング当日の内容については、書記や進行役などの役割も前もって決定しておく必要があります。
キックオフミーティングを成功させるためには、目的通りの結果に導いたり、当日にスムーズに進行したりするなどの事前の準備が非常に大切になります。
参加メンバーの挨拶や自己紹介
新しいプロジェクトや仕事では、参加メンバー同士が初めて会う時もあります。
今から一緒に仕事を行うメンバーとして、最初に挨拶や自己紹介を行います。
初めて参加メンバーが会うキックオフミーティングの最初は緊張もあり、固い雰囲気になりがちです。
そのため、キックオフミーティングのできるだけ最初に、参加メンバーの挨拶や自己紹介を行います。
これによって、その場の緊張感がなくなり、参加メンバーが発言しやすい雰囲気になります。
プロジェクトや仕事の目的の説明
しっかりとプロジェクトや仕事の目的を把握することが、プロジェクトの目的を達成するためには必要です。
そのため、プロジェクトや仕事の目的をキックオフミーティングでは伝えることが非常に大事であり、キックオフミーティングをこれのみのために行う時もあります。
なお、プロジェクトや仕事の目的を説明する時は、可能な限りプロジェクトリーダー、あるいはプロジェクトの経営層や上長などが行うといいでしょう。
目的を決めた人の意図や考え方を直接聞くことによって、正しく内容が伝わるとともに、説得力がより増し、参加メンバーのモチベーションがアップします。
プロジェクトや仕事を進める方法を確認、決定
キックオフミーティングでは、目標に向かって、何をどのように具体的に進めるか、何が課題かなど、プロジェクトを進める方法を確認して決定します。
プロジェクトの期限が決定している時は、その期限に応じたスケジュールの確認、進捗状況の確認の方法や時期についても確認して決定します。
また、プロジェクトの期限が決まっていない時は、目標の期限を決定します。
目標を期限を明確にしておくことによって、進捗状況の確認や進める方法の見直しなど、管理が容易になります。
質疑応答
キックオフミーティングの終わりには、質疑応答を行います。
物事をスタートするためのものがキックオフミーティングであるため、キックオフミーティングが終わった後に具体的に参加メンバーが行動できるように、必要事項を明確にすることが必要です。
質問が少ない時は、再度重要事項を確認してもいいでしょう。
キックオフミーティングの時に注意することとは？
ここでは、キックオフミーティングの時に注意することについてご紹介します。
方針や考え方をプロジェクトリーダーは固めておく
キックオフミーティングの前に、プロジェクトリーダーは方針や考え方を固めておきましょう。
キックオフミーティングではプロジェクトリーダーが、「プロジェクトをこのために進める」というような明確な目的と、「こうすると成功するはずである」というような自信を発言することによって、参加メンバーが意欲を湧かせたり、安心感が出てきたりするでしょう。
一方、プロジェクトリーダーの方針や考え方が固まってない時は、参加メンバーは「このプロジェクトリーダーについていくと問題ではないか」と心配したり、「何に向けて努力すればいいか」というようにモチベーションがダウンしたりすることもあり得ます。
そのため、必ずキックオフミーティングの前には方針や考え方を固めておきましょう。
参加メンバーの全てが自己紹介する
キックオフミーティングでは、参加メンバーの全てが自己紹介しましょう。
プロジェクトがスタートすると、別の参加メンバーとあまり交流しないこともあります。
そのため、キックオフミーティングの時に参加メンバー同士で交流しておく必要があるでしょう。
別の参加メンバーを知っておくと、「負担をあの人にかけないように努力しよう」などというように良い影響をメンタル的に与えることもあり、何かあった時にいつもは関係ない参加メンバーにも相談しやすい雰囲気を作ることができます。
このように、キックオフミーティングよって、全体のプロジェクトにいい影響があるでしょう。
