「ナレッジマネジメント」の意味とは？
「ナレッジマネジメント」というのは、会社が持っているオリジナルの技術情報、営業ノウハウ、顧客情報などを全社で共有して、会社の競争力をアップしたり、活発にしたりする経営方法です。
例えば、「ナレッジマネジメント」としては全社会や朝礼もあり、顧客情報や日程管理をデータベースにすることによって、全ての従業員が見えるようにするマネジメントの高度なものもあります。
会社やビジネスが大きくなれば、情報を共有することが困難になって、仕事上の障害や機会損失がよく発生するようになるので、いかにこのような情報を共有・集約するかが、会社の価値をアップする機会にもなり得ます。
「ナレッジマネジメント」はどうして着目されているか？
「ナレッジマネジメント」は、日本の多くの会社が採用してきたもので、新しい経営方法ではありません。
しかし、従来の「ナレッジマネジメント」は時代が変わるにつれて使えなくなって、「ナレッジマネジメント」の方法そのものをグレートアップする必要が生じました。
「ナレッジマネジメント」は、日本の多くの会社が戦後の高度経済成長の時期に取り入れました。
わかりやすいトップダウンという指示系統が築かれているので、相性がチームワークが得意な日本の会社ともいい経営方法です。
方針をトップが打ち出すことによって、プロジェクトチームや部署がオリジナルに行動するので、経営が効率良くなります。
現在は、日本オリジナルの終身雇用、年功序列の昇進・昇給というような雇用システムが無くなる中において、一つの会社だけに勤務することが少なくなりました。
財政難や売上不振によるリストラだけでなく、人材の流動化を会社はより優れた人材を雇うために重要視する傾向があります。
そのため、会社に個人の経験や知識などを蓄積しにくくなって、以前の「ナレッジマネジメント」が使えなくなったため、新しい「ナレッジマネジメント」が必要になりました。
内需の減少とインフラの発達によって、販路や活路を海外に求めて、急速にビジネスがグローバル化しています。
また、IT技術が発達することによって、スピードも要求されており、ビジネスがより複雑になっています。
そのため、以前の「ナレッジマネジメント」では、大きくなった会社においては情報を共有することが困難になりました。
このようなことから、デジタル化した「ナレッジマネジメント」を再度築くことが着目されるようになりました。
「ナレッジマネジメント」のメリットとは？
ここでは、「ナレッジマネジメン」トのメリットについてご紹介します。
業務が効率アップする
データや情報を集めて管理すると、業務が効率アップします。
例えば、それまで手書きで作っていた情報をデータにすると、ダブった作業を無くすことができます。
データや情報を共有することによって、それまで自分なりの方法でそれぞれが実施していた仕事の流れを見直して、再度流れを築いてマニュアルにすると効果が期待できます。
バラツキが仕事のやり方になくなって最適化されると、初めて仕事を行うメンバーでもスムーズにマスターして対応することができます。
ノウハウや情報を最善の事例として横展開ができる
情報を共有する方法が確立されていないときは、会社にとっていかに大切なノウハウでもその人の周りにのみに伝わるようになります。
しかし、「ナレッジマネジメント」を進めると、ノウハウや情報を最善の事例として横展開ができます。
誰でもスムーズに顧客に対応できる
会社にとっては、顧客の情報や意見は大切な経営資源です。
顧客から会社に集まるクレームや意見、自社のこれに対する対応を集めてデータベースにすると、誰でもスムーズに顧客に対応できます。
また、会社の経営に顧客の意見を反映することもできます。
競争力が会社としてアップする
「ナレッジマネジメント」を採用すると、一人ひとりの従業員が、正しい情報や仕事マニュアルにスムーズにアクセスすることができます。
また、ノウハウや営業データ、技術開発などの大切な情報を、必要なときに必要な人が入手することができます。
そのため、一人ひとりの従業員のパフォーマンスがアップし、しかも協同が部署を超えてできるようになって、競争力が会社としてアップすることが期待されます。
具体的に「ナレッジマネジメント」を運用する方法とは？
ここでは、具体的に「ナレッジマネジメント」を運用する方法についてご紹介します。
「ナレッジマネジメント」を採用する意図と目的をはっきりさせる
「ナレッジマネジメント」を採用することによって、自社のどのような問題を具体的に解決したいかをはっきりさせる必要があります。
基本的に、「ナレッジマネジメント」は経営の課題を解決するための方法の一つです。
「ナレッジマネジメント」を採用することそのものが、目的にならないように注意しましょう。
共有化・管理するのはどのような情報かを検討する
目的が決定すると、目的に従って共有化・管理するのはどのような情報かを具体的に検討します。
いろいろな情報が会社の中には溢れています。
「ナレッジマネジメント」を採用するときは、いろいろなものを対象にしようと考えがちです。
しかし、手間や労力に見合う効果が期待できるか、利用が実際に見込まれるか、どこに優先順位はあるかという観点を忘れないようにしましょう。
「ナレッジマネジメント」を進めるべき情報の対象や範囲を決めることが大切です。
ナレッジマネジメントを業務プロセスに具体的に入れ込む
対象の情報の種類や範囲が決定すると、次に、ナレッジマネジメントを業務プロセスに具体的に入れ込みます。
例えば、それまでウエブファイル上で個人が管理していた顧客の情報を一元でデータベースで管理するときは、初めはデータベースへの入力を一部の情報から始めます。
新しい方法に全ていきなり移行しようとすれば、現場の大きな負担があり反発がよく起きるので、新しい方法は段階を踏んで入れ込むことが必要です。
データやプロセスを定期的に見直しする
「ナレッジマネジメント」は、採用すると終わりということではありません。
「ナレッジマネジメント」を採用していく中において、だんだん現場の状況とずれが発生してくるときがあります。
「ナレッジマネジメント」を採用するときに必要とされた情報も全く利用されていないなど、いろいろなことが発生してきます。
「ナレッジマネジメント」においては、現場からのこのような意見をレビューして見直しを定期的にプラスしていくことが非常に大切です。
